8 เรื่อง ที่ PMO ต้องทำ เพื่อบริหารความคาดหวังของ CEO
ในหลายบทความก่อนหน้านี้ ผมได้เขียนอธิบายถึง PMO หรือ Project Management Office ไปในหลายหัวข้อ และ หลายมุมมอง เช่น แนวทางการบริหารความขัดแย้ง เมื่อ PMO ต้องรายงานสถานะโครงการที่มีปัญหา ให้ผู้บริหารทราบ หรือ บทบาทหน้าที่ ของ PMO ไปแล้ว ในบทความนี้ ผมจะขอนำหัวข้อเรื่อง วิธีการ ที่ PMO ใช้ ในการบริหารความคาดหวัง ของ CEO หรือ ผู้บริหารระดับสูงขององค์กร และจากประสบการณ์ในการให้คำปรึกษา ในการจัดตั้ง และบริหารจัดการ หน่วยงาน PMO ในหลายองค์กร ผมพบว่า PMO เป็นหน่วยงาน ที่ถูกคาดหวัง จากผู้บริหาร ให้ สามารถ เปลี่ยนแปลง และพัฒนา การบริหารโครงการ ให้มีประสิทธิภาพ ภายในระยะเวลา อันสั้น ด้วยทรัพยากร ที่จำกัด โดยทั่วไป CEO หรือ ผู้บริหาร จะคาดหวังกับ PMO ในหลายเรื่อง เช่น read more...
การบริหารความขัดแย้ง เมื่อ PMO ต้องรายงาน สถานะ ของโครงการที่มีปัญหา ให้ CEO ทราบ
ในหลายบทความก่อนหน้านี้ ผมได้เขียนอธิบายถึง บทบาทหน้าที่ ของ Project Management Office หรือ PMO ไปแล้ว และจากประสบการณ์ในการให้คำปรึกษา ในการจัดตั้ง และบริหารจัดการ หน่วยงาน PMO ในหลายองค์กร ผมพบว่า PMO เป็นหน่วยงาน ที่ต้องเผชิญกับความขัดแย้งต่างๆ ค่อนข้างสูง ทั้งความขัดแย้ง ที่เกิดมาจากการที่ต้องไปกำกับดูแลการบริหารโครงการ ของ Project Manager ภายในองค์กร และภายนอกองค์กร หรือ ความขัดแย้งที่เกิดมาจากความคาดหวังของผู้บริหาร ที่ต้องการให้ PMO ผลักดันให้โครงการทั้งหมดขององค์กร บรรลุตามเป้าหมาย รวมไปถึง ความขัดแย้งที่เกิดมาจาก การรายงาน สถานะโครงการทั้งหมดขององค์กร ให้ผู้บริหารทราบ ในกรณีที่ มีบางโครงการ มีสถานะ ที่ล่าช้า หรือเกิดปัญหาในโครงการ read more...
การเข้าใจ วัฒนธรรมองค์กร คือสิ่งจำเป็นในการ บริหาร Stakeholder ในโครงการ
คำว่า Stakeholder หรือ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการนั้น หมายถึง บุคคล กลุ่มบุคคล หรือองค์กร ที่ได้รับผลกระทบจากโครงการ หรือสามารถสร้างผลกระทบให้โครงการได้ และมักจะเข้ามายุ่งเกี่ยวกับโครงการ เพื่อเพิ่มส่วนได้ และลดส่วนเสียของตัวเอง โดยบุคคลหรือ กลุ่มบุคคลดังกล่าว มักจะมาพร้อมความคาดหวัง และระดับอำนาจที่แตกต่างกัน การบริหารจัดการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ คือการบริหารความคาดหวังของเขาเหล่านั้น เพื่อให้โครงการได้รับการสนับสนุน จากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก read more...
การถอดบทเรียนโครงการ คือกุญแจสำคัญ ในการพัฒนาการบริหารโครงการ ในองค์กร
หากจะอ้างอิง ถึง วงจรการพัฒนาคุณภาพ อย่าง P-D-C-A หรือ Plan-Do-Check-Act แล้ว การถอดบทเรียนโครงการ ก็จะเปรียบได้กับขั้นตอน การ Check ในวงจร P-D-C-A โดยจุดประสงค์หลักของ การถอดบทเรียนโครงการ หรือการทำ Project Lesson Learned นั้น ก็เพื่อเรียนรู้ทั้งเรื่อง ที่สำเร็จ และ เรื่องที่ล้มเหลว ในโครงการ เพื่อนำไป ต่อยอดในสิ่งที่ประสบความสำเร็จ และนำไปปรับปรุงแก้ไข ในสิ่งที่ล้มเหลว read more...
ความแตกต่างระหว่าง ความรับผิดชอบ และการทำงานแบบเชิงรุก
การบริหารโครงการนั้น เป็นงานที่ต้องมีการวางแผนงานร่วมกัน ระหว่าง Project Manager และ ทีมงานโครงการ โดยทุกคนมีหน้าที่ ต้องทำงานที่ตัวเอง ได้รับมอบหมาย ให้เสร็จตามกำหนดเวลา และได้คุณภาพ รวมถึงครบตามขอบเขตงาน ดังนั้น ความรับผิดชอบต่อหน้าที่ของตัวเอง จึงถือเป็นปัจจัยสำคัญที่ Project Manager และทีมงาน ต้องมี เพื่อให้งานลุล่วงไปตามแผนงาน แต่เหนือไปกว่าความรับผิดชอบต่องานของตนเอง เรายังคาดหวังให้ทุกคนในโครงการ มีวิธีการทำงานแบบ เชิงรุก หรือ Proactive เพื่อ read more...
องค์กรของคุณ บริหารโครงการ ได้ดีแล้วหรือไม่ เขาดูกันอย่างไร
ความสามารถในการบริหารโครงการ ขององค์กร หรือ Organizational Project Management Capabilities (OPMC) ถือเป็นปัจจัยความสำเร็จประการสำคัญ ในการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับองค์กร โดยเฉพาะในโลกยุคปัจจุบัน ที่ธุรกิจต้องเผชิญกับความท้าทายต่างๆ มากมาย เช่น read more...
12 Principles สำหรับการบริหารโครงการ อ้างอิงตาม PMBOK 7th
Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ได้เดินทางมาถึง Edition 7th แล้ว ในบทความนี้จะขออธิบายถึง 12 หลักการพื้นฐาน หรือ 12 Principles สำหรับการบริหารโครงการ อ้างอิงตาม PMBOK 7th ซึ่งเป็นสิ่งที่ Project Manager และ ทีมงานโครงการ ต้องเข้าใจ และใช้เป็นแนวปฏิบัติ เพื่อมุ่งสู่การบริหารโครงการอย่างมืออาชีพ และส่งเสริมให้โครงการประสบความสำเร็จ โดยในบทความนี้ จะขออธิบายเป็นภาพสรุป โดยย่อๆ ของ 12 Principles สำหรับการบริหารโครงการ และจะอธิบายในรายละเอียดของแต่ละ Principle พร้อมยกตัวอย่างประกอบ ในบทความถัดๆ ไป read more...
สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางป้องกัน (ตอนที่ 10)
จากบทความเรื่อง สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน ในตอนที่ 1-9 ซึ่งผมได้อธิบายถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ เพราะมีงานงอก และเพราะทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ และผมได้วิเคราะห์เจาะลึกถึงสาเหตุหลักย่อย และ Root Cause พร้อมเสนอแนวทางป้องกันและแก้ไขไปเรียบร้อยแล้ว ในบทความนี้ผมจะขอนำสาเหตุหลักอีกประการหนึ่งของปัญหาโครงการล่าช้า มาวิเคราะห์เจาะลึกลงรายละเอียดมากขึ้น นั่นคือ เพราะโครงการขาดการวางแผน จึงทำให้ไม่ทราบสถานะจริงของโครงการ โดยผมจะขอนำสาเหตุดังกล่าวมาทำการวิเคราะห์เจาะลึกหาสาเหตุระดับราก (Root Cause) ต่อไป และแนะนำแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันและแก้ไข ดังนี้ read more...
สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางป้องกัน (ตอนที่ 9)
จากบทความเรื่องสาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกันในตอนที่ 8 ซึ่งผมได้อธิบายถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือเพราะทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ และผมได้วิเคราะห์เจาะลึกถึงสาเหตุหลักที่ทำให้ทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือเพราะวางลำดับงานในโครงการผิดพลาด จึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน พร้อมเสนอแนวทางป้องกันและแก้ไขไปเรียบร้อยแล้ว ในบทความนี้ผมจะขอนำสาเหตุหลักประการที่ 6 ของปัญหาทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ มาวิเคราะห์เจาะลึกลงรายละเอียดมากขึ้น นั่นคือเพราะเครื่องมือที่ใช้ในการทำงานในโครงการไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ จึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน โดยผมจะขอนำสาเหตุดังกล่าว มาทำการวิเคราะห์เจาะลึกหาสาเหตุระดับราก (Root Cause) ต่อไป และแนะนำแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันและแก้ไข ดังนี้ read more...
ความแตกต่างระหว่าง Quality Control กับ Scope Validation ในการบริหารโครงการ
จากบทความเรื่องสาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน ซึ่งได้เขียนมาหลายตอนแล้ว จะพบว่าปัญหาเรื่องคุณภาพของสิ่งส่งมอบในโครงการเป็นเรื่องสำคัญที่มักจะทำให้โครงการเกิดการล่าช้าขึ้น เนื่องจากปัญหาเรื่องคุณภาพงานจะทำให้เกิดงานเพิ่มในโครงการ เนื่องจากต้องไปแก้ไขปัญหาคุณภาพ และส่งผลให้โครงการล่าช้า ในบทความนี้ผมจะขอนำกิจกรรมที่มักจะถูกใช้ในการควบคุมคุณภาพของโครงการ มาอธิบายลงในรายละเอียด นั่นคือ การนำผลงาน หรือสิ่งส่งมอบในโครงการมาทำการตรวจสอบก่อนส่งถึงมือลูกค้า ซึ่งในการบริหารโครงการนั้นทีมงานมักจะมีความสับสนในกิจกรรมการตรวจสอบงาน เนื่องจากการตรวจสอบงานในโครงการสามารถแบ่งหลักๆ ได้ 2 ประเภทหลักๆ คือการตรวจสอบเพื่อทำ Quality Control และการตรวจสอบเพื่อทำการ Validate Scope ทั้งนี้จะขออ้างอิงคำนิยาม และความหมายของ ทั้ง Quality Control และ Validate Scope ตามหนังสือ Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) ของสถาบัน PMI หรือ Project Management Institute ดังนี้นะครับ read more...
สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางป้องกัน (ตอนที่ 8)
จากบทความเรื่อง สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน ในตอนที่ 7 ซึ่งผมได้อธิบายถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ เพราะทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ และผมได้วิเคราะห์เจาะลึกถึงสาเหตุหลักที่ทำให้ทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ เพราะมีการเปลี่ยนคนทำงานในโครงการ จึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน พร้อมเสนอแนวทางป้องกันและแก้ไขไปเรียบร้อยแล้ว ในบทความนี้ผมจะขอนำสาเหตุหลักประการที่ 5 ของปัญหาทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ มาวิเคราะห์เจาะลึกลงรายละเอียดมากขึ้น นั่นคือ เพราะวางลำดับงานในโครงการผิดพลาดจึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน โดยผมจะขอนำสาเหตุดังกล่าวมาทำการวิเคราะห์เจาะลึกหาสาเหตุระดับราก (Root Cause) ต่อไป และแนะนำแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันและแก้ไข ดังนี้ read more...
สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางป้องกัน (ตอนที่ 7)
จากบทความเรื่องสาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกันในตอนที่ 6 ซึ่งผมได้อธิบายถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ เพราะทีมงานทำงานได้ช้ากว่าแผนบริหารโครงการที่วางไว้ และผมได้วิเคราะห์เจาะลึกถึงสาเหตุหลักที่ทำให้ทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ เพราะคนทำงานขาดทักษะที่จำเป็นในการทำงานในโครงการจึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน พร้อมเสนอแนวทางป้องกันและแก้ไขไปเรียบร้อยแล้ว ในบทความนี้ ผมจะขอนำสาเหตุหลักประการที่ 4 ของปัญหาทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ มาวิเคราะห์เจาะลึกลงรายละเอียดมากขึ้น นั่นคือ เพราะมีการเปลี่ยนคนทำงานในโครงการจึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน โดยผมจะขอนำสาเหตุดังกล่าวมาทำการวิเคราะห์เจาะลึกหาสาเหตุระดับราก (Root Cause) ต่อไป และแนะนำแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันและแก้ไข ดังนี้ read more...
ทักษะ Active Listening กับการบริหารโครงการ
การบริหารโครงการ ไม่ว่าจะเป็นแบบ Predictive หรือ แบบ Agile นั้น Project Manager จะต้องมีทักษะสำคัญประการหนึ่งที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลที่ต้องการ และใช้ในการรับฟังเพื่อแก้ไขปัญหาของโครงการ นั่นคือ ทักษะการฟังอย่างเข้าใจ หรือ Active Listening read more...
สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางป้องกัน (ตอนที่ 6)
บทความเรื่อง สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน ได้เขียนมาถึงตอนที่ 1-5 แล้ว ซึ่งในบทความตอนที่แล้ว ผมได้อธิบายถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ เพราะทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ และ ผมได้วิเคราะห์เจาะลึกถึงสาเหตุหลักที่ทำให้ทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ เพราะขาดทรัพยากรที่ต้องใช้ในโครงการ พร้อมเสนอแนวทางป้องกันและแก้ไขไปเรียบร้อยแล้ว ในบทความตอนที่ 6 นี้ ผมจะขอนำสาเหตุหลักประการที่ 3 ของปัญหาทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ มาวิเคราะห์เจาะลึก ลงรายละเอียดมากขึ้น นั่นคือ เพราะทีมงานในโครงการขาดทักษะ จึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน โดยผมจะขอนำสาเหตุดังกล่าวมาทำการวิเคราะห์เจาะลึกหาสาเหตุระดับราก (Root Cause) ต่อไป และแนะนำแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันและแก้ไข ดังนี้ read more...
การแก้ปัญหา Requirement ของโครงการ ไม่ชัดเจน ด้วย MVP
จากบทความเรื่อง สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกันในตอนที่ 1-3 ซึ่งผมได้อธิบายถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ โครงการประสบกับปัญหาเกิดงานเพิ่ม หรืองานงอก และผมได้วิเคราะห์เจาะลึกถึงสาเหตุหลักที่ทำให้เกิดงานงอก นั่นคือ ทีมงานโครงการกำหนดกิจกรรมที่ต้องทำในโครงการได้ไม่ครบถ้วน และลูกค้า หรือผู้ใช้งาน หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการมีการเปลี่ยนแปลง หรือเพิ่มเติมความต้องการในโครงการ ส่งผลให้มีผู้อ่านบางท่านติดต่อมาถามว่าหากไม่สามารถกำหนด Requirement ของโครงการให้ชัดเจนได้ ตั้งแต่ช่วงต้นโครงการนั้น จะมีวิธีการรับมือกับปัญหานี้อย่างไร read more...