หลายบทความก่อนหน้านี้ ผมเคยเขียนถึง วิธีการพัฒนาตนเองเพื่อเป็น Project Manager มืออาชีพ ในหลายๆมุมมอง เช่น เทคนิคการสอบเพื่อ Certified PMP (Project Management Professional)  หรือ เส้นทางสู่การเป็น Project Manager มืออาชีพ เป็นต้น  สำหรับบทความนี้ ผมตั้งใจจะเขียนเพื่อเป็นแนวทางให้น้องๆ ที่เริ่มต้นเป็น Project Manager ใหม่ ซึ่งต้องการฝึกทักษะขั้นพื้นฐานสุดๆ ในการบริหารโครงการ ให้สามารถนำไปปฏิบัติได้ง่ายๆ และสามารถใช้ในการบริหารโครงการอย่างง่ายๆได้  ดังนี้
            Project Manager มือใหม่ป้ายแดง มักจะมีเรื่องสับสนวุ่นวาย ในโครงการมากมาย เช่น ไม่สามารถระบุความต้องการและขอบเขตงานของโครงการได้ชัดเจน ตารางเวลากำหนดการโครงการมีความเร่งด่วน หรือ กิจกรรมในโครงการมีความสลับซับซ้อน เป็นต้น   ดังนั้น ทักษะพื้นฐานที่ Project Manager มือใหม่จำเป็นต้องฝึกฝนและเป็นเรื่องง่ายๆที่จะทำให้โครงการมีโอกาสประสบความสำเร็จมากขึ้น มี 7 ประการ ดังนี้

1. พยายามระบุขอบเขตของโครงการให้ชัดเจน
การระบุขอบเขตงานในโครงการนั้น เป็นเรื่องสำคัญลำดับต้นๆ ที่ Project Manager จำเป็นต้องสร้างความชัดเจนให้ได้ เท่าที่จะสามารถทำได้ หลายครั้งเราจะพบกับปัญหาเรื่อง ความต้องการของลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้เสียหลักในโครงการไม่ชัดเจน ไม่แน่นอน หรือ ลูกค้าเองก็ยังไม่ทราบว่าตัวเองต้องการอะไร แต่มันก็เป็นเรื่องจำเป็น ที่ Project Manager จะต้องค้นหาตัวลูกค้าผู้มีอำนาจตัดสินใจหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักให้พบ และสื่อสารทำความเข้าใจปัญหาหรือความคาดหวังของเขาเหล่านั้นให้ชัดเจน เพื่อกำหนดขอบเขตงานให้เป็นที่เข้าใจตรงกัน ก่อนจะดำเนินการวางแผนงานโครงการ 

2. วิเคราะห์ปัจจัยความสำเร็จและอุปสรรคของโครงการ
คำถามที่ Project Manager จะต้องหาคำตอบให้ได้คือ อะไรคือสิ่งที่จำเป็นต้องมี เพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ  และอะไรคือสิ่งที่เป็นอุปสรรคในการดำเนินโครงการ ซึ่งการวิเคราะห์และค้นหาความจริง 2 ประการนี้ บ่อยครั้งอยู่บนการคาดเดา  ดังนั้น Project Manager อาจจะประชุมปรึกษาหารือกับทีมงาน หรือขอความเห็นจากผู้บริหาร หรือแม้แต่ศึกษาบทเรียนที่ผ่านมาจากโครงการในอดีต ซึ่งจะเป็นแหล่งข้อมูลที่ดีในการค้นหาคำตอบ ถึงสิ่งที่เราต้องมีเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ และเตรียมการณ์เพื่อป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้นในโครงการ

3. กำหนดกิจกรรมทั้งหมดที่ต้องทำ
เมื่อเราสามารถระบุขอบเขตของงานได้แล้ว สิ่งที่เราต้องดำเนินการต่อไปคือ การกำหนดกิจกรรมต่างๆในโครงการให้ครบถ้วน เท่าที่เราจะสามารถกำหนดได้การระบุกิจกรรมไม่ครบถ้วนจะส่งผลให้โครงการไม่สามารถส่งมอบงานได้แต่การระบุกิจกรรมที่มากเกินความจำเป็น ก็จะส่งผลให้โครงการล่าช้าและมีต้นทุนมาก ดังนั้น ในขั้นตอนนี้ Project Manager มีความจำเป็นอย่างมากที่จะต้องคิด วิเคราะห์ ร่วมกับทีมงาน เพื่อให้ได้รายชื่อกิจกรรมที่ครบถ้วน เนื่องจากทีมงานจะทราบรายละเอียดต่างๆของกิจกรรมในโครงการ อีกทั้งยังเป็นการทำให้ทีมงานเข้าใจภาพขอบเขตงานในโครงการเป็นภาพเดียวกัน

4. วางลำดับงาน และกำหนดตารางเวลา
นำกิจกรรมทั้งหมดในโครงการ มากำหนดลำดับงาน และประเมินเวลาของงานในแต่ละกิจกรรม เพื่อสรุปเป็นแผนงานตารางเวลาในโครงการ หรือ Project Schedule โดยในขั้นตอนนี้ Project Manager ต้องประเมินและวางแผนร่วมกับทีมงาน ให้ได้ตารางเวลาที่เป็นจริงในทางปฏิบัติ และสามารถตอบความคาดหวังของลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของโครงการได้    

5. ประมาณการต้นทุนของโครงการ
นำกิจกรรมทั้งหมดในโครงการ มาทำการประเมินต้นทุนของโครงการ ทั้งในเรื่องต้นทุนสินค้าวัตถุดิบที่ต้องใช้ในโครงการต้นทุนเรื่องค่าแรงคนต้นทุนเรื่องอุปกรณ์เครื่องจักรที่ต้องใช้ในการทำงานต้นทุนเรื่องค่าบริการต่างๆที่ต้องใช้และสรุปเป็นต้นทุนทั้งหมดในโครงการ

6. มอบหมายงาน
ขั้นตอนนี้เป็นการนำกิจกรรมทั้งหมดในโครงการ มอบหมายให้ทีมงานผู้รับชอบไปดำเนินการตามต้นทุนและกำหนดการเวลาที่กำหนดการมอบหมายงานต้องกำหนดผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน และพิจารณางานให้มีความเหมาะสมกับทักษะและประสบการณ์ของผู้รับผิดชอบ

7. ติดตามงาน ตรวจสอบและส่งมอบงาน 
การติดตามความคืบหน้าของงาน อาจจะอยู่ในรูปแบบของการประชุม หรือการตรวจสอบสิ่งส่งมอบของงานในกิจกรรมต่างๆ เพื่อให้มั่นใจว่า กิจกรรมต่างๆ ได้ถูกดำเนินการตามแผนงานที่วางไว้ และสามารถส่งมอบงานได้ตามความต้องการของลูกค้า ความถี่ของการติดตาม ควรถูกกำหนดไว้ตั้งแต่เริ่มโครงการ และเหมาะสมกับระยะเวลาโครงการ เช่น โครงการระยะเวลา 6 เดือน อาจจะมีการประชุมติดตามความคืบหน้าโครงการ ทุกๆ 2 สัปดาห์ เป็นต้น
 
            7 ทักษะ ดังกล่าว เป็น ทักษะขั้นพื้นฐาน สำหรับ Project Manager มือใหม่ จะสามารถนำไปประยุกต์ใช้ กับโครงการขนาดเล็กได้ง่ายๆ เพื่อให้โครงการบรรลุเป้าหมาย ตามขอบเขตงาน ภายในต้นทุนและเวลาที่กำหนด ในบทความต่อไป ผมจะเล่าให้ฟังถึง ทักษะต่างๆที่จำเป็น สำหรับ Project Manager ขั้นเทพ ที่มีประสบการณ์สูงในการบริหารโครงการขนาดใหญ่ และซับซ้อน

 
                                                                                 อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)