เราจะเปลี่ยน Accidental Project Manager ให้เป็น Professional Project Manager ได้อย่างไร ตอนที่ 1

ในบทความก่อนหน้านี้ผมได้เขียนอธิบายถึง Accidental Project Manager ไปแล้ว กล่าวโดยสรุป Accidental Project Manager คือ คนที่ต้องมารับหน้าที่เป็นผู้บริหารโครงการ โดยที่ตัวเองยังขาดความพร้อม ทั้งความรู้ ทักษะ ด้านการบริหารโครงการ ในบทความนี้ เราจะอธิบายถึง ทางแก้ไข ของปัญหาข้างต้น ทั้งในมุมมองของพนักงาน และในมุมมองขององค์กร  ว่าเรามีทางเลือกอย่างไรบ้าง และเราจะเปลี่ยน Accidental Project Manager ให้เป็น Professional Project Manager ได้อย่างไร โดยจะขอเริ่มต้น อธิบาย ในมุมมองขององค์กรดังนี้
สิ่งที่องค์กร จะต้องทำ และต้องเตรียมความพร้อม ก่อนจะมอบหมายพนักงาน ให้ทำงานในบทบาท Project Manager มี 5 ประเด็น ดังนี้

1.    การพัฒนา ความรู้และทักษะ ด้านการบริหารโครงการ ถือเป็นเรื่องสำคัญลำดับแรก ที่องค์กรต้องจัดเตรียมให้พนักงานที่มีหน้าที่เป็น Project Manager และ ทีมงานโครงการ  โดยจะสามารถทำได้ หลายวิธี เช่น ส่งพนักงานไปอบรมความรู้และทักษะด้านการบริหารโครงการ กับสถาบันผู้เชี่ยวชาญด้านบริหารโครงการ หรือ เชิญผู้เชี่ยวชาญมาสอนในองค์กรของเรา  ซึ่งวิธีหลัง จะได้ประโยชน์ในเรื่องต้นทุนค่าอบรมต่อคนที่ถูกลง และยังสามารถ กำหนดให้ใช้ โครงการจริงในองค์กรของเรา มาใช้เป็นตัวอย่าง Workshop ในการอบรม ซึ่งจะทำให้ตรงกับบริบทขององค์กรมากกว่าการส่งไปเรียนร่วมกับองค์กรอื่น

2.    ผู้บริหารองค์กร ต้องกำหนดตัวบุคคลที่จะมาทำหน้าที่ Project Manager และ ทีมงานในโครงการ ให้ชัดเจน เพื่อให้ทุกคนทราบบทบาทหน้าที่ของตนเอง รวมถึงต้องจัดเตรียมทรัพยากรและเครื่องมือต่างๆ  ที่ต้องใช้ในการทำงานโครงการให้พร้อม ในกรณีที่เป็นโครงการสำคัญ หรือโครงการนำร่องเพื่อเรียนรู้ วิธีการบริหารโครงการ  องค์กรอาจจะพิจารณา จัดจ้างผู้เชี่ยวชาญด้าน การบริหารโครงการ มาคอยช่วย แนะนำ ให้คำปรึกษา หรือ Coaching ให้กับ Project Manager และทีมงาน เพื่อให้มั่นใจว่า จะสามารถ ประยุกต์ใช้ความรู้ด้าน Project Management ที่เรียนมา สู่การปฏิบัติจริงได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3.    ผู้บริหารองค์กร ต้องช่วยกำหนดโจทย์ หรือกำหนดขอบเขตงาน และความคาดหวัง ให้ชัดเจน เพื่อให้ Project Manager และทีมงาน สามารถนำไป วางแผนงานโครงการได้ และสามารถติดตาม และควบคุมงาน ให้เป็นไปตามแผนงานได้

4.    องค์กร ควรมีการกำหนด ให้ Project Manager และทีมงาน ต้องมีการติดตามความก้าวหน้าของงานในโครงการ อย่างน้อย สัปดาห์ละ 1 ครั้ง และ ผู้บริหารองค์กร ต้องกำหนดให้ Project Manager เข้ามารายงาน สถานะโครงการ เพื่อให้ผู้บริหารทราบ อย่างน้อย เดือนละ 1 ครั้ง  เพื่อให้มั่นใจว่า โครงการจะถูกติดตาม และรายงานผล อย่างสม่ำเสมอ

5.    เพื่อที่จะทำให้ พนักงาน มีแรงจูงใจในการทำงานในโครงการ ให้สำเร็จ ลุล่วงตามแผนงาน และตามเป้าหมายขององค์กรนั้น  ผู้บริหารองค์กร ควรกำหนด KPI ของความสำเร็จงานโครงการ ให้เป็นส่วนหนึ่งของ KPI ที่ใช้ประเมินผลงาน ของ Project Manager และทีมงานโครงการ ในการประเมินปลายปี    

5 ประเด็นดังกล่าวข้างต้น เป็นเรื่องง่ายๆ ขั้นพื้นฐาน ที่องค์กรสามารถทำได้ เพื่อเตรียมความพร้อม และช่วยอำนวยความสะดวก ให้พนักงานสามารถทำงานโครงการได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงเป็นการกำหนดกระบวนการอย่างง่ายๆ ในการกำกับดูแลโครงการ ให้มีการติดตามและรายงานผล เป็นประจำ อีกทั้งยังทำให้พนักงานทั้ง Project Manager และ ทีมงานโครงการ เข้าใจอย่างชัดเจน ถึงผลที่เขาจะได้รับ หากสามารถทำงานโครงการได้สำเร็จตามเป้าหมาย

ในบทความถัดไป ผมจะขออธิบายถึง ทางแก้ไข ของปัญหา Accidental Project Managerในมุมมองของพนักงาน 
องค์กรใดที่ต้องการ จัดฝึกอบรมด้าน Project Management หรือ มองหาผู้เชี่ยวชาญ เพื่อเป็นที่ปรึกษาด้านการบริหารโครงการ สามารถ ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ 
www.knowledgertraining.com 
email : info@knowledgertraining.com