การถอดบทเรียนโครงการ คือกุญแจสำคัญ ในการพัฒนาการบริหารโครงการ ในองค์กร
หากจะอ้างอิง ถึง วงจรการพัฒนาคุณภาพ อย่าง P-D-C-A หรือ Plan-Do-Check-Act แล้ว การถอดบทเรียนโครงการ ก็จะเปรียบได้กับขั้นตอน การ Check ในวงจร P-D-C-A โดยจุดประสงค์หลักของ การถอดบทเรียนโครงการ หรือการทำ Project Lesson Learned นั้น ก็เพื่อเรียนรู้ทั้งเรื่อง ที่สำเร็จ และ เรื่องที่ล้มเหลว ในโครงการ เพื่อนำไป ต่อยอดในสิ่งที่ประสบความสำเร็จ และนำไปปรับปรุงแก้ไข ในสิ่งที่ล้มเหลว จนเราอาจกล่าวได้ว่า ปัญหา อุปสรรค และ บทเรียนจากโครงการในปัจจุบัน จะถูกใช้เป็นรายการความเสี่ยงที่ต้องเฝ้าระวัง หรือวางแผนป้องกันและรองรับ ในโครงการถัดๆไป
ด้วยเหตุนี้ หน่วยงาน Project Management Office หรือ PMO ของแต่ละองค์กร จึงควรกำหนดให้ กระบวนการ ถอดบทเรียนโครงการ หรือ Project Lesson Learned เป็น สิ่งที่ต้องทำ ก่อนปิดโครงการ และต้องมีการจัดเก็บบทเรียนโครงการ ไว้เป็นศูนย์กลาง ให้ Project Manager และทีมงาน สามารถเข้าถึงได้ง่าย ในการศึกษาบทเรียนต่างๆ จากโครงการในอดีต รวมถึง ต้องมีการจัดประชุม เพื่อสรุปบทเรียน ของการบริหารโครงการทั้งหมด ในองค์กร ประจำช่วงเวลาต่างๆ อย่างน้อย ปีละ 1 ครั้ง เพื่อให้เกิดการ แบ่งปันประสบการณ์ และปัญหาที่พบในการบริหารโครงการ เพื่อนำไปสู่การปรับปรุง และพัฒนาแนวทางการบริหารโครงการ ขององค์กร รวมถึงเพื่อช่วยลดปัญหา ที่เกิดขึ้น ซ้ำๆ บ่อยๆ ในหลายๆโครงการขององค์กร หรืออีกนัยหนึ่ง เราอาจจะกล่าวได้ว่า
“ โครงการที่พบปัญหาเดิม ซ้ำๆ บ่อยๆ แสดงว่า เรายังขาดการเรียนรู้จากบทเรียนในอดีต และยังประเมินความเสี่ยงไม่ดีพอ"
บทความโดย อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)
Knowledger Co.,ltd.
www.knowledgertraining.com