สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน (ตอนที่ 8)

        จากบทความเรื่อง สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน ในตอนที่ 7 ซึ่งผมได้อธิบายถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ เพราะทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ และผมได้วิเคราะห์เจาะลึกถึงสาเหตุหลักที่ทำให้ทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ เพราะมีการเปลี่ยนคนทำงานในโครงการ จึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน  พร้อมเสนอแนวทางป้องกันและแก้ไขไปเรียบร้อยแล้ว ในบทความนี้ผมจะขอนำสาเหตุหลักประการที่ 5 ของปัญหาทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ มาวิเคราะห์เจาะลึกลงรายละเอียดมากขึ้น นั่นคือ เพราะวางลำดับงานในโครงการผิดพลาดจึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน  โดยผมจะขอนำสาเหตุดังกล่าวมาทำการวิเคราะห์เจาะลึกหาสาเหตุระดับราก (Root Cause) ต่อไป และแนะนำแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันและแก้ไข ดังนี้

        สาเหตุหลักประการที่ 5 ของปัญหาทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้คือ เพราะวางลำดับงานในโครงการผิดพลาด จึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน  หากจะวิเคราะห์ต่อไปถึงสาเหตุว่าเพราะเหตุใดจึงวางลำดับงานในโครงการผิด ก็พอจะสรุปเป็นสาเหตุระดับราก หรือ Root Cause ได้ 2 สาเหตุดังนี้
 
ปัญหา : วางลำดับงานในโครงการผิดพลาด
Root Cause #1   เพราะ ทีมงานขาดความรู้ และทักษะเชิงเทคนิคในการกำหนดลำดับงานที่ถูกต้อง
       การวางลำดับงานผิดพลาดส่งผลให้ต้องทำงานซ้ำ หรือต้องกลับมาแก้ไขงานเดิม เช่น ในโครงการก่อสร้างบ้านหากมีการเทคอนกรีตพื้นบ้านไปเรียบร้อยโดยไม่ได้มีการทดสอบการทำงานของท่อระบายน้ำต่างๆ ที่ฝังอยู่ใต้พื้น แล้วมาพบภายหลังว่าท่อระบายน้ำมีปัญหาหรือรั่วก็จะทำให้ต้องแก้ไขงานกัน ซึ่งทำให้เกิดงานเพิ่มหรือการทำงานซ้ำเดิม เป็นต้น การวางลำดับของกิจกรรมให้ถูกต้องนั้นจะทำให้งานมีคุณภาพ และทำงานเสร็จในการทำงานครั้งเดียว แต่ก็จำเป็นต้องใช้ทีมงานที่มีความรู้และประสบการณ์มาช่วยวางลำดับงาน โดยเฉพาะโครงการที่มีกิจกรรมจำนวนมาก และมีความซับซ้อน รวมถึงมีการเชื่อมต่อกันของกิจกรรมหลายๆ กิจกรรม  ความล้มเหลวของกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งจะส่งผลต่อเนื่องไปสู่กิจกรรมอื่นๆ อีกหลายกิจกรรม  การวางลำดับงานอาจจะมีหลายทางเลือก มีข้อดี ข้อเสีย และความเสี่ยงแตกต่างกันไป Project Manager และทีมงานจำเป็นต้องมีประสบการณ์ เพื่อจะหาลำดับกิจกรรมที่เหมาะสมที่สุด เพื่อให้บริหารโครงการ ได้ประสบความสำเร็จบนข้อจำกัด และความเสี่ยงที่ยอมรับได้
 
Root Cause #2   เพราะ ทีมงานขาดการวางแผนลำดับงานร่วมกัน (ต่างคน ต่างทำ)
       การกำหนดลำดับงานในโครงการให้ได้วิธีการทำงานที่ดีนั้น นอกจากจะต้องพึ่งพาทักษะและประสบการณ์ของ Project Manager และทีมงานแล้ว ยังต้องอยู่บนการบริหารจัดการที่ดี โดย Project Manager ต้องบริหารให้ทีมงานทุกคนในโครงการ รับรู้ รับทราบ ลำดับงานในโครงการ ให้ตรงกัน เป็นข้อมูลวิธีการทำงานชุดเดียวกัน หากทีมงาน ขาดการวางแผนลำดับงานร่วมกัน หรือ ต่างคน ต่างทำ จะส่งผลให้โครงการไม่สามารถเชื่อมต่องานส่วนต่างๆ เข้าหากันได้ เนื่องจากทีมงานไม่ได้สื่อสารเรื่องลำดับงานให้เข้าใจตรงกัน บ่อยครั้ง Project Manager ใช้วิธีการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบในโครงการออกแบ่งส่วนใหญ่ๆ หลายๆ ส่วน  แล้วมอบหมายให้ผู้รับผิดชอบแต่ละส่วนงาน ไปวางแผนงานของตนเองโดยไม่ได้มีการสื่อสาร วิธีการนำงานทุกส่วนมาเชื่อมต่อกันเป็นแผนหลักของโครงการ และพบว่างานส่วนใหญ่ๆ แต่ละส่วนงานไม่สามารถเชื่อมต่อกันได้ เนื่องจากมีลำดับงานที่ไม่ประสานและสอดคล้องกัน ส่งผลให้ต้องมีการแก้ไขงาน หรือทำงานซ้ำจนเป็นเหตุให้โครงการล่าช้า
 
       จาก Root Cause ทั้ง 2 ข้อข้างต้น ผมจะขอนำเสนอแนวทางการป้องกัน และแก้ไขปัญหาเรื่อง วางลำดับงานในโครงการผิดพลาด เพื่อคาดหวังจะลดปัญหาที่โครงการไม่สามารถดำเนินการได้ตามแผนงาน และคาดหวังจะให้ส่งผลต่อเนื่องไปถึงการลดปัญหาโครงการล่าช้า ดังนี้ครับ

สิ่งที่ Project Manager ต้องดำเนินการ คือ

• Project Manager ต้องประเมินทักษะของทีมงาน หรือกำหนดให้มีการประเมินทักษะของทีมงาน ให้มั่นใจว่าทีมงานมีทักษะเพียงพอในการทำงานในโครงการ และต้องจัดอบรมพัฒนาความรู้และทักษะที่จำเป็นในการทำงานให้ทีมงานโครงการ ซึ่งอาจจะอยู่ในรูปแบบการอบรมความรู้ ฝึกปฏิบัติงาน มอบหมายภารกิจเพื่อทดลองงาน หรือใช้ระบบพี่เลี้ยงสอนการปฏิบัติงาน (Mentoring) เป็นต้น เพื่อให้ทีมงานได้พัฒนาความรู้และทักษะของตนเอง ให้เพียงพอในการปฏิบัติงานในโครงการ
• Project Manager ต้องจัดประชุมทีมงาน เพื่อกำหนดทางเลือกในการวางลำดับงานร่วมกัน โดยวิเคราะห์ข้อดี ข้อเสีย และความเสี่ยงต่างๆ ในแต่ละทางเลือก โดยสนับสนุนให้ทีมงานทุกคนมีโอกาสแสดงความคิดเห็นในการกำหนดลำดับงานในทางเลือกต่างๆ เพื่อให้ทีมงานมีส่วนร่วมในการกำหนดลำดับงาน
• Project Manager ต้องจัดประชุมเพื่อสรุป ลำดับงาน ทั้งหมดของโครงการทั้งในส่วนงานหลักๆ และในส่วนรายละเอียดที่ต้องเชื่อมต่อกันระหว่างส่วนงานต่างๆ ในโครงการ เพื่อให้ทีมงานทั้งหมดเห็นภาพการวางลำดับงาน และการเชื่อมต่อประสานงานให้สอดคล้องกัน เป็นภาพเดียวกัน

 
       ในบทความตอนถัดไป ผมจะขอวิเคราะห์ลงรายละเอียดเพิ่มเติม ถึงสาเหตุประการที่ 6 ที่ทำให้เกิดปัญหาโครงการดำเนินการได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ เพราะเครื่องมือที่ใช้ในการทำงานไม่มีประสิทธิภาพ
 
อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)