Exam 7 :  เมื่อ Project Manager ได้ดำเนินการวางแผนตอบโต้ความเสี่ยง (Risk Response Plan) เป็นที่เรียบร้อยแล้ว  สิ่งที่ Project Manager ควรทำในขั้นตอนต่อไปคือข้อใด (What is the next thing you should do ?)

1. Hold a project risk reassessment.           
2. Determine the overall risk rating of the project.   
3. Add work packages to the project work breakdown structure.       
4. Begin to analyze the risks that show up in the project drawings.    

คำตอบคือ ข้อ C.  หลังจากเสร็จสิ้นการวางแผนตอบโต้ความเสี่ยงเรียบร้อยแล้ว Project Manager ต้องนำแผนดังกล่าว ไปกำหนดกิจกรรม และนำกิจกรรมเหล่านั้น ไปเพิ่มเติมใน WBS เพื่อนำไปกำหนด Project Schedule และ Project Cost Baseline ต่อไป เพื่อให้มั่นใจว่า แผนงานของโครงการ ได้มีการคำนึงถึงกิจกรรมตอบโต้ความเสี่ยง ตามแผนตอบโต้ความเสี่ยง หรือ Risk Response Plan เรียบร้อยแล้ว
 
Exam 8 : เมื่อ Project Manager ได้รับรายงานจาก Risk Owner ว่า ความเสี่ยงที่มีการระบุและประเมินไว้นั้น ไม่ได้เกิดขึ้น สิ่งที่ Project Manager ควรทำในขั้นตอนต่อไปคือข้อใด (What is the next thing you should do ?) 

1. Change all future risk response strategies.          
2. Update the network diagram.     
3. Decrease some project reserves.
4. Update the risk response plan in the risk register.

คำตอบคือ ข้อ D.  เมื่อความเสี่ยงไม่ได้เกิดขึ้น  Project Manager ต้องทำการ update risk register ในส่วนของแผนตอบโต้ความเสี่ยง เพื่อให้ทราบสถานะปัจจุบันของความเสี่ยง
 
Exam 9 : ท่านเป็น Project Manager และกำลังอยู่ในระหว่างขั้นตอนการวางแผนตอบโต้ความเสี่ยง (Plan Risk Response) ท่านมีความกังวลว่า โครงการจะประสบกับความเสี่ยงที่ไม่ได้ถูกระบุเอาไว้มาก่อน ท่านจึงต้องการเผื่องบประมาณในโครงการเอาไว้สำหรับ Unknown Risks โดยดูจากข้อมูลในโครงการที่ผ่านมา สิ่งที่ท่านต้องทำคือข้อใด (What should you do ?)

1. Document the unknown risk items and calculate the expected monetary value based on probability and impact that may result from the occurrence.        
2. Include a management reserve in the budget to compensate for the unknown risks, and notify management to expect unknown risks to occur.   
3. With the stakeholders, determine a percentage of the known risk budget to allocate to a management reserve budget.
4. Determine the unknown risk events and the associated cost, then add the cost to the project budget as reserves.

คำตอบคือ ข้อ B.  Key word ของโจทย์ข้อนี้คือ unknown risks  โดยปกตินั้น Project Manager จะทำการระบุความเสี่ยงบันทึกเอาไว้ใน ทะเบียนความเสี่ยง (Risk Register) ซึ่งจะถือเป็น known risks  แต่โจทย์ข้อนี้บอกว่า Project Manager อยู่ในขั้นตอนการวางแผนตอบโต้ความเสี่ยง นั่นหมายความว่า ขั้นตอนการ Identify Risks ได้เสร็จสิ้นลงแล้ว และ Project Manager ยังมีความกังวลใน Risks ที่ตนเองคาดไม่ถึง หรือ Unknown Risks นั่นเอง สิ่งที่ควรต้องทำคือ การเผื่อเงินหรือเวลาในในโครงการไว้ เพื่อตอบโต้ Unknown Risks เงินส่วนนี้เรียกว่า Management Reserve ซึ่ง จะไม่รวมอยู่ใน Cost Baseline แต่จะรวมอยู่ใน Project Budget และต้องถูกกำหนดโดย Senior Management.
 
Exam 10 : ท่านเป็น Project Manager ของโครงการที่ต้องติดตั้งระบบ IT ให้สำนักงานของบริษัท ที่ตั้งอยู่ในพื้นที่ ที่มีพายุเข้าบ่อยๆ และจากประสบการณ์ของโครงการก่อนหน้านี้ เมื่อพายุเข้า ทำให้ไฟฟ้าดับระหว่างระบบ IT กำลังทำงาน และเมื่อไฟฟ้ากลับมาทำงานตามปกติ ข้อมูลสำคัญในระบบ IT ก็สูญหายและไม่สามารถกู้คืนกลับมาได้ สิ่งที่ท่านควรทำเพื่อป้องกันปัญหาดังกล่าวคือข้อใด

1. Purchase insurance.      
2. Plan for a reserve fund. 
3. Monitor the weather and have a contingency plan.
4. Schedule the installation outside of the hurricane season.  

คำตอบคือ ข้อ C.  เนื่องจาก โจทย์ถามหาวิธีป้องกัน  ดังนั้น การซื้อประกันไม่ใช่วิธีป้องกัน (Transfer)  ส่วนการเปลี่ยนเวลาในการติดตั้งนั้น เป็นการหลีกเลี่ยงปัญหา (Avoid)  การเผื่องบประมาณไว้ก็เป็นการยอมรับ (Accept) แบบ Active Accept  การป้องกันปัญหาจึงเป็นข้อ C คือการ เฝ้าระวัง ติดตามข่าวเรื่องพายุ และวางแผน Contingency Plan ไว้ เช่น การสำรองข้อมูล การติดตั้งเครื่องสำรองไฟ เป็นต้น
 
Exam 11 : ท่านเป็น Project Manager ของโครงการหนึ่ง ท่านพบว่า ปัญหา 3 เรื่องใน Issue Log ถูกมอบหมายไปให้ทีมงานดำเนินการแก้ไข ซึ่งทีมงานที่ได้รับมอบหมายก็รับทราบ แต่เมื่อถึงกำหนดการ ท่านพบว่า ไม่มีกิจกรรมหรือความคืบหน้าใดในการแก้ปัญหาทั้ง 3 เรื่องดังกล่าว สิ่งที่ดีที่สุดที่ท่านควรทำคือข้อใด (What is the best thing you should do ?)

1. Make sure the action item list is distributed to all the right parties. 
2. Meet with the team member to uncover the reason there were problems.  
3. Remove the team member from the team if possible.       
4. Make sure items assigned in the action item list are accepted by the team members they are assigned to.           

คำตอบคือ ข้อ B.  ข้อนี้ ตัวเลือก เป็นไปได้ทุกข้อ และเป็นสิ่งที่ Project Manager สามารถทำได้ทุกข้อ เช่น การยืนยันให้มั่นใจว่าทีมงานได้รับการสื่อสารอย่างชัดเจน และยอมรับในการมอบหมายนั้น หรือ การปลดทีมงานออกจากโครงการ ก็สามารถทำได้ แต่ไม่ใช่ทางเลือกที่ดี  สิ่งที่ดีที่สุดคือ การนั่งคุยกันกับทีมงาน และหาสาเหตุที่ทำให้งานไม่มีความคืบหน้า เพื่อป้องกันปัญหาในอนาคต
 
Exam 12 : ท่านเป็น Project Manager ของโครงการหนึ่ง และในระหว่างตรวจสอบตารางการประชุมโครงการกับทีมงาน ท่านพบว่ามีสมาชิกในโครงการคนหนึ่ง มีตารางการประชุมกับ Key Stakeholders ของโครงการ โดยที่ท่านไม่ทราบมาก่อน และไม่ถูกกำหนดไว้ในตารางการประชุมของโครงการ สิ่งที่ดีที่สุดที่ท่านควรทำคือข้อใด (What is the best thing you should do ?)               

1. Address the concern with the team member's boss.         
2. Address the concern with the team member.       
3. Avoid mentioning it to the team member but continue to watch her activities.
4. Notify your boss about the problem.

คำตอบคือ ข้อ B.  สิ่งที่ดีที่สุด ในการจัดการกับเหตุการณ์ดังกล่าว คือการนั่งคุยกับ สมาชิกโครงการคนดังกล่าว เพื่อหาสาเหตุ และป้องกันปัญหาในอนาคต เนื่องจากการประชุมกับ Key Stakeholders โดยที่ Project Manager หรือทีมงานคนอื่นไม่ทราบ อาจจะทำให้เกิดการสับสนในการสื่อสารในโครงการ และทำให้ความต้องการและขอบเขตของโครงการไม่ชัดเจนและไม่ตรงกัน   การแจ้งผู้บังคับบัญชา หรือการปล่อยให้ปัญหาดำเนินต่อไป ไม่ทำให้ทราบสาเหตุของปัญหา          
 
Exam 13 : ท่านเป็น Project Manager และบริษัทส่งท่านไปบริหารโครงการหนึ่งในต่างประเทศ และเมื่อท่านเดินทางไปถึงประเทศดังกล่าว ในการประชุมครั้งแรกกับทีมงานในโครงการ เพื่อหาสมาชิกในทีมงานเพิ่มเติม หัวหน้าทีม (Team Leader) คนหนึ่งในโครงการ เสนอรายชื่อของบุคคล ที่จะรับเข้ามาเป็นสมาชิกในทีม ท่านสังเกตว่า รายชื่อผู้ที่ถูกเสนอนั้น มีหลายคนมีนามสกุลเดียวกันกับหัวหน้าทีมคนดังกล่าว สิ่งแรกที่ท่านควรทำคือข้อใด (What is the next thing you should do ?)        

1. Ask the team leader to provide additional names of people unrelated to him/her.
2. Use a different team leader to prevent problems later in the project.         
3. Inquire if hiring through family lines is common practice in the team leader's country.
4. Review the resumes of the individuals to see if they are qualified.

คำตอบคือ ข้อ C.  ในสถานการณ์เช่นนี้  Project Manager ยังไม่ทราบวัฒนธรรมและวิธีปฏิบัติของประเทศที่ไปทำงาน การตอบรับหรือปฏิเสธคนที่อยู่ในครอบครัวเดียวกันมาร่วมงานในโครงการเดียวกันนั้น อาจจะมีความเสี่ยงในการตัดสินใจผิดพลาด ส่วนการตรวจสอบ qualification ของผู้สมัครนั้น เป็นสิ่งที่ต้องทำแน่นอนก่อนการรับเข้าทำงาน แต่สิ่งแรกที่ต้องทำในสถานการณ์แบบนี้ คือการตรวจสอบข้อกำหนด กฎระเบียบ หรือวัฒนธรรม แนวปฏิบัติของประเทศนั้นๆว่า การรับคนที่อยู่ในครอบครัวเดียวกันมาทำงานในโครงการเดียวกันนั้น เป็นเรื่องปกติที่ทำได้หรือไม่ แล้วจึงดำเนินการขั้นต่อไป คือการตรวจสอบ qualification ของผู้สมัคร แล้วจึงตอบรับหรือตอบปฏิเสธ
 
Exam 14 : ท่านเป็น Project Manager ใน Program ขนาดใหญ่ขององค์กร ซึ่งประกอบไปด้วย Project หลายๆ Project และในระหว่างประชุมติดตามความคืบหน้าของโครงการ ท่านพบว่า John ซึ่งเป็น Project Manager คนหนึ่งใน Program เดียวกับท่าน ได้รายงานว่า สถานะโครงการของเขา เป็นไปตามผ่านงาน และไม่ล่าช้า แต่เมื่อ 2 สัปดาห์ก่อน ท่านได้รับข้อมูลว่า โครงการของท่านมีแนวโน้มจะล่าช้ากว่ากำหนด สาเหตุเนื่องมาจาก งานที่ท่านต้องทำต่อจากงานในโครงการของ John มีปัญหา เพราะงานของ John ล่าช้า สิ่งที่ดีที่สุดที่ท่านควรทำคือข้อใด (What is the best thing you should do ?)     

1. Meet with the program manager.
2. Discuss the issue with your boss.
3. Develop a risk control plan.        
4. Meet with John.

คำตอบคือ ข้อ D.  ในสถานการณ์เช่นนี้  Project Manager ควรใช้วิธีการ Confront กับปัญหา โดยการคุยกับ John โดยตรง เพื่อยืนยันข้อมูลสถานะโครงการของ John และสร้างความเข้าใจร่วมกัน โดยการสื่อสารให้ชัดเจน การปรึกษากับเจ้านาย หรือ แจ้ง Program Manager นั้น ยังไม่ควรจะทำในเวลาดังกล่าว เนื่องจากท่านยังไม่ทราบข้อมูลที่ชัดเจน และสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา รวมถึงยังมิได้ทำหน้าที่ในการบริหารงานในฐานะ Project Manager ก่อนยกระดับปัญหาไปยังเจ้านายหรือ Program Manager
 
Exam 15 : ท่านเป็น Project Manager ของโครงการหนึ่ง ท่านดำเนินโครงการมาถึงครึ่งทางของโครงการ และ ผู้รับจ้าง รายหนึ่งซึ่งรับผิดชอบงานในโครงการของท่าน ถูกยกเลิกสัญญาจ้าง และ ผู้รับจ้าง รายใหม่เข้ามารับงานต่อจากรายเดิม  ท่านจัดประชุมทีมงานในโครงการกับผู้รับจ้างรายใหม่ ในการประชุมนี้ ข้อใดคือสิ่งแรกที่ท่านควรทำ (What is the first thing you should do ?)              

1. Communicate the objectives of the project.         
2. Introduce the team members, and identify the roles and responsibilities.    
3. Create a communications management plan.       
4. Review the schedule.

คำตอบคือ ข้อ B.  ในสถานการณ์เช่นนี้สิ่งแรกที่  Project Manager ต้องทำก่อนเรื่องอื่น คือการแนะนำตัวในที่ประชุม และแจ้งบทบาทหน้าที่ของสมาชิกในโครงการและผู้รับจ้างในโครงการให้ทราบตรงกัน ก่อนจะสื่อสารเรื่องจุดประสงค์ของโครงการ และสถานะต่างๆของโครงการ หรือแผนอื่นๆที่เกี่ยวข้องในโครงการ

                                                 ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ PMP