การจัดตั้ง PMO นั้น เป็นกระแสที่มีความนิยมอย่างมาก สำหรับองค์กรขนาดกลางและขนาดใหญ่ ในรอบ 10 ปี ที่ผ่านมา เหตุเนื่องมาจาก ผู้บริหารต้องการเครื่องมือในการบริหารโครงการ ทั้งหมดในองค์กร ซึ่ง PMO เป็นแนวคิดที่สามารถตอบโจทย์นี้ได้ แต่การจัดตั้งและพัฒนาหน่วยงาน PMO ให้สำเร็จและยั่งยืนนั้น ยังเป็นคำถามที่ท้าทายวิธีการจัดการขององค์กรอยู่เสมอ ในบทความนี้ เราจะมาวิเคราะห์ถึง ปัจจัยความสำเร็จ ในการจัดตั้ง PMO ในองค์กร

     ปัจจัยความสำเร็จ หรือสิ่งที่จำเป็นต้องมี ในการเริ่มจัดตั้ง PMO ในองค์กรนั้น เป็นเรื่องที่ผู้บริหารต้องคำนึงถึง เพื่อประเมินความพร้อมในการจัดตั้ง PMO โดยปัจจัยที่สำคัญ หรือ critical success factor สำหรับ Success PMO นั้น ประกอบไปด้วย 7 ปัจจัย ดังนี้

1. Executive Buy-in and Supporting
    ผู้บริหารระดับสูง ต้องเห็นประโยชน์ของ PMO และให้การสนับสนุนในการจัดตั้ง PMO โดยการสนับสนุนดังกล่าว ต้องมาในรูปแบบของ งบประมาณในการจัดตั้ง PMO  การมอบหมายคณะบุคคลหรือทีมงานที่มีประสบการณ์ในการจัดตั้ง PMO  การอนุมัติแนวทางการพัฒนา PMO  การกำหนดประโยชน์ที่คาดหวังจาก PMO ให้ชัดเจน  การสื่อสารต่อผู้ที่เกี่ยวข้องถึงประโยชน์ที่ได้รับจาก PMO การนำข้อมูลจาก PMO ไปใช้ในการขับเคลื่อนธุรกิจ และการเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้องค์กรนำ best practice ในการบริหารโครงการมาปรับใช้ในธุรกิจ

2. Experienced PMO team and Qualified Project Manager
   ปัจจัยเรื่องทักษะ ประสบการณ์ และความสามารถด้านการบริหารโครงการ ของทีมงาน PMO และ Project Manager เองนั้น มีผลอย่างมากต่อความสำเร็จในการจัดตั้ง PMO ดังนั้น ก่อนการจัดตั้ง PMO องค์กรต้องมั่นใจว่า มีการฝึกอบรม Project Manager ให้มีทักษะในการบริหารโครงการมาเป็นอย่างดี และมีทีมงานที่เข้าใจการบริหารโครงการและมีประสบการณ์ในการจัดตั้ง PMO มาร่วมจัดตั้ง

3. Applicable and Practical Methodology
    ปัญหาสำคัญประการหนึ่งในการจัดตั้ง PMO นั้น ก็คือ ทีมงาน PMO มักจะนำ Process , Procedure จาก best practice ในการบริหารโครงการ มาบังคับใช้ในองค์กร แบบ 100% ส่งผลให้เกิดการต่อต้านจาก Project Manager ดังนั้นปัจจัยสำคัญประการหนึ่งในการจัดตั้ง PMO ให้สำเร็จ จึงจำเป็นต้องมี Methodology หรือ Framework ในการบริหารโครงการ ที่อ้างอิงมาจาก best practice เช่น PMBOK หรือ PRINCE2 เป็นต้น แต่ต้องนำมาปรับใช้เฉพาะส่วนที่จำเป็นทีละน้อย แบบค่อยเป็นค่อยไป ให้แก้ไขปัญหาส่วนใหญ่ขององค์กรแต่ใช้เครื่องมือในการบริหารโครงการเพียงไม่มากนัก แล้วค่อยๆปรับการทำงาน เข้าสู่ best practice ให้มากขึ้นตามการเติบโตและการยอมรับที่มากขึ้นขององค์กร

4. Automated tools and High visibility
    การมีเครื่องมือช่วยในการบริหารโครงการนั้น หรือที่เรียกว่า Project Management Information System (PMIS) เป็นการอำนวยความสะดวกในการทำงานให้มีความง่ายมากขึ้น PMIS เป็น Automated tools และยังใช้เป็นเครื่องมือในการสื่อสารในองค์กรได้ รวมถึงยังใช้เป็น Dashboard ของโครงการ ในการสื่อสารกับผู้บริหารและ Stakeholder ต่างๆได้ PMIS ที่ดีและมีประสิทธิภาพ จึงถือเป็นปัจจัยสำคัญประการหนึ่ง ในการจัดตั้ง PMO ให้ประสบความสำเร็จ

5. Strong Leadership
   การจัดตั้ง PMO นั้น ต้องอาศัยภาวะผู้นำอย่างสูง ของทีมงาน PMO โดยเฉพาะอย่างยิ่ง Head of PMO ในองค์กร ต้องทำงานแบบเชิงรุก (Proactive Based) ต้องสามารถประเมินความเสี่ยงและป้องกันก่อนปัญหาจะเกิด ต้องสามารถบริหารจัดการข้อขัดแย้ง และการต่อต้านจาก Project Manager ในการนำ Methodology ในการบริหารโครงการมาปรับใช้ให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน

6. Authority to take actions
    องค์กรต้องมอบอำนาจให้ PMO ในการกำกับดูแลการบริหารโครงการในองค์กร โดย PMO ควรมีอำนาจในการกำหนด Standard Methodology ในการบริหารโครงการ และสามารถรายงานข้อตรวจพบ ของโครงการที่ไม่ปฏิบัติตามต่อผู้บริหาร รวมถึงสามารถกำหนดให้ทุกโครงการปฏิบัติตามได้

7. Good Measurement and Continuous Improvement
    PMO ต้องมีเครื่องมือวัดประสิทธิภาพและประสิทธิผลของโครงการ ทั้งในมุมมองของ Output ของโครงการ และ Outcome ต่อองค์กร และรายงานผลการวัดผลอย่างต่อเนื่อง ให้ผู้บริหารทราบ รวมถึงต้องมีการนำผลการวัดต่างๆ มาทำการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร

      จะเห็นได้ว่า ทั้ง 7 ปัจจัยข้างต้นนั้น เป็นสิ่งสำคัญที่จำเป็นต้องมี ก่อนการจัดตั้ง PMO ให้สำเร็จและยั่งยืน ในบทความถัดไป เราจะมาวิเคราะห์กันถึง ความเสี่ยงต่างๆ ที่เป็นอุปสรรคในการจัดตั้ง PMO ให้สำเร็จและยั่งยืน เพื่อให้ทราบปัญหาและหาวิธีจัดการ

                                                                                                
                                                                                    อรินทรา ปัญญายุทธการ
                                                                                    Arintra Punyayuttakan (PMP)