จากประสบการณ์ ในการเป็นผู้บรรยาย หลักสูตรอบรม Project Management มากว่า 10 ปี และฝึกอบรมเพื่อให้ผู้เรียน สอบผ่าน Certified PMP มาหลายรุ่น ผมได้รับคำถามที่ผู้เรียน มักจะถามอยู่บ่อยครั้ง คือ ใน Project Management Body Of Knowledge หรือ PMBOK Guide นั้น จะกล่าวถึง องค์ประกอบ 2 เรื่องที่ใช้ในการบริหารโครงการอยู่บ่อยๆ นั่นคือ Organizational Process Assets หรือ OPA และ Enterprise Environmental Factors หรือ EEF นั้น หมายถึงอะไร แตกต่างกันอย่างไร และนำไปใช้อย่างไรในการบริหารโครงการจริง ในบทความนี้จะขออธิบาย ความหมาย ความสำคัญ และวิธีการนำไปใช้ในชีวิตจริง ของทั้ง OPA และ EEF เพื่อให้ผู้ที่ต้องการจะสอบ PMP ได้มีความเข้าใจมากขึ้น และเพื่อให้เป็นประโยชน์ต่อผู้ที่จะนำ องค์ความรู้ใน PMBOK Guide ไปใช้งานจริง ดังนี้

1. Organizational Process Assets (OPA)  หมายถึง วิธีการทำงานขององค์กร ซึ่งถูกบันทึกไว้เป็น เอกสาร กระบวนการ โดยเขียนขึ้นมาจากการเรียนรู้ข้อผิดพลาดในอดีต และมีจุดประสงค์ให้คนในองค์กร สามารถนำไปใช้ปฏิบัติงานให้ดีขึ้น และไม่ผิดพลาดในเรื่องเดิมๆที่เคยผ่านมา OPA นั้น ถือเป็นองค์ความรู้ที่องค์กรพัฒนาขึ้นมา เพื่อทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ในทางตรงกันข้าม OPA ที่ไม่ตอบรับต่อการเปลี่ยนแปลงขององค์กร ก็จะเป็นอุปสรรคในการพัฒนาองค์กรเช่นกัน  OPA มักจะถูกบันทึกไว้ในองค์กร ในรูปแบบของ Policy, Process, Procedure ,Lesson Learned, Knowledge Base เป็นต้น องค์กรที่ขาดการบันทึก OPA จะเป็นองค์กรที่ขาดการถ่ายทอดประสบการณ์ และความรู้ จากรุ่นสู่รุ่น และเป็นองค์กรที่ต้องเริ่มเรียนรู้สิ่งต่างๆ จากศูนย์ อยู่เสมอ ทำให้การพัฒนาไม่ต่อเนื่อง ส่วนองค์กรที่มีการบันทึก OPA และ บังคับใช้ OPA มากจนเกินไป หรือขาดการปรับปรุงแก้ไข OPA ให้เหมาะสมกับเหตุการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป จะเป็นองค์กรที่ขาดความคล่องตัวในการทำงาน และตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้ช้า  OPA มีความเกี่ยวข้องกับการบริหารโครงการ เนื่องจาก Project Manager จำเป็นต้องเรียนรู้ OPA ในองค์กร เพื่อที่จะทำงานให้สอดคล้องกับกระบวนการ และนโยบายต่างๆ ขององค์กร อีกทั้ง OPA ยังเป็นแหล่ง Knowledge Base สำคัญ เพื่อช่วยให้ Project Manager ลดเวลา ลดขั้นตอน และลดความเสี่ยงในการทำงานได้ หาก Project Manager ไม่เข้าใจ OPA ขององค์กรที่ตนเองทำงานด้วย จะเกิดปัญหาในการสื่อสาร ประสานงาน และใช้เวลานานทำงานในโครงการ  OPA ที่ Project Manager ต้องเข้าใจ และนำมาใช้ในการบริหารโครงการ มีตัวอย่าง ดังนี้

• แบบฟอร์ม Template ต่างๆ ที่องค์กรใช้ในการบริหารโครงการ เช่น Schedule Template, WBS Template, Project Charter Template, Risk Register Template, …
• Policy ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารโครงการ เช่น Human resource policy, Quality Policy, …
• Process , Procedure ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารโครงการ เช่น Change Control Procedure, Project Approval Process, Financial Control Procedure เป็นต้น
• Lesson Learned and Knowledge Base ที่ต้องใช้ในการบริหารโครงการ เช่น รายการความเสี่ยงของโครงการในอดีตที่ผ่านมา เพื่อนำมาใช้ประเมินความเสี่ยงในโครงการปัจจุบัน  รูปแบบของ WBS ของโครงการที่เหมือนกันในอดีต  ค่าประเมิน activity duration และ cost estimate ของโครงการในอดีต ปัญหาของโครงการที่พบในอดีตที่ผ่านมา หรือ บทเรียนจากการใช้งาน Vendor ในอดีต เป็นต้น

Project Manager นั้น ไม่เพียงแต่ต้องเข้าใจและใช้ OPA ขององค์กรได้ แต่ยังมีหน้าที่ต้องบันทึกความรู้ใหม่ๆ หรือบทเรียนที่ตนเองได้รับจากการบริหารโครงการ กลับไปสู่ OPA ขององค์กร เพื่อให้เป็นประโยชน์ต่อโครงการถัดไปในอนาคต และเพื่อให้องค์กรพัฒนาขึ้น

2. Enterprise Environmental Factors (EEF) หมายถึง  ปัจจัย เงื่อนไข หรือข้อจำกัดต่างๆ ที่เป็นไปตามธรรมชาติของธุรกิจ และเป็นสิ่งที่มีผลกระทบต่อโครงการ ซึ่ง Project Manager และ Project Team จำเป็นต้องทำความเข้าใจ และคำนึงถึงในการทำงานในโครงการ เช่น วัฒนธรรมองค์กร โครงสร้างการแบ่งงานในองค์กร มาตรฐานทางอุตสาหกรรมที่ส่งผลต่อการทำงานในโครงการ สภาพเศรษฐกิจ การเมือง ที่ส่งผลต่องานในโครงการ ความเสี่ยงโดยรวมของธุรกิจที่ส่งผลต่องานในโครงการ เป็นต้น สิ่งเหล่านี้ เป็นปัจจัย หรือเงื่อนไขที่ Project Manager จำเป็นต้องทราบ เพื่อปรับตัวและหาวิธีการบริหารจัดการ เพื่อส่งเสริมให้โครงการมีปัญหาน้อยลง และมีโอกาสประสบความสำเร็จมากขึ้น ในทางกลับกัน หาก Project Manager ไม่เรียนรู้ EEF เหล่านี้ เช่น Project Manager ที่บริหารโครงการ โดยไม่เข้าใจวัฒนธรรมองค์กร  ไม่เข้าใจมาตรฐานอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้องกับงานในโครงการของตนเอง หรือไม่เข้าใจความเสี่ยงโดยรวมของธุรกิจที่มีผลต่องานในโครงการ ก็ส่งผลให้โครงการขาดผู้สนับสนุน และไม่สามารถใช้ประโยชน์จาก EEF ได้อย่างเต็มที่

Project Manager มืออาชีพ นอกจากจะต้องมีองค์ความรู้ และทักษะด้านการบริหารโครงการเป็นเลิศแล้ว จำเป็นต้องเข้าใจ บริบทขององค์กร หรือธุรกิจที่โครงการเกี่ยวข้องด้วย ทั้งในรูปแบบของ OPA เพื่อให้ทราบกระบวนการทำงานร่วมกันและเรียนรู้ใช้ประโยชน์จากฐานความรู้ในอดีตขององค์กร และในรูปแบบของ EEF เพื่อให้ปรับตัวเข้ากับวัฒนธรรมองค์กร และสภาพโดยรวมของธุรกิจ ที่มีผลกระทบต่อโครงการ  ทั้ง OPA และ EEF นั้น จะมีความแตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจ  เช่น ธุรกิจด้านไอที  ธุรกิจด้านงานก่อสร้าง  ธุรกิจด้านการสื่อสาร  ธุรกิจด้านการเงินการธนาคาร ธุรกิจด้านพลังงาน เป็นต้น ดังนั้น Project Manager มืออาชีพ จะต้องเรียนรู้ OPA และ EEF ของแต่ละธุรกิจ แล้วนำมาปรับใช้ในการบริหารโครงการ จึงจะสามารถสร้างความสำเร็จให้โครงการได้ ในทางกลับกัน หาก Project Manager มีความเป็นเลิศในองค์ความรู้ด้านการบริหารโครงการ แต่ไม่เข้าใจ OPA และ EEF ขององค์กรแล้ว ก็ยากที่จะได้รับการยอมรับและสนับสนุนจากองค์กรและสิ่งแวดล้อมให้ทำงานสำเร็จได้  
    
                                                                                             ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ PMP