ข้อสอบ PMP เรื่อง เทคนิคการตอบโต้ความเสี่ยงในโครงการ

เนื่องจากมีผู้เข้าอบรมหลักสูตรเตรียมสอบ PMP หลายท่าน ถามมาถึง เทคนิคในการตอบโต้ความเสี่ยงในโครงการ ว่าทำอย่างไร จึงจะสามารถทำข้อสอบ PMP ในเรื่องนี้ได้ โดยโจทย์ข้อสอบมักจะให้ตัวอย่างเหตุการณ์ หรือ Scenario และถามว่า การกระทำดังกล่าวเป็นเทคนิคการตอบโต้ความเสี่ยง ประเภทใด ในบทความนี้ จะขออธิบายเทคนิคการตอบโต้ความเสี่ยงในโครงการ ให้กระจ่างชัด และยกตัวอย่างเหตุการณ์ ที่เป็นการตอบโต้ความเสี่ยง ด้วยเทคนิคประเภทต่างๆ เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจและนำไปใช้ในการสอบ PMP ได้ดีขึ้น ดังนี้
เทคนิคการตอบโต้ความเสี่ยงในโครงการนั้น สามารถแบ่งได้ 2 ประเภทหลักๆ คือการตอบโต้ความเสี่ยงที่เป็นเรื่อง Positive หรือเรื่องดีๆ และ การตอบโต้ความเสี่ยงที่เป็นเรื่อง Negative หรือเป็นเรื่องร้ายๆ ดังนี้

เทคนิคการตอบโต้ความเสี่ยงที่เป็น Negative Risk หมายถึงการตอบโต้ต่อเหตุการณ์ความเสี่ยง ที่มีผลกระทบในเชิงลบต่อโครงการ สามารถแบ่งออกได้เป็น 4 ประเภทย่อย ดังนี้

1.1 Mitigate Risk หรือการ ลด บรรเทาความเสี่ยง เทคนิคดังกล่าว เป็นเทคนิคที่นิยมใช้มากที่สุด จะดำเนินการลดความเสี่ยงโดยการลดโอกาสเกิด หรือลดผลกระทบของความเสี่ยง ตัวอย่าง การใช้เทคนิคการ Mitigate Risk เช่น

Project Manager ของโครงการสร้างตึกในประเทศญี่ปุ่น ทำการเพิ่มความแข็งแรงของรากฐานของตึก เพื่อลดผลกระทบที่เกิดขึ้นจากแผ่นดินไหว
Project Manager ของโครงการออกแบบและผลิตรถยนต์ Model ใหม่ กังวลเรื่องการส่งมอบชิ้นส่วนรถยนต์จากโรงงานของ Supplier ที่อาจจะล่าช้ากว่ากำหนด หรือไม่ได้คุณภาพ ดังนั้น Project Manager จึงได้ส่งทีมงานไปเยี่ยมและตรวจสอบโรงงานของ Supplier ตั้งแต่ต้นโครงการ และบ่อยๆครั้ง เพื่อติดตามความคืบหน้าของการผลิตชิ้นส่วนรถยนต์ และรับทราบปัญหาตั้งแต่เริ่มโครงการ เพื่อแก้ไขได้ทันเวลา รวมถึง จัดฝึกอบรมทีมงานในโครงการ และ Supplier ให้เข้าใจระดับคุณภาพที่คาดหวัง
Project Manager ของโครงการ IT จัดฝึกอบรมให้ Programmer รับทราบมาตรฐานการเขียน Program ที่มีคุณภาพ ตั้งแต่เริ่มโครงการ เพื่อลดโอกาสของข้อผิดพลาดของ Program
Project Manager ของโครงการที่มีสมาชิกจากหลากหลายเชื้อชาติมาทำงานร่วมกัน จัดฝึกอบรมเทคนิคการจัดการข้อขัดแย้ง และเรียนรู้ความแตกต่างของวัฒนธรรมของแต่ละเชื้อชาติของสมาชิกแต่ละคน เพื่อลดโอกาสของการขัดแย้งในโครงการ
Project Manager ของโครงการ IT กังวลเรื่องการที่ผู้ใช้งาน จะไม่เข้าใจ Software ที่ถูกออกแบบ จึงทำการสร้าง Prototype เพื่อยืนยันความต้องการกับผู้ใช้งาน

1.2 Avoid Risk หรือ หลีกเลี่ยงความเสี่ยง เป็นเทคนิคที่ตัดงานที่มีความเสี่ยงออกจากโครงการ เทคนิคดังกล่าว ไม่เป็นที่นิยม เนื่องจาก มีผลทำให้งานในโครงการไม่สมบูรณ์ แต่มีข้อดีคือ ทำให้ความเสี่ยงมีโอกาสเกิดเป็นศูนย์ ตัวอย่าง การใช้เทคนิค Avoid Risk เช่น

Project Manager ของโครงการ พัฒนา Web Site ของธนาคารแห่งหนึ่ง ได้รับมอบหมายให้พัฒนา Web Site ขององค์กร โดย Function บน Web Site แบ่งเป็น ข้อมูลทั่วไปของธนาคาร และ Function ให้บริการ internet banking สำหรับลูกค้าทำธุรกรรมการเงินผ่าน internet และ Project Manager ของโครงการนี้ ตระหนักดีว่า Function เรื่อง internet banking นั้น เป็นงานที่มีความเสี่ยงสูง จึงเสนอผู้บริหาร ให้ลดขอบเขตของโครงการ เพื่อส่งมอบเฉพาะ Function การรายงานข้อมูลทั่วไปของธนาคารก่อน ในช่วงปีแรก
Project Manager กำหนดให้ทีมงานทุกคน เดินทางมาประชุมในใจกลางเมือง โดยการนั่งรถไฟฟ้า แทนการนำรถส่วนตัวมาใช้งาน เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการจราจรติดขัด จนส่งผลให้มาประชุมสาย
Project Manager ตัดสินใจเลิกจ้างสมศักดิ์ เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งในโครงการ เนื่องจาก สมศักดิ์มีข้อขัดแย้งกับทีมงานบ่อยครั้ง และไม่สามารถปรับตัวเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรได้
Project Manager ของโครงการพัฒนารถยนต์รุ่นใหม่ กำหนดให้มีการใช้วัสดุที่แข็งแรงเหมือนเหล็กแต่ไม่ขึ้นสนิมมาใช้แทนเหล็กในบางจุดของเครื่องยนต์ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเรื่องเครื่องยนต์ขึ้นสนิม

1.3 Transfer Risk หรือ ถ่ายโอนความเสี่ยง เป็นเทคนิคการถ่ายโอนงานที่มีความเสี่ยง ไปให้หน่วยงานภายนอก ที่มีความเชี่ยวชาญกว่าเป็นผู้ดำเนินการแทน วิธีการนี้ โครงการจะต้องจ่ายเงินพิเศษที่เรียกว่า risk premium เพื่อให้ผู้ที่เชี่ยวชาญกว่า มาทำงานแทน และรับความเสี่ยงแทน เทคนิคนี้ นิยมใช้เมื่อ โครงการมีเวลาน้อย หรือมีความเชี่ยวชาญน้อยในงานที่ต้องทำ ตัวอย่าง การใช้เทคนิค Transfer Risk เช่น

Project Manager จ้างบริษัทผู้เชี่ยวชาญภายนอก มาทำการเช็ดกระจกตึกสูง แทนที่จะใช้พนักงานในโครงการของตนเองเป็นผู้ดำเนินการ
Project Manager ตัดสินใจซื้อประกัน เพื่อคุ้มครองความเสียหายอันเกิดมาจาก การจัดส่งสินค้า
Project Manager จ้างบริษัทผู้เชี่ยวชาญด้านการทดสอบความปลอดภัยระบบ ไอที มาทำการทดสอบระบบ internet banking เนื่องจาก ทีมงานมีภาระงานมาก และไม่เชี่ยวชาญในการทดสอบความปลอดภัยระบบ ไอที
Project Manager ตัดสินใจซื้อประกันอัคคีภัย เพื่อคุ้มครองความเสี่ยง จากการที่ Warehouse จัดเก็บสินค้า เกิดไฟไหม้
Project Manager ของโครงการก่อสร้างบ้าน ต้องการจ้างผู้รับเหมามาทำการสร้างบ้าน และ มีความกังวลเรื่องงบประมาณโครงการจะไม่เพียงพอ อันเนื่องมาจากวัสดุขึ้นราคา จึงเลือกที่จะทำสัญญากับผู้รับเหมา แบบ Firm Fixed Price (FFP) เพื่อถ่ายโอนความเสี่ยงเรื่องวัสดุขึ้นราคา ไปให้ผู้รับเหมา

1.4 Accept Risk หรือ การยอมรับความเสี่ยง เป็นเทคนิคที่ใช้เมื่อความเสี่ยง ไม่สามารถ บรรเทา หลีกเลี่ยง หรือถ่ายดอนได้ เทคนิคนี้ สามารถแบ่งได้ออกเป็น 2 วิธีย่อย คือ การยอมรับความเสี่ยงแบบ Active Accept เป็นการยอมรับแบบ เตรียมทรัพยากรไว้เผื่อในกรณีเกิดความเสี่ยง และ Passive Accept คือการยอมรับความเสี่ยงโดยไม่มีการเตรียมทรัพยากรไว้รองรับ ตัวอย่าง การใช้เทคนิค Accept Risk เช่น

Project Manager ของโครงการพัฒนา Software ตระหนักดีว่า โครงการมีโอกาสจะล่าช้า อันเนื่องมาจากความต้องการของผู้ใช้งานไม่ชัดเจน ดังนั้น Project Manager จึงเพิ่มระยะเวลาโครงการออกไปอีก 10% และ ขออนุมัติงบประมาณโครงการเพิ่มอีก 10% เพื่อรองรับความเสี่ยง เป็นการยอมรับความเสี่ยงแบบ Active Accept
Project Manager ตระหนักดีว่า พนักงานคนหนึ่งในโครงการมีโอกาสจะลาออก แต่ก็ไม่ดำเนินการรองรับใดๆ เป็นการยอมรับความเสี่ยงแบบ Passive Accept
Project Manager ของโครงการก่อสร้างอาคารสูง ทำการบวงสรวง พระวิษณุ เพื่อขอให้การก่อสร้างราบรื่น และไม่มีอุบัติเหตุอันตรายใดๆ ในการก่อสร้าง เป็นการยอมรับความเสี่ยงแบบ Passive Accept

เทคนิคการตอบโต้ความเสี่ยงที่เป็น Positive Risk หมายถึงการตอบโต้ต่อเหตุการณ์ความเสี่ยง ที่มีผลกระทบในเชิงบวกต่อโครงการ สามารถแบ่งออกได้เป็น 4 ประเภทย่อย ดังนี้

2.1 Exploit Risk หรือการ พยายามทำให้เกิดสิ่งดีๆ ที่เป็นจุดแข็งของโครงการขึ้นมา เพื่อให้โครงการมีความได้เปรียบ เทคนิคดังกล่าว จำเป็นต้องทราบจุดแข็งของโครงการ เพื่อนำจุดแข็งไปทำการใช้ประโยชน์ ตัวอย่าง การใช้เทคนิคการ Exploit Risk เช่น

Project Manager มอบหมายคนเก่ง และคนมีประสบการณ์ เข้ามาทำงานในโครงการ เพื่อให้มั่นใจว่า โครงการจะประสบความสำเร็จ
Project Manager ของโครงการพัฒนา Internet Banking ให้ธนาคาร พิจารณาแล้ว พบว่า Programmer ในทีมงาน มีความเชี่ยวชาญ ภาษา Java จึงได้ทำการ ออกแบบระบบ Internet Banking ให้ถูกพัฒนาด้วยภาษา Java เพื่อให้มั่นใจว่า โครงการจะประสบความสำเร็จ
Project Manager ตัดสินใจเลื่อนงานยากในโครงการ ให้ไปทำในช่วงเวลาที่ ผู้เชี่ยวชาญเดินทางจากต่างประเทศเข้ามาทำงานในโครงการ
Project Manager ทราบว่า โครงการของตนเอง เป็นโครงการที่ผู้บริหารให้ความสนใจ จึงต่อรองขอทรัพยากร และงบประมาณเพิ่ม เพื่อให้มั่นใจว่า โครงการจะประสบความสำเร็จ

2.2 Enhance Risk หรือ การพยายามเพิ่มผลกระทบหรือเพิ่มโอกาสเกิด ของจุดแข็งที่มีอยู่แล้วในโครงการ ให้มากขึ้น เพื่อเพิ่มความได้เปรียบของโครงการให้มากขึ้น เทคนิคนี้ มักจะใช้ต่อยอดจากการทำให้จุดแข็งของโครงการเกิดขึ้น เป็นการเพิ่มผลด้านบวกให้มากขึ้นกว่าเดิม ตัวอย่าง การใช้เทคนิคการ Enhance Risk เช่น

Project Manager มอบหมายคนเก่ง และคนมีประสบการณ์ เข้ามาทำงานในโครงการ เพื่อให้มั่นใจว่า โครงการจะประสบความสำเร็จ นอกจากนั้น Project Manager ยังเพิ่มงบประมาณ และจัดเตรียมเครื่องมือให้ทีมงานเหล่านี้ เพื่อทำให้ทีมงานทำงานได้เต็มประสิทธิภาพมากขึ้น
Project Manager ของโครงการพัฒนา Internet Banking ให้ธนาคาร พิจารณาแล้ว พบว่า Programmer ในทีมงาน มีความเชี่ยวชาญ ภาษา Java จึงได้ทำการ ออกแบบระบบ Internet Banking ให้ถูกพัฒนาด้วยภาษา Java เพื่อให้มั่นใจว่า โครงการจะประสบความสำเร็จ และ Project Manager ยังจัดหาเครื่องมือช่วยในการพัฒนา Software ที่สามารถทำงานได้ดีกับ ภาษา Java มาให้ทีมงาน Programmer ใช้งาน เพื่อให้ทำงานได้เต็มประสิทธิภาพมากขึ้น
Project Manager ของโครงการก่อสร้างคอนโด ตระหนักดีว่า CPI ของโครงการ เป็น 1.8 และในเดือนนี้ เป็นช่วงเวลาที่เหล็กเส้นราคาตก ดังนั้น Project Manager จึงตัดสินใจ ใช้งบประมาณของโครงการ ซื้อเหล็กเส้นเก็บไว้ในโกดัง เพื่อใช้ในโครงการ เพื่อขยายผลด้านบวกให้โครงการมีต้นทุนวัตถุดิบที่ราคาถูก

2.3 Share Risk หรือ การพยายาม แบ่งปันโอกาสจาก Partner ที่มีจุดแข็ง เพื่อให้จุดแข็งนั้นมาเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ เพื่อให้โครงการมีความได้เปรียบมากขึ้น ตัวอย่าง การใช้เทคนิค Share Risk เช่น

Project Manager ของโครงการวางสาย Fiber Optic ใต้ทะเล ตัดสินใจเป็น Partner กับ บริษัทเดินเรือ เพื่อเพิ่มจุดแข็งให้กับโครงการ

2.4 Accept Risk หรือ การยอมรับความเสี่ยงด้านบวกของโครงการ โดยไม่มีการทำกิจกรรมอะไรเพิ่มเติม

ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ PMP