สำหรับคนที่กำลังจะเตรียมสอบ PMP ก็คงจะทราบกันดีอยู่แล้วนะครับว่า  ข้อสอบส่วนใหญ่ จะเป็นข้อสอบแนวดุลยพินิจ โดยให้โจทย์มาเป็นเหตุการณ์แล้วถามเชิงวิเคราะห์เหตุการณ์เหล่านั้น เช่น ถามว่า ในฐานะที่เราเป็น Project Manager เราควรทำสิ่งใดต่อไปเป็นลำดับแรก (What is the next thing you should do ?) หรือ เราอะไรคือสิ่งที่ดีที่สุดที่เราควรทำ (What is the best thing you should do ?) หรือ ถามว่าขั้นตอนใดของการบริหารโครงการที่น่าจะมีปัญหาและควรกลับไปทบทวนใหม่อีกครั้ง (What part of this project management plan needs to be revisited ?) เป็นต้น  ผมจะขอเรียกชื่อคำถามประเภทนี้ว่า คำถามประเภทวิเคราะห์เหตุการณ์จำลอง หรือ Scenario Question
          ข้อสอบ Scenario Question ถือเป็นข้อสอบที่ต้องการความเข้าใจในเนื้อหา PMBOK อย่างลึกซึ้ง บวกกับประสบการณ์ในการทำงาน ที่ถูกต้อง จึงจะสามารถตอบคำถามได้  ย้ำนะครับว่า ประสบการณ์ในการทำงานที่ถูกต้อง ไม่ใช่ประสบการณ์ในการทำงานที่เราเคยผ่านมาแต่ไม่ถูกต้องนะครับ และต้องเข้าใจ แนวทางการทำงานและวิธีคิดของ PMP (PMP-ism) เป็นสำคัญนะครับ ด้วยเหตุนี้ จึงทำให้ Project Manager ผู้มีประสบการณ์มายาวนานหลายๆท่าน จึงสอบไม่ผ่าน เนื่องจาก นำประสบการณ์ส่วนตัว (ที่ไม่ถูกต้อง) มาใช้วิเคราะห์และตอบคำถาม Scenario Question  ในบทความนี้ ผมตั้งใจจะนำตัวอย่าง Scenario Question พร้อมแนวทางการตอบ และวิธีคิดในแบบ PMP มานำเสนอ เพื่อช่วยให้ท่านที่กำลังจะสอบ PMP สามารถทำคะแนนจากคำถามประเภทนี้ได้ดีขึ้น ดังนี้

Exam 1 :  ท่านเป็น Project Manager ในโครงการขนาดใหญ่ มูลค่า 100 ล้านบาท และมีทีมงานที่เกี่ยวข้อง ถึง 42 คน ใน 3 ประเทศ และมี Work Package ในโครงการถึง 2,450 Work Package  โครงการนี้ แบ่งการทำงานออกเป็น 3 เฟส และเกี่ยวข้องกับ Stakeholder ถึง 542 คน และเมื่อจบขั้นตอนการวางแผน ท่านพบว่า โครงการนี้ มีความเสี่ยง 6 ความเสี่ยง  ถามว่า  ถามว่าขั้นตอนใดของการบริหารโครงการที่น่าจะมีปัญหาและควรกลับไปทบทวนใหม่อีกครั้ง (What part of this project management plan needs to be revisited ?)

1. The communications management plan   
2. The network diagram    
3. The staffing management plan
4. The Identify Risks process

คำตอบคือ ข้อ D.  โดยเราจะพบว่า ข้อมูลที่โจทย์ให้มาทั้งหมดนั้น  สรุปได้ว่า โครงการนี้ ใหญ่ และซับซ้อนมาก ถึงขนาดต้องแบ่งออกเป็น 3 เฟส และมูลค่าสูง รวมถึงเกี่ยวข้องกับคนหลายคน และมีงานต้องทำมาก แต่เราพบความเสี่ยงเพียง 6 ความเสี่ยง ซึ่งไม่น่าจะเป็นไปได้เลยที่จะพบความเสี่ยงเพียงแค่ 6 ความเสี่ยง ดังนั้น สิ่งที่ Project Manager ต้องกลับไปทบทวนใหม่ ก็คือ การระบุความเสี่ยงใหม่อีกครั้งให้สะท้อนกับความเป็นจริง ตามบริบทโครงการ 
 
Exam 2 : ท่านเป็น Project Manager ในโครงการขนาดใหญ่ มูลค่า 100 ล้านบาท และมีทีมงานที่เกี่ยวข้อง ถึง 42 คน ใน 3 ประเทศ และมี Work Package ในโครงการถึง 2,450 Work Package  โครงการนี้ แบ่งการทำงานออกเป็น 3 เฟส และเกี่ยวข้องกับ Stakeholder ถึง 542 คน และเมื่อเริ่มขั้นตอนการประเมินความเสี่ยง ท่านพบว่า โครงการนี้ มีความเสี่ยง 243 ความเสี่ยง และมีความเสี่ยงสำคัญ 3 ความเสี่ยง  ถามว่า  ถามว่าขั้นตอนใดของการบริหารโครงการที่น่าจะมีปัญหาและควรกลับไปทบทวนใหม่อีกครั้ง (What part of this project management plan needs to be revisited ?)

1. The communications management plan   
2. Perform Qualitative Analysis       
3. The staffing management plan
4. The Identify Risks process

คำตอบคือ ข้อ B.  โจทย์ข้อนี้ รายละเอียดเหตุการณ์จำลอง คล้ายโจทย์ข้อแรก แต่เราจะพบว่า เมื่อเริ่มขั้นตอนการประเมินความเสี่ยงนั้น ความเสี่ยงสำคัญ หรือความเสี่ยงสูง ซึ่งมักจะแสดงออกด้วยสีแดงนั้น มีเพียง 3 ความเสี่ยงเท่านั้น ซึ่งไม่น่าจะเป็นไปได้สำหรับโครงการขนาดใหญ่ ดังนั้น สิ่งที่ Project Manager ต้องกลับไปทบทวนใหม่ ก็คือ การกลับไปทบทวนการวิเคราะห์ประเมินความเสี่ยง ในระดับเชิงคุณภาพ (Perform Qualitative Analysis)  ขั้นตอนนี้ จะเน้นการประเมินความเสี่ยง จากระดับโอกาสเกิด และ ผลกระทบ เพื่อจัดลำดับความเสี่ยงเป็น ความเสี่ยง ต่ำ กลาง สูง (เขียว เหลือง แดง)  ซึ่งเป็นไปได้ว่า การประเมินดังกล่าว จะประเมินไม่สอดคล้องกับความเป็นจริงในบริบทของโครงการ จึงทำให้ แทบจะไม่มีความเสี่ยงสูงเลยในโครงการ
 
Exam 3 : ท่านเป็น Project Manager ของโครงการหนึ่ง ในระหว่างช่วง Executing ในโครงการ ท่านพบว่า มีความเสี่ยงประการหนึ่งที่อาจจะเกิดขึ้นกับโครงการของท่านได้ และความเสี่ยงนี้ ไม่ถูกกำหนดแผนรองรับไว้ ท่านมีความกังวลว่า หากความเสี่ยงนี้เกิดขึ้น จะทำให้โครงการท่านมีปัญหา สิ่งแรกที่ท่านควรทำคือข้อใด

1. Hold a risk reassessment and plan a workaround.
2. Inform management and communicate the new risk to the team.  
3. Communicate the planned response to the stakeholders.  
4. Use some of the reserves to accommodate the risk.

คำตอบคือข้อ A  สิ่งที่ Project Manager ต้องทำเป็นลำดับแรก เมื่อพบความเสี่ยงใหม่ระหว่างดำเนินโครงการคือ ทำการประเมินความเสี่ยงเพื่อให้รู้ระดับความเสี่ยง และเตรียมแผนรองรับ แต่หากยังไม่สามารถเตรียมแผนรองรับในระยะยาวได้ ก็ให้เตรียมแผนแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าไปก่อน (Workaround) ในตัวเลือกทั้ง 4 ข้อ เป็นสิ่งที่ทำได้หมด แต่สิ่งที่ควรทำเป็นลำดับแรก ก่อนจะไปแจ้ง Senior Management หรือสื่อสารแผนตอบโต้ความเสี่ยงให้ Stakeholders ทราบนั้น  Project Manager ต้องประเมินระดับความเสี่ยง และกำหนดแผนรองรับ ให้เรียบร้อยก่อนเป็นลำดับแรก

                                                                                             ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ PMP