จากกระแสการบริหารโครงการ แบบ Agile ที่มาแรงและเป็นที่นิยมในช่วงหลายปีที่ผ่านมา หลายองค์กรพยายามนำวิธีการบริหารโครงการแบบ Agile มาปรับใช้กับโครงการของตนเอง ด้วยความคาดหวังว่า โครงการจะส่งมอบงานได้ตรงใจลูกค้ามากขึ้น ปรับตัวรองรับการเปลี่ยนแปลงได้เร็วขึ้น และส่งมอบงานได้เร็วขึ้น แต่การนำ วิธีการบริหารโครงการแบบ Agile นั้น อาจจะไม่ได้เหมาะกับทุกองค์กร และยังคงต้องการ การปรับตัวอย่างมากมาย เพื่อเข้าสู่การทำงานแบบ Agile  ในบทความนี้ ผู้เขียนจะขอแบ่งปันประสบการณ์ อุปสรรคที่พบ จากการนำ Agile ไปใช้ เพื่อเป็นแนวทางป้องกัน และแก้ไข สำหรับองค์กรที่จะประยุกต์ใช้วิธีการทำงานแบบ Agile

1. ความเข้าใจผิดว่า การบริหารโครงการแบบ Waterfall ต้องมีการวางแผนอย่างละเอียดตั้งแต่ต้นโครงการ และเข้มงวดกับการทำงานตามแผน แต่การบริหารโครงการแบบ Agile นั้น ไม่ต้องวางแผนให้ชัดเจน และเปลี่ยนแผนได้เรื่อยๆ  ในความเป็นจริงนั้น การวางแผนงานแบบ Agile จะเน้นเรื่องการจัดลำดับความสำคัญของงาน และแบ่งการส่งมอบงานเป็นรอบๆ เรียกว่า Iteration หรือในกรณีของ Scrum ซึ่งเป็นรูปแบบหนึ่งของ Agile เรียกว่า Sprint และให้ความสำคัญกับการวางแผนให้ชัดเจน กับงานใน Sprint แรกๆ ส่วนงานใน Sprint หลังๆ ก็จะวางแผนอย่างกว้างๆ และจะลงรายละเอียดให้ชัดเจนในภายหลังเมื่อมีข้อมูลเพิ่มขึ้น ทุกครั้งที่จบงานแต่ละ Sprint จะนำความรู้และประสบการณ์ที่ได้รับมาปรับปรุงแผนใน Sprint ถัดๆไป ให้สะท้อนสภาพจริงของโครงการมากที่สุด ดังนั้น หากจะกล่าวว่า การทำงานแบบ Agile นั้น ไม่ต้องวางแผนเลยเพราะแผนเปลี่ยนตลอด ก็คงจะไม่ถูกนัก ตรงกันข้าม การทำงานแบบ Agile จำเป็นต้องวางแผน และติดตามสภาพความเป็นจริงของโครงการตลอดเวลา และปรับแผนด้วยความรวดเร็วให้สอดรับกับสภาพของโครงการ ซึ่งถือเป็นการวางแผนที่จำเป็นต้องใช้เวลาและความเอาใจใส่มากกว่าการบริหารแบบ Waterfall ด้วยซ้ำ

2. การบริหารโครงการแบบ Agile จำเป็นต้องให้ทีมงาน ทั้งในฝ่ายเทคนิคและฝ่ายธุรกิจ เข้ามามีส่วนร่วมทำงานและผลักดันโครงการร่วมกันอย่างมาก โดยฝ่ายธุรกิจก็จำเป็นต้องเข้ามามีส่วนร่วมในการออกแบบ ตรวจสอบ และให้ความเห็นงานด้านเทคนิค และในทางกลับกัน ฝ่ายเทคนิคก็จำเป็นต้องทำความเข้าใจ ความต้องการ และความคาดหวังของฝ่ายธุรกิจ เพื่อจะได้ร่วมกันสร้างงานที่ตรงใจลูกค้า และอุปสรรคสำคัญประการหนึ่ง มักจะเกิดในองค์กรที่มีวัฒนธรรมการทำงาน แบบ Silo-Based หรือ ต่างคนต่างทำหน้าที่ของตนเอง และจะติดต่อประสานงานกันตามกระบวนการที่กำหนดเท่านั้น รวมไปถึงมองเป้าหมายโครงการในคนละมุมมองกัน หรือมีเวลาที่จะสื่อสารกันน้อยเนื่องจากต่างก็มีงานประจำที่ต้องดูแล ทำให้ไม่สามารถทุ่มเทกำลังมาช่วยกันทำงานในโครงการได้ จึงมุ่งเน้นเพียงทำงานในบทบาทหน้าที่ของตนเองให้ดีที่สุด แต่ขาดการมองเป้าหมายรวมของโครงการ

3. ข้อกำหนดต่าง ๆ ของโครงการ หรือรูปแบบสัญญาในโครงการ กำหนดให้ส่งงานตามวิธีการของ Waterfall ทำให้ทีมงานโครงการไม่สามารถประยุกต์ใช้ Agile ได้อย่างเต็มรูปแบบ เนื่องจากไม่สอดคล้องกับข้อกำหนดหรือสัญญาที่ตกลงไว้กับลูกค้า อุปสรรคดังกล่าวมักจะเกิดกับหน่วยงานภาครัฐที่มักกำหนดในสัญญาให้ส่งงาน ตามเฟสงาน แบบ Waterfall และมีการกำหนดบทปรับหากผิดสัญญา ทำให้ทีมงานจำเป็นต้องบริหารโครงการและส่งมอบงานแบบ Waterfall เนื่องจากหากมีการทำงานและส่งมอบงานแบบ Agile ก็จะไม่สอดคล้องกับงวดงานตามสัญญา

4. การบริหารโครงการแบบ Agile ไม่เพียงแค่เปลี่ยนวิธีการทำงานในโครงการ แต่ยังต้องเปลี่ยนวัฒนธรรมการทำงาน ซึ่งการทำงานแบบ Agile นั้น คาดหวังให้ทีมงานมีความรับผิดชอบและบริหารจัดการตนเองได้ โดยไม่ต้องรอคำสั่ง หรือการติดตามงานจากผู้อื่น ดังจะเห็นได้จากการกำหนดให้มีการประชุมแบบสั้นๆ ทุกวัน เพื่อแลกเปลี่ยนและรายงานความก้าวหน้าของงานที่เรียกว่า Daily Standup Meeting หรือในกรณี Scrum เรียกว่า Daily Scrum  ในการทำงานจริง หากทีมงานขาดความรับผิดชอบและไม่สามารถบริหารจัดการตนเองได้ การประชุม Daily Standup ก็จะไม่มีเรื่องที่จะมารายงาน และก่อให้เกิดความเครียด ความกดดันและความเบื่อหน่าย เนื่องจากการประชุมดังกล่าวเกิดขึ้นทุกวัน

5. จากที่อธิบายข้างต้น จะเห็นว่า การนำ Agile มาใช้ในองค์กร จะต้องเน้นเรื่องการปรับวิธีในการวางแผนโครงการ ปรับวิธีการทำงานให้มีเป้าหมายเดียวกัน ทำลายวิธีการทำงานแบบ Silo-Based และ สร้างวัฒนธรรมให้ทีมงาน สามารถบริหารจัดการตนเองได้ ซึ่งต้องอาศัยการปรับวัฒนธรรมองค์กรเป็นหลัก แต่อุปสรรคประการสำคัญประการหนึ่ง คือ ความเข้าใจของผู้บริหารที่ต้องการจะนำ Agile มาใช้ในองค์กร โดยใช้วิธีสั่งการ กำหนดให้ทำ หรือตั้ง KPI ให้ทีมงาน ต้องนำ วิธีการของ Agile มาใช้ให้ได้ภายใน 3-6 เดือน โดยที่ยังไม่ได้มีการปรับวิธีคิดหรือวัฒนธรรมองค์กรให้พร้อม ซึ่งจะส่งผลให้ การทำงานแบบ Agile ในองค์กร จะเป็นได้เพียงการทำงานตามกระบวนการที่กำหนด แต่ไม่สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของโครงการได้จริงตามที่คาดหวังไว้

จากอุปสรรคทั้ง 5 ข้อดังกล่าวข้างต้น เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นกับหลายๆองค์กร ซึ่งในบทความหน้า ผู้เขียนจะมาเล่าให้ฟังถึงวิธีการ แบบ Step-By-Step ในการประยุกต์ใช้การบริหารโครงการ แบบ Agile สำหรับองค์กรที่เพิ่งเริ่มต้น

อาจารย์ อรินทรา ปัญญายุทธการ
Project Management Professional (PMP)
Microsoft Certified Technical Specialist (MS Project) (MCTS)
PMI-Agile Certified Practitioner (PMI-ACP)
Certified ScrumMaster (CSM)
Certified Scrum Product Owner (CSPO)
Large-Scale Scrum Practitioner (LeSS)
Certified Software Quality Analyst (CSQA)
Certified Software Tester (CSTE)
Certified Software Project Manager (CSPM)