แนวทางการสร้าง competency เพื่อการเป็นผู้จัดการโครงการมืออาชีพ
ตอนที่ 2 :  Corrective and Preventive Actions 

           Competency ที่สำคัญอีกประการหนึ่งของ Professional Project Manager หรือผู้จัดการโครงการมืออาชีพ คือการพัฒนาและปรับปรุงงานของตนเองอยู่เสมอ   อ้างอิงถึงกระบวนการสำคัญตาม Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) จะพบว่า PMBOK มุ่งเน้นให้ผู้จัดการโครงการมืออาชีพ มีความสามารถในการใช้เครื่องมือวัดผลการปฏิบัติงานในโครงการของตนเอง เทียบกับแผนงานที่กำหนดไว้ และเมื่อผลการปฏิบัติงานไม่เป็นไปตามแผนงาน เช่น กิจกรรมล่าช้ากว่ากำหนด  ต้นทุนของโครงการเพิ่มขึ้น ขอบเขตของโครงการไม่ชัดเจนและมีแนวโน้มจะขยายออกไปอย่างไม่สิ้นสุด  ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการไม่ให้ความร่วมมือในการดำเนินโครงการ  สิ่งส่งมอบไม่ได้ตามคุณภาพที่กำหนด หรือทีมงานไม่สามารถปฏิบัติงานได้ตามบทบาทหน้าที่ เป็นต้น   สิ่งที่ผู้จัดการโครงการ ต้องดำเนินการ คือการเข้าสู่กระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลง  หรือ Integrated Change Control Process โดยการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว มีจุดประสงค์หลักเพื่อทำการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในโครงการ ให้สามารถแก้ไขหรือป้องกันปัญหาที่พบได้ กิจกรรมที่ PMBOK มุ่งเน้นให้ปฏิบัติ เป็นกิจกรรมที่เรียกว่า Corrective / Preventive Action  โดยทั้ง 2 กิจกรรมมีความแตกต่างกันดังนี้

         Corrective Action จะเน้นที่การแก้ไขปัญหา โดยมองจากผลกระทบปัจจุบันเป็นหลัก  มุ่งเน้นเรื่องการแก้ไขเพื่อให้งานสามารถดำเนินไปได้โดยปกติ แต่มิได้มุ่งเน้นในการค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาเพื่อการป้องกันในอนาคต การ Corrective Action มีข้อดีคือสามารถดำเนินการแก้ไขได้รวดเร็ว ไม่ซับซ้อน และไม่ต้องเสียเวลาในการวิเคราะห์หาสาเหตุ แต่มีข้อเสียคือ ไม่สามารถทำให้มั่นใจว่า ปัญหาจะไม่กลับมาเกิดซ้ำอีก ผู้จัดการโครงการที่มีความสามารถในการแก้ปัญหาในแบบ Corrective Action ได้ดีจะสามารถจัดการปัญหาเฉพาะหน้าได้ดี เหมาะสำหรับเป็นแนวทางการแก้ไขปัญหาในระยะสั้น แต่สิ่งที่ควรฝึกฝนเพิ่มเติมคือการจัดการปัญหาในแบบ Preventive Action 

           Preventive Action เป็นการแก้ไขปัญหาที่สาเหตุ โดยมีจุดประสงค์มุ่งเน้นในการป้องกันไม่ให้ปัญหาเกิดขึ้นอีกในอนาคต เป็นวิธีการแก้ไขปัญหาที่ไม่เหมาะกับปัญหาที่ต้องการการแก้ไขอย่างเร่งด่วน เนื่องจากต้องเสียเวลาในการ เก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อวิเคราะห์ถึงสาเหตุของปัญหา (Root Cause Analysis) และเสียเวลามากในการกำหนดวิธีป้องกันแก้ไขในระดับสาเหตุ แต่ข้อดีของวิธีดังกล่าว เป็นการแก้ไขปัญหาอย่างถาวร  โดยผู้จัดการโครงการสามารถจะมั่นใจได้ว่า ปัญหาดังกล่าวจะไม่เกิดขึ้นอีกในอนาคต   เหมาะสำหรับเป็นแนวทางการแก้ไขปัญหาในระยะยาว

           Professional Project Manager หรือผู้จัดการโครงการมืออาชีพ จำเป็นต้องมีทักษะในการจัดการปัญหา ทั้งในแบบ Corrective และ Preventive Action และผู้จัดการโครงการที่ฉลาด จะมุ่งเน้นการสร้างทักษะการคิดปรับปรุงงานทั้งในแบบ Corrective และ Preventive Action ให้สมาชิกในโครงการทุกคน เพื่อให้มั่นใจว่า ปัญหาในโครงการจะถูกแก้ไขอย่างทันเวลา และถูกนำมาวิเคราะห์หาสาเหตุเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นอีกในอนาคต ส่งผลให้โครงการมีโอกาสประสบความสำเร็จสูงขึ้น  แต่ในการปฏิบัติงานจริงทีมงานหรือแม้แต่ตัวผู้จัดการโครงการเอง มักจะเน้นการแก้ปัญหาในแบบ Corrective Action เนื่องจากเงื่อนไขด้านปริมาณงานที่มาก และกำหนดเวลาในการทำงานที่เร่งรีบ จนไม่มีเวลาในการคิดวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหา ส่งผลให้ปัญหาเกิดขึ้นซ้ำอีก และส่งผลต่อเนื่องให้โครงการต้องสูญเสียกำลังคนและทรัพยากรไปแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำอีก  ปัญหาดังกล่าวจึงส่งผลต่อกันเป็นวงจรและเกิดขึ้นซ้ำบ่อยครั้งจนกลายเป็นปัญหาใหญ่ของโครงการ หากผู้จัดการโครงการมืออาชีพ ต้องการตัดวงจรดังกล่าว จำเป็นต้องกำหนดให้มีกิจกรรมในการสาเหตุ หรือ Root Cause ของปัญหาทุกครั้งที่เกิดปัญหาขึ้น และทุกครั้งที่ต้องเข้าสู่กระบวนการ Integrated Change Control เพื่อให้มั่นใจว่า กิจกรรมที่ต้องดำเนินการ ในกระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลงนั้น ได้แก้ไขปัญหาในระดับรากของมันอย่างแท้จริง



                                                                    ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)