มาทำความรู้จักกับ project sponsor กันเถอะ

Project Sponsor, Project Management Training, Knowledger, PMP         ความจริงข้อหนึ่งที่คนทั่วโลกยอมรับและเห็นตรงกันคือ บุคคลที่มีความสำคัญมากในโครงการคือ project manager และหลักสูตรฝึกอบรมต่างๆทั่วโลก ก็ให้ความสำคัญกับการอบรมและพัฒนาความรู้และทักษะของ project manager รวมถึงมีการวางมาตรฐานองค์ความรู้ที่จำเป็นสำหรับผู้ที่จะทำงานเป็น project manager และใบรับรอง การเป็นผู้จัดการโครงการมืออาชีพ (PMP Certified) ก็ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายในธุรกิจหลายสาขาอาชีพในปัจจุบัน และในทางตรงกันข้าม สาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล้มเหลว นั่นคือ โครงการไม่ได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงในองค์กร  แต่ยังมีความจริงอีกข้อหนึ่งที่เป็นปัจจัยความสำเร็จของโครงการ ไม่แพ้ทักษะของ project manager นั่นคือ การมี project sponsor ที่ความเข้าใจในโครงการและสนับสนุนโครงการอย่างต่อเนื่องจนโครงการประสบความสำเร็จ  project sponsor เป็นบุคคลที่มีความสำคัญต่อโครงการไม่น้อยไปกว่า project manager และทั้ง 2 คน ต้องทำงานร่วมกันในโครงการโดยสนับสนุนซึ่งกันและกัน จึงจะทำให้โครงการประสบความสำเร็จ โดยทั่วไป project sponsor มักจะมีสถานะและตำแหน่งการบังคับบัญชาในเชิงองค์กร ที่สูงกว่า project manager แต่จะมีบทบาทหน้าที่รับผิดชอบในโครงการ น้อยกว่า project manager โดยความสัมพันธ์ระหว่าง project sponsor และ project manager นั้นมีได้หลายรูปแบบ เช่น เป็นเจ้านายกับลูกน้องกัน ตามสายการบังคับบัญชาขององค์กร เป็นลูกค้ากับผู้รับจ้างดำเนินโครงการ ตามสัญญาจ้าง หรือเป็นผู้บริหารระดับสูงกับผู้จัดการโครงการ ที่อยู่ในองค์กรเดียวกันแต่ไม่ได้อยู่ในสายงานเดียวกัน  ความหมายและบทบาทหน้าที่ของ project sponsor ที่ระบุไว้ใน Project Management Body of Knowledge (PMBOK) เป็นดังนี้
   Project sponsor คือบุคคลหรือกลุ่มบุคคล ที่มีอำนาจในการอนุมัติ ทรัพยากรในการดำเนินโครงการ และมีหน้าที่สนับสนุนโครงการให้ประสบความสำเร็จจนสามารถส่งมอบประโยชน์ให้องค์กร   project sponsor อาจจะเป็นบุคคลที่อยู่ในองค์กรเดียวกัน หรือต่างองค์กรกันกับ project manager ก็ได้ และต้องสนับสนุนโครงการตั้งแต่ช่วงเริ่มต้นจนถึงช่วงจบโครงการ เพื่อให้สามารถส่งมอบ outcome และ benefit ต่อองค์กร โดยในช่วงที่โครงการยังไม่ได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการ project sponsor ต้องเป็นผู้มีบทบาทนำ ในการสื่อสารให้ผู้บริหารระดับสูงในองค์กร รับทราบถึงความจำเป็นที่ต้องมีการจัดตั้งโครงการขึ้น เพื่อสร้างประโยชน์ให้องค์กร และเป็นผู้อนุมัติ project charter และแต่งตั้ง project manager เมื่อโครงการได้รับการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว รวมถึงในระหว่างการดำเนินโครงการนั้น project sponsor เป็นบุคคลที่ทำหน้าที่ สนับสนุนโครงการ ในรูปแบบต่างๆ เช่น ให้การตัดสินใจที่สำคัญในกรณีที่เหนือการควบคุมของ project manager  พิจารณาการเปลี่ยนแปลงที่มีความสำคัญต่อโครงการ  ประเมินผลการปฏิบัติงานของโครงการในมุมมองของ ผู้บริหารระดับสูงในองค์กรเมื่อมีการจบ phase ของโครงการ  ให้ทิศทางในการตัดสินใจที่สำคัญต่างๆที่มีความเสี่ยงสูงในโครงการ (go/no-go decisions) และบริหารจัดการให้มั่นใจว่าโครงการจะสามารถส่งมอบ outcome และ benefit ที่คาดหวังเอาไว้ ต่อองค์กรได้เมื่อจบโครงการ
    ดังนั้นอาจกล่าวได้ว่า project sponsor ทำหน้าที่เป็นจุดเชื่อมโยงระหว่าง project manager กับ Senior management ขององค์กร และทักษะที่สำคัญสำหรับบุคคลที่ทำหน้าที่เป็น project sponsor นั้น มีผลอย่างมากต่อความสำเร็จของโครงการ ในมุมมองของผู้บริหารระดับสูงในองค์กร project sponsor ที่ดี ต้องมีทักษะที่สำคัญหลายประการ เช่น เข้าใจปัญหาขององค์กรและสิ่งที่องค์กรคาดหวังจากผลของการดำเนินโครงการ  เป็นนักการฑูตที่ยอดเยี่ยมในการสื่อสารและขอการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงในองค์กร  เป็นผู้สนับสนุนและ coach ที่ดีให้กับ project manager  เป็น decision maker ในกรณีที่ต้องตัดสินใจเรื่องสำคัญและมีความเสี่ยงสูงในโครงการ เป็นผู้สนับสนุนที่ดีของโครงการและช่วยกำจัดอุปสรรคและปัญหาต่างๆ ที่เหนือการควบคุมของ project manager  เป็นผู้บริหารที่ดีขององค์กรในการนำสิ่งที่โครงการส่งมอบมอบพัฒนาให้เกิดประโยชน์กับองค์กร อย่างคุ้มค่าและวัดผลได้
          

                                                          ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)