Accidental Project Manager คืออะไร

จากบทความก่อนหน้านี้ ผมได้อธิบายถึงความสำคัญของ Project Management ต่อการพัฒนาองค์กรไปแล้ว ซึ่งก็พอจะสรุปได้ว่า ในทุกๆธุรกิจ จะต้องมีงานโครงการให้ทำเสมอ และจำนวนงานที่เป็นลักษณะโครงการ ก็จะมากขึ้นเรื่อยๆ ในทุกๆปี ด้วยเหตุนี้ จึงส่งผลต่อเนื่อง ให้พนักงานในองค์กร ต้องมารับบทบาทหน้าที่ เป็น Project Manager หรือผู้จัดการโครงการไปโดยปริยาย ไม่ว่าจะเต็มใจหรือไม่เต็มใจ และไม่ว่าจะมีความพร้อมหรือไม่ ก็ตาม เราเรียก Project Manager ที่ตกอยู่ในสภาวะนี้ว่า “Accidental Project Manager” ซึ่งโดยทั่วไป ก็มักจะเป็นพนักงาน ที่มีความรู้ความสามารถ ด้านเทคนิค เป็นเลิศ แต่มักจะไม่มีประสบการณ์ ในการบริหารโครงการมาก่อน  พวกเขาไม่รู้วิธีการ กำหนดขอบเขตงานให้ชัดเจน    ไม่รู้วิธีการวางแผนงานโครงการ   ไม่รู้วิธีบริหารทีมงาน  ไม่รู้วิธีบริหารความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้มีอำนาจต่างๆ   ไม่รู้วิธีการติดตามและนำเสนอสถานะโครงการ  ไม่รู้วิธีการจัดการความเสี่ยงในโครงการ  ไม่รู้วิธีการสื่อสารและเจรจาต่อรอง  รวมถึง อาจจะไม่รู้ว่าอะไรคือประโยชน์ที่องค์กรคาดหวัง และมักจะมีความเครียดสูง ในการพยายามจะบริหารจัดการโครงการ ให้ได้ตามที่องค์กรมอบหมาย เหตุการณ์เช่นนี้ เกิดขึ้นบ่อยครั้ง และมีความรุนแรงมากขึ้น โดยเฉพาะในองค์กรที่มีการเติบโตในเรื่อง วิสัยทัศน์ และเป้าหมายทางยุทธศาสตร์ อย่างก้าวกระโดด แต่ขาดการเตรียมความพร้อมให้พนักงาน ในเรื่องความรู้และทักษะ ด้านการบริหารโครงการ ในบทความนี้ จะขออธิบาย จากประสบการณ์ของผม ที่ได้มีโอกาสไปบรรยาย และเป็นที่ปรึกษาด้านการบริหารโครงการ มาหลายองค์กร และพอจะสรุปลักษณะของ Accidental Project Manager ออกมาได้ 4 ประการ ดังนี้

1.    Accidental Project Manager มักจะเป็นคนที่มีความรู้ความสามารถ และประสบการณ์ด้านเทคนิค เป็นเลิศ เช่น ทำงานในตำแหน่ง Engineer , Programmer , Researcher เป็นต้น ซึ่งถือเป็นข้อดี ต่อโครงการ เนื่องจาก เขาจะรู้รายละเอียดงานในโครงการดีเยี่ยม และนี่ก็เป็นเหตุผลสำคัญ ที่เขาถูกเลือกให้มาทำหน้าที่ Project Manager หรือ ผู้บริหารโครงการ แต่ในความโชคดี ยังมีความโชคร้ายแฝงอยู่ เพราะว่า การบริหารโครงการนั้น จำเป็นอย่างยิ่ง ที่จะต้องบริหารทีมงาน  บริหารความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือผู้มีอำนาจ   บริหารการสื่อสารในโครงการ  และสร้างการมีส่วนร่วม  เจรจาต่อรอง  นำเสนองาน รวมถึง บริหารความขัดแย้ง  ซึ่งล้วนแล้วแต่เป็นทักษะ ที่ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิค ไม่ได้ถูกฝึกฝนหรือเตรียมความพร้อมมาก่อนที่จะมาทำหน้าที่ Project Manager และมักจะสร้างความเครียดในการทำงาน ให้ Accidental Project Manager เสมอ

2.    Accidental Project Manager มักจะเข้าใจ รายละเอียดชิ้นงาน ที่เป็น สิ่งส่งมอบ (Output) ของโครงการเป็นอย่างดี แต่มักจะไม่เข้าใจว่า สิ่งส่งมอบของโครงการนั้น มันจะไปสร้างประโยชน์อะไรให้กับองค์กร และมันช่วยส่งเสริมเป้าหมายหลักขององค์กรได้อย่างไร หรือกล่าวอีกนัยหนึ่ง เขาไม่เข้าใจว่า Output ของโครงการ จะช่วยส่งเสริม และสอดคล้องกับเป้าหมายทางยุทธศาสตร์ขององค์กรอย่างไร เขารู้แค่เพียงว่า เขาต้องส่งมอบงานให้ได้ ตาม Output ที่เป็นเป้าหมายของโครงการ ส่วนประโยชน์ที่เกิดขึ้นกับองค์กร เขาคิดว่ามันเป็นเรื่องความรับผิดชอบ ของผู้บริหารองค์กร 

3.    Accidental Project Manager มักจะมีงานประจำ ที่ต้องทำในองค์กรอยู่แล้ว และถูกมอบหมายภารกิจพิเศษ ให้มารับหน้าที่ บริหารโครงการ เขาอาจจะไม่ได้ให้ความสำคัญกับงานโครงการมากนัก และหลายครั้ง เราจะพบว่า องค์กร ไม่ได้กำหนดเอาผลสำเร็จของงานโครงการ ไปเป็นส่วนหนึ่งของการประเมินผลสิ้นปีของเขา ส่งผลให้เขา ขาดแรงจูงใจในการพยายามจะบริหารโครงการให้สำเร็จ

4.    Accidental Project Manager ส่วนใหญ่ ไม่เคยถูกเตรียมความพร้อม ฝึกฝน หรืออบรมความรู้ และทักษะด้านการบริหารโครงการมาก่อน ด้วยสาเหตุหลายประการ เช่น องค์กรขาดความตระหนักในการพัฒนาบุคลากร ก่อนจะให้เขาปฏิบัติงาน ในภารกิจที่เขาไม่เชี่ยวชาญ หรือบางครั้ง เราจะพบว่า องค์กรมีแนวคิดว่า ทักษะด้านการบริหารโครงการนั้น สามารถเกิดขึ้นเองได้ จากการส่งพนักงานไปลองทำงานจริงๆ ลองให้ไปบริหารโครงการจริงๆ เพื่อเรียนรู้  แนวคิดแบบนี้ ก็ไม่ต่างอะไร จากการจับเด็กโยนลงน้ำ เพื่อหวังให้เด็กเรียนรู้วิธีการว่ายน้ำด้วยตัวเอง แน่นอนจะมีเด็กบางคน สามารถเรียนรู้ และรอดชีวิตได้ แต่เด็กส่วนใหญ่ น่าจะล้มเหลวจากการสอนงานด้วยวิธีแบบนี้ และก็ส่งผลมาสู่ความล้มเหลวของโครงการ และส่งผลต่อเนื่องมาสู่ความล้มเหลวของเป้าหมายองค์กร รวมถึงสร้างบาดแผล และประสบการณ์ที่ไม่ดี ในการบริหารโครงการ ให้กับคนทำงานอีกด้วย

Accidental Project Manager ไม่ใช่เรื่องใหม่ที่พึ่งจะเกิดขึ้นในองค์กร  ผมเองก่อนจะมาเป็นอาจารย์ เป็นที่ปรึกษา และเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารโครงการ ก็เคยทำงานในบทบาทผู้เชี่ยวชาญทางเทคนิคมาก่อน และเคยเป็น Accidental Project Manager มาก่อน และเข้าใจดีถึงความเครียดของคนที่ตกในสภาวะ Accidental Project Manager รวมถึงเข้าใจดี ถึงข้อจำกัดขององค์กร ที่ต้องเร่งเติบโต ต้องแข่งขัน ต้องทำงานโครงการต่างๆ ทั้งๆที่ คนในองค์กร ยังขาดความพร้อม ในบทความถัดไป เราจะมากล่าวถึง ทางแก้ไข ของปัญหาข้างต้น ทั้งในมุมมองของพนักงาน และในมุมมองขององค์กร  ว่าเรามีทางเลือกอย่างไรบ้าง และเราจะเปลี่ยน Accidental Project Manager ให้เป็น Professional Project Manager ได้อย่างไร 


บทความโดย  อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)
Knowledger Co.,ltd.
www.knowledgertraining.com