ความแตกต่างระหว่าง Quality Control กับ Scope Validation ในการบริหารโครงการ
จากบทความเรื่องสาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน ซึ่งได้เขียนมาหลายตอนแล้ว จะพบว่าปัญหาเรื่องคุณภาพของสิ่งส่งมอบในโครงการเป็นเรื่องสำคัญที่มักจะทำให้โครงการเกิดการล่าช้าขึ้น เนื่องจากปัญหาเรื่องคุณภาพงานจะทำให้เกิดงานเพิ่มในโครงการ เนื่องจากต้องไปแก้ไขปัญหาคุณภาพ และส่งผลให้โครงการล่าช้า ในบทความนี้ผมจะขอนำกิจกรรมที่มักจะถูกใช้ในการควบคุมคุณภาพของโครงการ มาอธิบายลงในรายละเอียด นั่นคือ การนำผลงาน หรือสิ่งส่งมอบในโครงการมาทำการตรวจสอบก่อนส่งถึงมือลูกค้า ซึ่งในการบริหารโครงการนั้นทีมงานมักจะมีความสับสนในกิจกรรมการตรวจสอบงาน เนื่องจากการตรวจสอบงานในโครงการสามารถแบ่งหลักๆ ได้ 2 ประเภทหลักๆ คือการตรวจสอบเพื่อทำ Quality Control และการตรวจสอบเพื่อทำการ Validate Scope ทั้งนี้จะขออ้างอิงคำนิยาม และความหมายของ ทั้ง Quality Control และ Validate Scope ตามหนังสือ Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) ของสถาบัน PMI หรือ Project Management Institute ดังนี้นะครับ
Quality Control คือ
Monitor and record results of executing the quality activities to assess performance and ensure the project outputs are complete
Validate Scope คือ
Formalize acceptance of the completed project deliverables
อธิบายลงรายละเอียดถึงความแตกต่างของการตรวจสอบ ทั้ง 2 ประเภทนี้ กล่าวคือ Quality Control เป็นการตรวจสิ่งส่งมอบของโครงการ เพื่อหาจุดผิดพลาดของงาน (Defect) เพื่อนำไปแก้ไขปรับปรุง และมักจะเน้นเรื่องการทำงานของสิ่งส่งมอบในโครงการให้ถูกต้องตามข้อกำหนดความต้องการด้านคุณภาพ และเน้นเรื่องการทดสอบว่าสินค้า หรือสิ่งส่งมอบนั้นๆ สามารถทำงานได้อย่างถูกต้อง ทนทาน รองรับการทำงานได้ภายใต้เงื่อนไขข้อจำกัดต่างๆ ส่วน Validate Scope นั้น เป็นการตรวจสอบสินค้า หรือสิ่งส่งมอบในโครงการ เพื่อยืนยันว่าสินค้าหรือสิ่งส่งมอบนั้นๆ สามารถนำไปใช้งานได้จริงตรงตามความคาดหวังของผู้ใช้งาน และที่สำคัญจะต้องผ่านการทดสอบ Quality Control มาเรียบร้อยแล้ว สินค้าที่ผ่านการตรวจสอบในระดับ Quality Control อาจจะไม่ผ่านการตรวจสอบในระดับ Validate Scope ก็เป็นไปได้ เนื่องจากอาจจะเป็นสินค้าที่คุณภาพดี ทำงานได้ถูกต้องตามข้อกำหนดด้านคุณภาพ แต่ขาดฟังก์ชั่นบางประการไป ทำให้การใช้งานไม่สะดวก หรือไม่ครบถ้วน โดยทั่วไปหน้าที่ในการตรวจสอบในระดับ Quality Control จะเป็นหน้าที่ของทีมงานในโครงการ ซึ่งต้องทำการตรวจสอบ และแก้ไขข้อผิดพลาดให้หมดก่อนที่จะนำส่งให้ลูกค้า ส่วนหน้าที่ในการ Validate Scope จะเป็นหน้าที่ของลูกค้า ซึ่งควรจะทำหลังจากที่ทีมงานโครงการได้ทำการตรวจสอบ Quality Control และแก้ไขข้อผิดพลาดจนหมดเรียบร้อยแล้ว แต่ในโครงการที่มีความเร่งด่วนมักจะเกิดความสับสนในเรื่องการตรวจสอบ 2 ประเภทนี้เสมอ เช่น ทีมงานตัดสินใจไม่ทำการตรวจสอบ Quality Control ก่อนส่งงานให้ลูกค้า เพราะมีเวลาไม่เพียงพอจนบ่อยๆ ครั้งเกิดความเข้าใจผิดว่าลูกค้ามีหน้าที่ ตรวจสอบ Quality Control เอง จึงเป็นเหตุให้ทีมงานโครงการไม่ทำการตรวจสอบคุณภาพในระดับ Quality Control และส่งงานการตรวจสอบทั้งหมดให้ไปอยู่ในความรับผิดชอบของลูกค้า จนส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดขึ้นมากมาย และทำให้โครงการต้องเสียเวลากลับมาแก้ไขข้อผิดพลาดจนเกิดความล่าช้า
จากปัญหาดังกล่าวข้างต้น Project Manager หรือผู้จัดการโครงการต้องกำหนดให้มีการตรวจสอบงานโครงการ ทั้งในระดับ Quality Control และในระดับ Validate Scope และกำหนดผู้รับผิดชอบของทั้ง 2 งานนี้ ให้ชัดเจน รวมถึงต้องมีการตรวจสอบหลักฐานต่างๆ เพื่อยืนยันว่ามีการดำเนินการ ทั้ง 2 กิจกรรมนี้ อย่างละเอียด ซึ่งอาจจะต้องมีการกำหนดให้มี Quality Checklist หรือ รายละเอียดประเด็นการตรวจสอบให้ชัดเจนและครบถ้วน เพื่อให้มั่นใจว่าได้ตรวจสอบครบทุกประเด็นตามข้อกำหนดต่างๆ ของความต้องการในโครงการ
อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)