สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน (ตอนที่ 4)

        จากบทความเรื่อง สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน ในตอนที่ 1-3  ซึ่งผมได้อธิบายถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ โครงการประสบกับปัญหา เกิดงานเพิ่ม หรืองานงอก และผมได้วิเคราะห์เจาะลึกถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการมีงานเพิ่มหรืองานงอก และวิธีป้องกันครบถ้วนแล้ว ในบทความนี้ ผมจะขอกลับไปสู่สาเหตุหลักข้อที่ 2 ที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ เพราะทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ และผมจะวิเคราะห์ลงรายละเอียดเพิ่มเติมถึงสาเหตุของปัญหาดังกล่าวพร้อมแนะนำแนวทางการป้องกัน แต่ก่อนอื่นจะขอทบทวนสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า ดังนี้

ปัญหา :  โครงการล่าช้า
สาเหตุหลักประการที่ 1 :  เพราะมีงานเพิ่ม (งานงอก)
สาเหตุหลักประการที่ 2 :  เพราะทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้
สาเหตุหลักประการที่ 3 :  เพราะขาดการวางแผนงานโครงการ ทำให้ไม่ทราบสถานะจริงของโครงการ
สาเหตุหลักประการที่ 4 :  เพราะ โครงการขาดการติดตามสถานะความก้าวหน้าโครงการ ทำให้ไม่ทราบสถานะจริงของโครงการ 
สำหรับในบทความตอนที่ 4 นี้ เราจะมาวิเคราะห์เจาะลึกถึงสาเหตุหลักประการที่ 2 นั่นคือ เพราะทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ และดังที่ได้กล่าวไปแล้วในบทความก่อนหน้า  ผมนำวิธี 5 Why มาใช้ในการหา Root Cause ของปัญหาโครงการล่าช้า ดังนั้น ผมจึงนำปัญหาเรื่องทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ ซึ่งเป็นสาเหตุหลักของปัญหาโครงการล่าช้ามาทำการหาสาเหตุย่อยลงไปดังนี้

        เมื่อพิจารณาปัญหาเรื่องทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ ว่ามีสาเหตุมาจากเรื่องอะไรบ้าง ก็พอจะสรุปได้ 6 สาเหตุ ดังนี้

ปัญหา :  ทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้
สาเหตุหลักประการที่ 1 :  เพราะประเมินเวลาในการดำเนินการกิจกรรมในโครงการผิดพลาด
สาเหตุหลักประการที่ 2 :  เพราะขาดทรัพยากรที่ต้องใช้ในโครงการ
สาเหตุหลักประการที่ 3 :  เพราะทีมงานโครงการขาดทักษะที่จำเป็นในการทำงานในโครงการ
สาเหตุหลักประการที่ 4 :  เพราะมีการเปลี่ยนคนทำงานในโครงการ
สาเหตุหลักประการที่ 5 :  เพราะวางลำดับงานในโครงการผิดพลาด
สาเหตุหลักประการที่ 6 :  เพราะเครื่องมือที่ใช้ในการทำงานไม่มีประสิทธิภาพ
 
        สำหรับบทความในตอนที่ 4 นี้ ผมจะขอนำสาเหตุหลักประการที่ 1 ของปัญหาทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้มาทำการวิเคราะห์เจาะลึกหาสาเหตุต่อไป และแนะนำแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันและแก้ไข ดังนี้
       
        สาเหตุหลักประการที่ 1 ของปัญหา ทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ คือ เพราะประเมินเวลาในการทำกิจกรรมผิดพลาด หากจะวิเคราะห์ต่อไปถึงสาเหตุว่าเพราะเหตุใด Project Manager และทีมงาน จึงประเมินเวลาในการทำกิจกรรมผิดพลาด ก็พอจะสรุปเป็นสาเหตุระดับราก หรือ Root Cause ได้ 4 สาเหตุดังนี้
 
ปัญหา : Project Manager และทีมงาน ประเมินเวลาในการดำเนินการกิจกรรมในโครงการผิดพลาด

Root Cause #1   เพราะ ทีมงานขาดประสบการณ์ในการประเมินเวลาการทำงานในกิจกรรมของตนเอง
        การประเมินเวลาที่ต้องใช้ในแต่ละกิจกรรม เพื่อนำข้อมูลเวลาที่ต้องใช้ของแต่ละงานมาวางแผนตารางเวลาโครงการ เป็นส่วนสำคัญในการวางแผนเพื่อบริหารโครงการให้สามารถส่งมอบได้ตรงตามเวลาที่กำหนด แต่การประเมินเวลาที่ต้องใช้ในแต่ละกิจกรรมนั้น จำเป็นต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญซึ่งเคยมีประสบการณ์ในการทำงานนั้นๆ มาช่วยประเมินเพื่อให้ได้ข้อมูลที่แม่นยำ หาก Project Manager และทีมงานขาดประสบการณ์ ก็จะไม่สามารถคาดเดาได้ว่าต้องใช้เวลาเท่าไหร่ในแต่ละกิจกรรม และจะให้ข้อมูลที่ผิดพลาดจนส่งผลให้การวางแผนบริหารโครงการไม่ตั้งอยู่บนความเป็นจริงที่สามารถดำเนินการได้ และส่งผลต่อเนื่องให้ไม่สามารถบริหารโครงการให้ส่งมอบงานได้ตามกำหนดเวลา
 
Root Cause #2   เพราะ Work Breakdown Structure (WBS) ที่กำหนดกิจกรรมในโครงการ มีความละเอียดไม่เพียงพอทำให้ประเมินเวลาผิดพลาด
        ในขั้นตอนการจัดทำ WBS ของโครงการ จะต้องมีการแตกรายละเอียดของงาน (Decomposition) ซึ่งหากในขั้นตอนนี้ทีมงานแตกรายละเอียดของงานได้ไม่ละเอียดเพียงพอ จะทำให้กิจกรรมในโครงการมีรายละเอียดงานที่ต้องปฏิบัติไม่ครบถ้วน และส่งผลโดยตรงกับการประเมินเวลาที่ผิดพลาด เนื่องจากงานที่ต้องปฏิบัติจริงมีรายละเอียดที่ต้องดำเนินการมากกว่างานที่ถูกระบุอยู่ในแผนบริหารโครงการ
 
Root Cause #3   เพราะ โครงการขาดข้อมูลในอดีตที่เคยทำงานกิจกรรมดังกล่าว ทำให้ไม่มีตัวเลขอ้างอิงในการประเมินเวลาในการดำเนินการ
        โครงการที่ไม่เคยทำมาก่อนในอดีต หรือโครงการที่เป็นสิ่งใหม่ๆ เกี่ยวข้องกับการวิจัยสร้างนวัตกรรมต่างๆ มักจะประสบปัญหาในเรื่องการประเมินเวลาในการดำเนินการ เนื่องจากขาดข้อมูลในอดีตมาเป็นตัวเลขอ้างอิงในการประเมินเวลาในการดำเนินการ โครงการประเภทนี้มักจะมีความไม่แน่นอนสูง และมักจะต้องการ การทดลองเพื่อเรียนรู้ข้อผิดพลาดต่างๆ ก่อนจะสามารถประเมินเวลาการดำเนินการให้แม่นยำได้ การพึ่งพาผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ ให้มาช่วยให้คำปรึกษาหรือช่วยประเมินเวลาในการดำเนินการ จะส่งผลดีต่อการบริหารโครงการให้มีโอกาสส่งมอบได้ตามเวลาที่กำหนด
               
Root Cause #4   เพราะ ทีมงานไม่ได้ให้ความสำคัญกับการประเมินเวลาให้แม่นยำตรงตามความเป็นจริง
        หลายครั้ง เราพบว่าเมื่อ Project Manager และทีมงานไม่ได้ให้ความสำคัญกับการประเมินเวลาในการดำเนินการแต่ละกิจกรรมในโครงการให้แม่นยำ ก็จะส่งผลให้แผนบริหารโครงการไม่สะท้อนสภาพจริงของโครงการ (Unrealistic Planning) เช่น ทีมงานอาจจะมองโลกแง่ดี และประเมินเวลาน้อยกว่าความเป็นจริง โดยไม่ใส่ใจที่จะลงรายละเอียดกิจกรรมที่ต้องปฏิบัติจริง หรือทีมงานอาจจะละเลยในการคิดวิเคราะห์ประเมินรายละเอียดกิจกรรมที่ต้องปฏิบัติจริงเนื่องจากต้องใช้ความพยายามมาก ในการลงรายละเอียด จึงใช้วิธีง่ายๆ คือ ประเมินเวลาให้มาก หรือเผื่อเวลาไว้ก่อนทั้งๆ ที่ยังไม่ชัดเจนในรายละเอียดของงานที่ต้องปฏิบัติ เหล่านี้ ล้วนเป็นปัญหาเรื่องทัศนคติของ Project Manager และทีมงาน ที่ไม่ได้ให้ความสำคัญกับการประเมินเวลาให้แม่นยำตรงตามความเป็นจริง ส่งผลให้แผนบริหารโครงการไม่ตรงกับสภาพการทำงานจริง และส่งผลต่อเนื่องให้โครงการอาจจะไม่สามารถส่งมอบได้ตามกำหนดการที่วางไว้
 
        จาก Root Cause ทั้ง 4 ข้อข้างต้น ผมจะขอนำเสนอแนวทางการป้องกัน และแก้ไขปัญหาเรื่องทีมงานประเมินเวลาในการดำเนินการกิจกรรมในโครงการผิดพลาด เพื่อคาดหวังจะลดปัญหาเรื่องโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ และคาดหวังจะให้ส่งผลไปถึงการลดปัญหาโครงการล่าช้า ดังนี้ครับ

สิ่งที่ Project Manager ต้องดำเนินการ คือ

• Project Manager ต้องกำกับ และควบคุมให้ทีมงานแตกรายละเอียด WBS ให้มีรายละเอียดครบถ้วน และลงรายละเอียดในแต่ละกิจกรรม เพื่อให้มั่นใจว่าทีมงานเข้าใจรายละเอียดการปฏิบัติงานตรงกัน และประเมินเวลาในการดำเนินการของแต่ละกิจกรรมในโครงการบนชุดข้อมูลเดียวกัน และเข้าใจรายละเอียดตรงกัน

• Project Manager ต้องกำหนดให้ผู้ปฏิบัติงานที่เป็นผู้เชี่ยวชาญ เป็นผู้ประเมินระยะเวลาของแต่ละกิจกรรม เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ประเมินเวลาที่ต้องทำในแต่ละกิจกรรม สามารถประเมินเวลาได้ตรงกับสภาพการทำงานจริงมากที่สุด

• ในกรณีที่เป็นโครงการใหม่ที่มีงานบางส่วนที่ไม่เคยทำมาก่อนในอดีตนั้น Project Manager ต้องจัดให้มีผู้เชี่ยวชาญ หรือที่ปรึกษา เพื่อเข้ามาช่วยให้ความรู้ทีมงานก่อนการประเมินเวลาในการดำเนินการ หรือต้องจัดให้มีช่วงเวลาดำเนินการ เพื่อทดลองเรียนรู้จากข้อผิดพลาดก่อนจะทำการประเมินเวลาการทำงานจริง เพื่อนำไปวางแผนบริหารโครงการ

        ในกรณีที่เป็นโครงการที่มีข้อมูลการทำงานในอดีตนั้น Project Manager ต้องกำหนดให้มีพิจารณาเวลาในการทำงานของโครงการในอดีต ประกอบการประเมินระยะเวลาของแต่ละกิจกรรมในโครงการ เพื่อให้มั่นใจว่าแผนบริหารโครงการได้มีการเรียนรู้จากบทเรียนในอดีต ก่อนการประเมินเพื่อวางแผนงานในปัจจุบัน 

        ในบทความตอนถัดไป ผมจะขอวิเคราะห์ลงรายละเอียดเพิ่มเติมถึงสาเหตุประการที่ 2 ที่ทำให้เกิดปัญหาทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ เพราะขาดทรัพยากรที่ต้องใช้ในโครงการ

อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)