ในบทความที่แล้ว เราได้แนะนำความหมายและหน้าที่ของ PMO รวมถึงปัจจัยความสำเร็จในการจัดตั้ง PMO ไปแล้ว ในบทความนี้ เราจะมาวิเคราะห์ถึงความเสี่ยงและอุปสรรคที่คาดว่าจะเกิดขึ้น ในการจัดตั้ง PMO ให้สำเร็จและยั่งยืน รวมถึงวิธีการจัดการความเสี่ยงเหล่านี้  เพื่อใช้เป็นแนวทางในการวางแผนรองรับ สำหรับองค์กรที่กำลังจะจัดตั้ง PMO นั้น ความเสี่ยงที่ต้องตระหนักมีดังนี้

1. PMO ไม่ได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหาร

PMO ที่ไม่ได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารนั้น จะไม่สามารถพัฒนาการบริหารโครงการ ให้ตอบสนองเป้าหมายองค์กรได้ หากการจัดตั้ง PMO เกิดปัญหาดังกล่าว จะนำพามาซึ่งปัญหามากมายอีกหลายด้าน เช่น PMO จะขาดทรัพยากรในการดำเนินงาน   PMO จะไม่เข้าใจเป้าหมายองค์กรเนื่องจากขาดการสื่อสารกับผู้บริหาร และ PMO จะขาดอำนาจในการบังคับใช้กฎเกณฑ์ต่างๆในการบริหารโครงการ รวมถึงอำนาจในการกำกับดูแลโครงการก็จะลดน้อยลง แนวทางการแก้ไขหรือป้องกันปัญหาดังกล่าว ให้ดำเนินการ นำเสนอประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับอย่างเป็นรูปธรรม ต่อคณะผู้บริหาร ก่อนการจัดตั้ง PMO และต้องมีการจัดตั้ง PMO รวมถึงกำหนดบทบาทหน้าที่ และอำนาจของ PMO อย่างเป็นทางการ และรับรองโดยผู้บริหารระดับสูงขององค์กร  PMO ที่จัดตั้งขึ้น ก็ต้องทำความเข้าใจบริบทและปัญหาขององค์กร รวมถึงความคาดหวังของผู้บริหาร และเป้าหมายขององค์กร และกำหนดเป็นแนวทางการทำงานของ PMO ที่จะส่งมอบคุณค่าต่างๆ ให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร และสื่อสารให้ผู้บริหารทราบอยู่เสมอ
 

2. Project Manager ในองค์กร ต่อต้านกระบวนการที่ PMO กำหนดขึ้น

ปัญหาเรื่องการต่อต้านของ Project Manager นั้น มีสาเหตุมาจากปริมาณงานที่มากขึ้น ที่ Project Manager ต้องดำเนินการ อันเนื่องมาจาก กระบวนการที่ PMO กำหนดขึ้น ดังนั้น PMO ที่ดี จะไม่กำหนดกระบวนการมาตรฐาน ในการบริหารโครงการ ที่นำ Best Practice มาใช้งานแบบ 100% เพราะจะเป็นการสร้าง Workload ให้ Project Manager โดยอาจจะได้ประโยชน์ไม่คุ้มค่ากับเวลาที่เสียไป แต่ PMO จะต้องทำการวิเคราะห์ปัญหาของ Project Manager ในองค์กร และจัดฝึกอบรมความรู้และทักษะด้านการบริหารโครงการ ให้ Project Manager มีความรู้ความเข้าใจในการใช้เครื่องมือต่างๆ ในการบริหารโครงการ รวมถึงกำหนดให้มีการนำเครื่องมือเหล่านั้นมาใช้ เท่าที่จำเป็นสำหรับแก้ไขปัญหาของคนส่วนใหญ่ และค่อยๆ เพิ่มการบังคับใช้เครื่องมือต่างๆ มากขึ้นเรื่อยๆ แบบค่อยเป็นค่อยไป และเลือกเครื่องมือทีใช้ง่ายและมีประโยชน์มากมาใช้งานก่อนเป็นลำดับต้นๆ
 

3. PMO ขาดความรู้ความเข้าใจ ในการบริหารโครงการ

หน้าที่ของ PMO คือการกำกับดูแลโครงการ ให้สามารถส่งมอบคุณค่าให้องค์กร บรรลุเป้าหมาย ดังนั้น หาก PMO ขาดองค์ความรู้ด้านการบริหารโครงการ ย่อมไม่สามารถทำหน้าที่กำกับดูแลโครงการได้ การคัดเลือกผู้ที่จะมาทำหน้าที่เป็น PMO จำเป็นต้องคัดเลือกจากบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญด้านการบริหารโครงการมาเป็นอย่างดี และเข้าใจกลยุทธ์และเป้าหมายองค์กร เพื่อเชื่อมโยงทั้งสองสิ่งให้ส่งเสริมกันและไปในทิศทางเดียวกัน รวมถึง สามารถติดตามและประเมินสถานะของโครงการต่างๆ เพื่อรายงานให้ผู้บริหารทราบได้
 

4. PMO ไม่สามารถนำเป้าหมายองค์กร ไปสู่การทำงานในรูปแบบโครงการได้

PMO ที่เข้าใจงานด้านการบริหารโครงการเป็นเลิศ แต่ขาดมุมมองในด้านกลยุทธ์และเป้าหมายองค์กร จะเน้นเรื่องการบริหารโครงการให้เป็นมาตรฐานและเป็นเลิศตาม Best Practice แต่จะไม่สามารถ กำกับดูแลให้โครงการส่งมอบคุณค่าเพื่อส่งเสริมเป้าหมายองค์กรได้ ส่งผลให้ขาดการสนับสนุนจากผู้บริหาร เนื่องจาก PMOไม่สามารถช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายได้  PMO ที่ดี ต้องจัดทำตารางความสัมพันธ์ระหว่างสิ่งที่จะส่งมอบในโครงการ และเป้าหมายที่องค์กรคาดหวังจากโครงการต่างๆ โดยเน้นการส่งมอบ Outcome ให้องค์กรมากกว่า Output ที่ได้จากโครงการ และต้องพยายามวัดผลสำเร็จของโครงการในมุมมองคุณค่าทางธุรกิจ มากกว่ามุมมองด้านคุณภาพของโครงการ
 

5. PMO ขาดอำนาจในการกำกับดูแลโครงการให้ทำงานในมาตรฐานเดียวกัน

สาเหตุของการขาดอำนาจการกำกับดูแลโครงการ นั้นมาจากหลายสาเหตุ เช่น โครงสร้างการแบ่งงานในองค์กร ไม่เอื้ออำนวย ต่ออำนาจของ PMO ในการกำกับดูแลโครงการ หรืออาจจะมาจาก PMO เอง ที่ไม่เชี่ยวชาญในงานของตนเอง ทำให้ไม่สามารถสร้างการยอมรับจากผู้บริหารและ Project Manager ได้  สิ่งที่ PMO ต้องดำเนินการคือการ สร้างคุณค่าของ PMO ให้ผู้บริหารรับทราบ และรายงานความคืบหน้าของสถานะโครงการต่างๆ อยู่เสมอ รวมถึงสร้างการการยอมรับในฐานะผู้เชียวชาญ Project Management ให้ Project Manager ยอมรับอยู่เสมอ เช่น การจัดฝึกอบรมการบริหารโครงการ การแบ่งปัน Lesson Learned เพื่อให้โครงการมีการพัฒนา การนำเครื่องมือมาช่วยลดปัญหาของ Project Manager เป็นต้น
 

6. PMO ขาดเครื่องมือและกระบวนการในการติดตาม กำกับดูแลโครงการ

เครื่องมือและกระบวนการติดตาม เป็นเรื่องสำคัญในการทำงานของ PMO    การขาดเครื่องมือทำให้ PMO ติดตามสถานะโครงการได้ยาก และการขาดกระบวนการในการติดตาม กำกับดูแลโครงการ ส่งผลให้ PMO ไม่สามารถบังคับใช้กระบวนการมาตรฐานที่กำหนดขึ้นมาได้ เนื่องจากไม่มีข้อมูลของการปฏิบัติงานจริง ของ Project Manager แต่ละคน  PMO ต้องกำหนดให้มีกระบวนการติดตามกำกับดูแลโครงการ อย่างเป็นประจำ เช่น การตรวจสอบสถานะโครงการ การรายงานผลต่อผู้บริหาร การติดตามปัญหาและความเสี่ยงโครงการ และการวัดผลโครงการ เป็นต้น

                                                                                                
                                                                                    อรินทรา ปัญญายุทธการ
                                                                                    Arintra Punyayuttakan (PMP)