Exam 4 :  ท่านเป็น Project Manager ในโครงการก่อสร้างโรงงานขนาดใหญ่ มูลค่า 1,000 ล้านบาท และเป็นโครงการที่ใหญ่ที่สุดเท่าที่บริษัทของท่านเคยทำมา โครงการนี้เกี่ยวข้องกับ Supplier และผู้รับเหมาก่อสร้าง 7 ราย และมีทีมงานที่เกี่ยวข้อง ถึง 142 คน และมี Work Package ในโครงการถึง 4,430 Work Package  และเมื่อโครงการนี้เริ่มต้นแล้ว จะไม่สามารถหยุดหรือยกเลิกได้ เนื่องจากค่าปรับมีมูลค่าสูงมาก อีกทั้งหากโครงการล่าช้า บริษัทท่านจะโดนค่าปรับ วันละ 0.2% ของมูลค่าโครงการ  ในฐานะที่ท่านเป็น Project Manager สิ่งที่ท่านจะต้องให้ความสำคัญและดำเนินการอย่างรอบคอบและคือข้อใด

1. Review all cost proposals from the sellers.          
2. Examine the budget reserves.    
3. Perform an identification of risks.
4. Complete the project charter.

คำตอบคือ ข้อ C.  ข้อนี้วิเคราะห์ไม่ยากนะครับ โจทย์พยายามบอกเราว่า มันเป็นโครงการใหญ่ และซับซ้อน และเราก็ไม่เคยทำมันมาก่อน รวมถึงหากโครงการล่าช้า หรือล้มเหลว ก็จะโดนปรับเงินอีกด้วย ดังนั้น สิ่งที่ Project Manager ควรต้องทำ ก็ถูกทุกข้อเลยนะครับ แต่สิ่งที่ Project Manager ต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษก็คือ การพยายามบริหารความเสี่ยงของโครงการให้ดี เพราะมันเป็นโครงการที่มีปัจจัยเสี่ยงหลายเรื่อง ดังนั้น คำตอบข้อนี้ จึงเป็นเรื่องการพยายามระบุความเสี่ยงของโครงการให้ครบถ้วน รอบคอบ และชัดเจนครับ 
 
Exam 5 : ท่านเป็น Project Manager ในโครงการ ที่มีค่า CPI=0.6 และ SPI=0.11 โครงการนี้มี 625 Work Packages และใช้เวลา 4 ปี  ทีมงานในโครงการขาดประสบการณ์ ในการทำงาน ทั้งทางด้านเทคนิคและด้านการบริหารโครงการ ข้อใดคือสิ่งที่ดีที่สุดที่ท่านควรทำ (What is the best thing you should do ?)

1. Spend more time improving the cost estimates.   
2. Remove as many work packages as possible.      
3. Update risk identification and analysis.
4. Reorganize the responsibility assignment matrix.

คำตอบคือ ข้อ C.  โจทย์ข้อนี้คล้ายโจทย์ข้อที่แล้ว โดยเราจะพบว่า โครงการมีสุขภาพไม่ดี เพราะ CPI=0.6 และ SPI=0.11  แสดงว่าใช้เงินไม่คุ้มค่ากับงานที่ได้มาและล่าช้าจากแผน อย่างมาก  รวมถึงทีมงานก็ยังไม่เก่งอีกด้วย ดังนั้น สิ่งที่ Project Manager ควรต้องทำ ก็คือ การพยายามบริหารความเสี่ยงของโครงการให้ดี โดยการระบุความเสี่ยงให้ครบและวิเคราะห์ความเสี่ยงให้รอบคอบครับ
 
Exam 6 : ท่านเป็น Project Manager ของโครงการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ให้บริษัทของท่าน โครงการดำเนินไปด้วยดี ไม่ล่าช้า ใช้งบประมาณเป็นไปตามแผน และสามารถดำเนินการตามขอบเขตของแผนงานได้ เช้าวันหนึ่งทีมงานของท่าน นำข้อมูลมาแจ้งว่า Supplier รายหนึ่งซึ่งเป็นผู้ผลิตวัตถุดิบ ที่จะใช้ในการประกอบ Prototype ของผลิตภัณฑ์ใหม่ ของโครงการของท่าน มีข่าวในหนังสือพิมพ์ว่า การผลิตวัตถุดิบดังกล่าวมีข้อผิดพลาดมาก ซึ่งอาจส่งผลต่อคุณภาพของ ผลิตภัณฑ์ของท่าน  ข้อใดคือสิ่งที่ท่านควรทำเป็นลำดับแรก (What is the next thing you should do ?)

1. Stop work on the prototype.       
2. Develop a risk mitigation plan.   
3. Determine a workaround.
4. Quantify the risk.

คำตอบคือข้อ D  จากโจทย์ข้างต้น เราจะพบว่า การหยุดการทำ Prototype นั้น ยังไม่ใช่สิ่งแรกที่ควรทำ เนื่องจากเรายังไม่ทราบผลกระทบที่มีต่อโครงการของเรา และการจัดทำ Mitigation Plan หรือการหา Workaround นั้น ก็ควรจะทำหลังจาก ประเมินความเสี่ยงเรียบร้อยแล้ว ดังนั้น สิ่งแรกเมื่อ Project Manager พบความเสี่ยง เขาควรทำการประเมินผลกระทบ และโอกาสเกิดให้ชัดเจน เพื่อให้ทราบระดับความเสี่ยง ก่อนดำเนินการใดๆ เพราะอาจจะเป็นไปได้ว่า มันอาจจะเป็นความเสี่ยงต่ำ ซึ่งไม่จำเป็นต้องมีแผนรองรับก็ได้ครับ

                                                                                             ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ PMP