สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน (ตอนที่ 6)

        บทความเรื่อง สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน ได้เขียนมาถึงตอนที่ 1-5 แล้ว ซึ่งในบทความตอนที่แล้ว ผมได้อธิบายถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ เพราะทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ และ ผมได้วิเคราะห์เจาะลึกถึงสาเหตุหลักที่ทำให้ทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ เพราะขาดทรัพยากรที่ต้องใช้ในโครงการ  พร้อมเสนอแนวทางป้องกันและแก้ไขไปเรียบร้อยแล้ว ในบทความตอนที่ 6 นี้ ผมจะขอนำสาเหตุหลักประการที่ 3 ของปัญหาทีมงานโครงการทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ มาวิเคราะห์เจาะลึก ลงรายละเอียดมากขึ้น นั่นคือ เพราะทีมงานในโครงการขาดทักษะ จึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน  โดยผมจะขอนำสาเหตุดังกล่าวมาทำการวิเคราะห์เจาะลึกหาสาเหตุระดับราก (Root Cause) ต่อไป และแนะนำแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันและแก้ไข ดังนี้

        สาเหตุหลักประการที่ 3 ของปัญหาทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ คือ เพราะคนทำงานในโครงการขาดทักษะ จึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน  หากจะวิเคราะห์ต่อไปถึงสาเหตุว่าเพราะเหตุใดคนทำงานในโครงการจึงขาดทักษะ หรืออีกนัยหนึ่ง ทำไม Project Manager จึงเลือกคนที่มีทักษะไม่เพียงพอมาปฏิบัติงานในโครงการ ก็พอจะสรุปเป็นสาเหตุระดับราก หรือ Root Cause ได้ 3 สาเหตุดังนี้

ปัญหา : ทีมงานในโครงการ ขาดทักษะที่จำเป็นในการทำงานในโครงการ

Root Cause #1   เพราะ ไม่ได้มีการประเมินทักษะของทีมงานก่อนมอบหมายงานโครงการ
        การประเมินความรู้และทักษะของทีมงาน ก่อนจะคัดเลือกเข้ามาเป็นทีมงานโครงการ และมอบหมายงานในโครงการ เป็นสิ่งที่ Project Manager ต้องดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งทีมงานที่มีทักษะเพียงพอในการปฏิบัติงาน แต่ด้วยเหตุผลและข้อจำกัดหลายประการ เช่น โครงการมีเวลาสั้นและเร่งรีบจนไม่มีเวลาประเมินทักษะของทีมงานก่อนเริ่มงาน  หรือ Project Manager เองไม่สามารถประเมิน หรือขาดระบบการประเมินทักษะของทีมงานก่อนมอบหมายงาน หรือแม้กระทั่งความเชื่อของ Project Manager ที่คิดว่าทีมงานจะสามารถเรียนรู้ได้เองจากการทำงานจริง (On the job training) เหล่านี้ ล้วนเป็นที่มาของปัญหาเรื่อง การไม่ได้ประเมินทักษะของทีมงานก่อนการมอบหมายงานโครงการ ซึ่งมักจะส่งผลให้ทีมงานอยู่ในสภาพขาดทักษะ หรือทักษะไม่เพียงพอในการปฏิบัติงาน และส่งผลต่อเนื่องไปยังการที่ไม่สามารถทำงานได้เสร็จตามแผนบริหารโครงการ และทำให้โครงการล่าช้าในที่สุด
 
Root Cause #2   เพราะ โครงการจำเป็นต้องใช้ทีมงานเท่าที่มีตามข้อจำกัดขององค์กร
         ในบทความที่แล้ว ผมได้อธิบายถึงโครงสร้างองค์กรที่มีการรวมศูนย์ทรัพยากรไว้ส่วนกลาง หรือ Pool Resources แล้วให้ Project Manager มาทำการร้องขอเพื่อเบิกใช้ทรัพยากรจากส่วนกลาง ไปใช้ในการดำเนินการในโครงการของตนเอง และส่งคืนทรัพยากรเมื่อใช้งานเสร็จเรียบร้อย โครงสร้างองค์กรดังกล่าวส่งผลให้ทุกโครงการในองค์กร ต้องแบ่งปันการใช้ทรัพยากรกับโครงการอื่นๆ ซึ่งหลายครั้งโครงการก็จำเป็นต้องใช้ทีมงานเท่าที่มี ตามข้อจำกัดขององค์กร เนื่องจากทีมงานที่พร้อมปฏิบัติการที่มีเหลืออยู่ใน Pool Resources อาจจะมีความรู้และทักษะไม่ตรง หรือไม่เพียงพอในการปฏิบัติงานในโครงการของเรา แต่ Project Manager ก็จำเป็นต้องเลือกใช้ทีมงานดังกล่าวเข้ามาทำงานในโครงการ เนื่องด้วยข้อจำกัดขององค์กร หรือบางครั้งจะเป็นกรณีที่ Project Manager คนใหม่เข้ามารับงานบริหารโครงการ ต่อจาก Project Manager คนเก่าซึ่งลาออกไป หรือย้ายไปอยู่โครงการอื่น และ Project Manager คนใหม่ก็พบว่าทีมงานโครงการที่มีอยู่ก่อนหน้าแล้ว มีความรู้หรือทักษะไม่เพียงพอในการปฏิบัติงานในโครงการ เหล่านี้ ล้วนแล้วแต่เป็นข้อจำกัดที่ทำให้ Project Manager ได้ทีมงานที่มีทักษะไม่เพียงพอ และจำเป็นต้องบริหารโครงการให้สำเร็จบนข้อจำกัดเหล่านี้
 
Root Cause #3   เพราะ ไม่มีการจัดฝึกอบรมพัฒนาทักษะที่จำเป็นให้ทีมงานโครงการ
        ใน Root Cause #1 และ #2 ข้างต้น จะเป็นสิ่งที่เป็นข้อจำกัดที่บางครั้ง Project Manager ไม่สามารถควบคุมได้ แต่สามารถแก้ไขได้โดยการจัดฝึกอบรมให้ทีมงานมีทักษะที่เพียงพอในการทำงานในโครงการ แต่หลายครั้ง เราพบว่า Project Manager เอง ก็ไม่ได้จัดให้มีการฝึกอบรม และพัฒนาทักษะที่จำเป็นให้ทีมงานโครงการ เนื่องด้วยข้อจำกัดด้านเวลา ด้านงบประมาณ หรือด้านแนวคิดของ Project Manager เอง ที่มีความเชื่อว่าทีมงานจะสามารถเรียนรู้งานได้ด้วยตนเอง จากการปฏิบัติงานจริง (On the job training)  ทีมงานที่ขาดความรู้และขาดทักษะมีแนวโน้มจะสร้างความเสียหายในการปฏิบัติงานในโครงการ และทำให้โครงการล่าช้า เนื่องจากต้องทำงานซ้ำ หรือแก้ปัญหาอันเนื่องมาจากการทำงานที่ผิดพลาด
 
        จาก Root Cause ทั้ง 3 ข้อข้างต้น ผมจะขอนำเสนอแนวทางการป้องกัน และแก้ไขปัญหาเรื่องคนทำงานในโครงการขาดทักษะที่จำเป็นต้องใช้ในการปฏิบัติงานในโครงการ เพื่อคาดหวังจะลดปัญหาที่โครงการไม่สามารถดำเนินการได้ตามแผนงาน และ คาดหวังจะให้ส่งผลต่อเนื่องไปถึงการลดปัญหาโครงการล่าช้า ดังนี้ครับ
สิ่งที่ Project Manager ต้องดำเนินการ คือ

  • Project Manager ต้องประเมินทักษะของทีมงาน หรือกำหนดให้มีการประเมินทักษะของทีมงานให้มั่นใจว่าทีมงานมีทักษะเพียงพอในการทำงานในโครงการ โดยในการประเมินทักษะของทีมงาน เพื่อคัดเลือกคนเข้าทำงานในโครงการนั้น Project Manager อาจจะต้องพึ่งพาผู้เชี่ยวชาญด้านต่างๆ ในการออกแบบคำถาม หรือระบบประเมินทักษะด้านต่างๆ ให้สอดคล้องกับบทบาทและหน้าที่รับผิดชอบของงานแต่ละงานในโครงการ รวมถึงต้องทราบความแตกต่างระหว่างทักษะในปัจจุบันของทีมงาน และทักษะที่จำเป็นต้องใช้ในการทำงานในโครงการ หรือ Competency Gaps เพื่อนำไปใช้ตัดสินใจในการรับคนเข้าทำงานในโครงการ หรือนำไปใช้ในการวางแผนอบรมพัฒนาทักษะของทีมงานในโครงการ
  • Project Manager ต้องจัดอบรมพัฒนาความรู้และทักษะที่จำเป็นในการทำงาน ให้ทีมงานโครงการ ซึ่งอาจจะอยู่ในรูปแบบการอบรมความรู้  ฝึกปฏิบัติงาน  มอบหมายภารกิจเพื่อทดลองงาน หรือใช้ระบบพี่เลี้ยงสอนการปฏิบัติงาน (Mentoring) เป็นต้น เพื่อให้ทีมงานได้พัฒนาความรู้และทักษะของตนเอง ให้เพียงพอในการปฏิบัติงานในโครงการ
  • ในกรณีที่โครงการต้องการทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เพื่อมาทำงานในโครงการ Project Manager ต้องพิจารณาจัดจ้างผู้เชี่ยวชาญมาช่วยงานโครงการ เพื่อมาช่วยปฏิบัติงานที่สำคัญในโครงการ และมาช่วยเป็นพี่เลี้ยง เพื่อถ่ายทอดความรู้และทักษะให้ทีมงาน
  • Project Manager ต้องพิจารณาทางเลือกในการหาแหล่งทรัพยากร หรือทีมงานผู้เชี่ยวชาญจากแหล่งอื่นเพิ่มเติม นอกไปจาก Pool Resources ขององค์กร เพื่อเป็นทางเลือกในการได้มาซึ่ง คนทำงานทีมีทักษะเพียงพอต่อการปฏิบัติงานในโครงการ เช่น การจัดจ้างผู้เชี่ยวชาญภายนอกองค์กรเข้ามาปฏิบัติงานในโครงการ ในลักษณะสัญญาจ้าง (Outsource)  การร้องขอ หรือยืมตัวผู้เชี่ยวชาญจากโครงการอื่นๆ เป็นต้น 
  • ในกรณีที่องค์กรมีโครงสร้างแบบ Pool Resources และ ผู้ที่ดูแล Pool Resources มีการพัฒนาความรู้และทักษะของคนทำงานให้พร้อมในการเข้าปฏิบัติงานในโครงการอยู่เสมอ ก็จะสามารถลดปัญหาดังกล่าวให้ กับ Project Manager ได้มาก และเป็นการเพิ่มโอกาสประสบความสำเร็จให้กับโครงการ

 
        ในบทความตอนถัดไป ผมจะขอวิเคราะห์ลงรายละเอียดเพิ่มเติม ถึงสาเหตุประการที่ 4 ที่ทำให้เกิดปัญหาโครงการดำเนินการได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ เพราะมีการเปลี่ยนคนทำงานในโครงการ
 
อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)