แนวทางการสร้าง Informal Power ในการบริหารโครงการ

       จากประสบการณ์ ในการให้คำปรึกษาด้านการบริหารโครงการมาหลายปี ผมพบว่าปัญหาสำคัญประการหนึ่งของ Project Manager คือ เขาหรือเธอเหล่านั้นขาดอำนาจอย่างเป็นทางการในการสั่งการทีมงาน (Formal Power)

คำพูดที่ผมได้รับฟังบ่อยๆ จากผู้จัดการโครงการที่ผมต้องให้คำปรึกษาคือ
“ผมสั่งทีมงานไม่ได้ครับ เขาไม่ใช่ลูกน้องของผม เขาแค่มาช่วยผมทำงานในโครงการ”
“ผมไม่มีอำนาจสั่งงานทีมงานครับ แต่ละคนมีเจ้านายในฝ่ายงานของเขาเอง”
“ผมต้องบริหารโครงการของผมให้สำเร็จ แต่ทีมงานไม่ฟังคำสั่งจากผมเลย”
“เวลาผมสั่งงานอะไรไป ทีมงานของผม เขาจะกลับไปถามเจ้านายที่ฝ่ายงานของเขาก่อน แล้วผมจะบริหารโครงการให้สำเร็จได้อย่างไร”
      
       ปัญหาดังกล่าวเป็นเหตุให้โครงการล่าช้า และไม่ประสบความสำเร็จ ซึ่งมักจะเกิดขึ้นบ่อยครั้ง โดยเฉพาะกับองค์กรที่มีการจัดโครงสร้างองค์กรแบบ Functional Organization ที่ไม่ได้มีการมอบหมายอำนาจอย่างเป็นทางการ หรือ Formal Power ให้กับ Project Manager ดังนั้นผู้จัดการโครงการมืออาชีพจึงมีความจำเป็นต้องค้นหาวิธีการใช้อำนาจอย่างไม่เป็นทางการ หรือ Informal Power เพื่อให้สามารถบริหารโครงการให้ประสบความสำเร็จได้
      
       ในบทความนี้ ผมจะขอแนะนำแนวทางในการสร้าง Informal Power หรืออำนาจที่ไม่ได้มาจากการแต่งตั้งหรือมอบหมายจากองค์กร แต่เป็นอำนาจที่มาจากลักษณะเฉพาะ และพฤติกรรมของผู้บริหารโครงการเอง โดยพอจะสรุปวิธีการและแนวทางได้ดังนี้

1.    Focus On Organization Outcome
แนวทางแรกในการสร้าง Informal Power คือ การสร้างความเข้าใจ Outcome หรือประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับจากผลงานโครงการของเรา  โครงการที่สามารถสร้างผลงานที่ก่อให้เกิดประโยชน์กับองค์กรเช่น เพิ่มรายได้  ลดค่าใช้จ่าย  ปรับปรุงประสิทธิภาพงาน  แก้ปัญหาให้ธุรกิจ  ลดความเสี่ยงให้องค์กร  หรือสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ เพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันให้องค์กร โครงการเหล่านี้ มีแนวโน้มจะเป็นที่สนใจจากผู้บริหาร  และถ้าหาก Project Manager สามารถนำเสนอ Outcome ของโครงการได้ดึงดูดความสนใจผู้บริหารและหัวหน้างานฝ่ายต่างๆ ก็มีแนวโน้มที่ผู้บริหารและหัวหน้างานฝ่ายต่างๆ จะส่งทีมงานดีๆ มาช่วยงานในโครงการ และผู้บริหารเหล่านั้นก็จะสนับสนุนโครงการ โดยการส่งมอบอำนาจการสั่งการทีมงานมาสู่ Project Manager ของโครงการได้

2.    Align with Organization Direction
Project Manager ที่ปฏิบัติตนให้สอดคล้องกับทิศทางองค์กรเช่น การพยายามส่งมอบ Outcome ของโครงการให้ส่งเสริมเป้าหมายทางยุทธศาสตร์ขององค์กร (Strategic Objective) หรือการทำงานในรูปแบบที่สอดคล้องกับวัฒนธรรมที่ดีขององค์กรจะส่งผลให้ Project Manager มีภาพลักษณ์ที่ดีในมุมมองของผู้บริหาร และส่งผลโดยตรงต่อการสร้าง Informal Power ของตัว Project Manager เอง เนื่องจากทีมงานมีแนวโน้มจะรับฟังความคิดเห็น และยอมรับการสั่งการจาก Project Manager ที่ได้รับการยอมรับจากผู้บริหารระดับสูงในองค์กร

3.    Maintain Expertise Skills
ทักษะความเชี่ยวชาญด้านต่างๆ ของตัว Project Manager เอง มีผลอย่างมากในการสร้าง Informal Power ในรูปแบบของ Expert Power เช่น Project Manager ที่สอบผ่าน Certified PMP และมีประสบการณ์ในการบริหารโครงการมาเป็นเวลานาน รวมถึงเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคที่เกี่ยวข้องกับงานในโครงการ มีแนวโน้มจะได้รับการยอมรับ และเชื่อฟังจากทีมงานมากกว่าผู้บริหารโครงการที่ขาดความเชี่ยวชาญและประสบการณ์น้อย ด้วยเหตุนี้ สิ่งที่ Project Manager ต้องทำในการสร้าง Expert Power คือ การศึกษารายละเอียดงานทั้งหมดในโครงการ และหาความรู้เพิ่มเติม รวมถึงหมั่นพัฒนาทักษะความเชี่ยวชาญด้านต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นความเชี่ยวชาญในการบริหารโครงการ หรือความเชี่ยวชาญในงานเทคนิคที่จำเป็นในโครงการ

4.    Promote Sense of Ownership
Project Manager ที่แสดงออกถึงความรับผิดชอบต่อผลงานในโครงการ และการสร้างสำนึกรับผลชอบต่องานให้กับทีมงาน จะช่วยให้ทีมงานสามารถทำงานได้ด้วยตัวเอง โดยปราศจากการสั่งการของ Project Manager   และหากทุกคนในโครงการมีความรู้สึกเป็นเจ้าของผลงานในโครงการร่วมกัน รวมถึงผู้บริหารโครงการ หรือ Project Manager แสดงออกถึง Sense of Ownership หรือ Sense of Accountability ต่อผลงานของทุกคนในโครงการทีมงานก็จะให้ความร่วมมือในการผลักดันให้โครงการประสบความสำเร็จ โดยที่ Project Manager ไม่จำเป็นต้องใช้ Formal Power

5.    Build Relation and Alliances
Project Manager หรือผู้บริหารโครงการที่มีความสัมพันธ์ที่ดีกับหัวหน้าและผู้บริหารฝ่ายงานต่างๆ มีแนวโน้มที่จะได้รับการสนับสนุนโดยส่งทีมงานดีๆ มาช่วยงานโครงการ และในอีกมุมหนึ่ง Project Manager ที่สามารถสร้างมิตรภาพและความสัมพันธ์ที่ดีกับทีมงานในโครงการ ก็จะได้รับความร่วมมือจากทีมงาน ส่งผลให้งานในโครงการสามารถดำเนินไปได้ โดยไม่ต้องใช้ Formal Power

6.    To be Roles Model
การปฏิบัติตน เป็นตัวอย่างที่ดี เป็นสิ่งที่ Project Manager พึงกระทำ เพื่อสร้าง Informal Power ให้ทีมงานยอมรับการแสดงพฤติกรรมที่เป็นตัวอย่างที่ดีให้กับทีมงาน เช่น การมุ่งมั่นในการทำงานให้สำเร็จ การสื่อสารอย่างมีประสิทธิผล  การบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ  การแสดงออกถึงความรับผิดชอบต่องาน  การมีภาวะผู้นำ  การรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น  การแสดงน้ำใจช่วยเหลือผู้ร่วมงาน เป็นต้น  เหล่านี้ล้วนแล้วแต่เป็นพฤติกรรมที่สร้างชื่อเสียงและความน่าเชื่อถือให้กับตัว Project Manager เอง และส่งเสริมให้เกิดการยอมรับจากทีมงาน  

7.    Establish Common Goals
ทีมงานจะยอมรับการสั่งการ และการนำจาก Project Manager ได้นั้น ทีมงานจะต้องรู้สึกถึงเป้าหมายร่วมกันในโครงการ ดังนั้นผู้บริหารโครงการมืออาชีพต้องมีทักษะในการสร้างเป้าหมายร่วมกันให้กับทีมงาน โดยเป้าหมายร่วมนั้นจะต้องสร้างประโยชน์ให้กับองค์กร และสร้างประโยชน์ให้กับทีมงานด้วยการมีเป้าหมายร่วมกันและได้ประโยชน์จากเป้าหมายเดียวกัน จะทำให้ทีมงานทุ่มเทกำลังความสามารถในการทำงานให้โครงการประสบความสำเร็จ โดย Project Manager ไม่จำเป็นต้องใช้ Formal Power
    
       จากแนวทางในการสร้าง Informal Power ทั้ง 7 ประการข้างต้นนั้น เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการทำงานในโครงการ สำหรับทั้ง Project Manager ที่ขาด Formal Power หรือแม้กระทั่ง Project Manager ที่มี Formal Power ก็ควรประยุกต์ใช้แนวทางทั้ง 7 ประการข้างต้น ไปใช้ในการบริหารโครงการ เพื่อให้สามารถบริหารทีมงานโดยใช้ Formal Power ให้น้อยที่สุด หรือใช้เมื่อยามจำเป็นเท่านั้น

อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)