www.knowledgertraining.com
หน้าแรก หลักสูตรและตารางอบรม วิทยากร บริการของเรา ติดต่อลงทะเบียน  
-A +A
 
ลงทะเบียนและชำระเงิน
ติดต่อเรา
 Search
 
Change Language to  








 

Configuration Management ของโครงการคืออะไร

   
       

     คำว่า Configuration นั้น สำหรับท่านที่ทำงานอยู่ในแวดวง IT และวิศวกรรม อาจคุ้นเคยกับคำนี้บ้างในความหมายของการตั้งค่าเริ่มต้นให้ระบบหรือเครื่องจักรทำงาน โดยใช้ภาษาพูดง่ายๆ ว่า เช่น Config file หรือ Config เครื่อง แต่ในบริบทของโครงการแล้ว ผู้ที่กำลังเตรียมตัวสอบ PMP จะพบ Configuration Management Plan เป็นหนึ่งในแผนย่อยที่มีอยู่ใน Project Management Plan หลายท่านยังมีความสงสัยกันมากว่า Project Configuration Management มีความหมายอย่างไร และสำคัญอย่างไรในการบริหารโครงการ รวมทั้งเกี่ยวข้องอย่างไรกับกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงของโครงการ (Performed Integrated Change Control)
     สิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการบริหารโครงการให้มีประสิทธิภาพและเกิดความสำเร็จนั้น คือ การมีกระบวนการหรือวิธีการทำงานที่มีproject configuration, configuration management, บริหาร configurationแบบแผน (Consistent) และถูกนำไปใช้อย่างต่อเนื่อง (Repeatable) เพื่อบริหารข้อจำกัดของโครงการในด้านขอบเขตงาน เวลา และคุณภาพ ดังนั้น Configuration Management (CM) จึงเป็นสิ่งที่ถูกนำมาใช้ในการบริหารสิ่งที่ต้องส่งมอบ (งาน) หรือเอกสารที่สำคัญของโครงการ เพื่อให้สามารถตรวจสอบและควบคุมผลการดำเนินงาน ให้มีความถูกต้องและสอดคล้องกับความต้องการและความคาดหวังของลูกค้า รวมถึงสามารถติดตามตรวจสอบย้อนกลับได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลง (Change) เกิดขึ้นในโครงการ Configuration Management จะช่วยให้สมาชิกในโครงการนำงานหรือเอกสาร Version ที่ถูกต้องไปใช้ในการทำงาน มีการควบคุมและสื่อสารการเปลี่ยนแปลงให้ผู้เกี่ยวข้องได้รับทราบ หรืออาจจะอธิบายความหมายของ Project Configuration ให้เข้าใจง่ายๆ คือ สิ่งที่เป็นลักษณะของ สิ่งส่งมอบ (งาน) ของโครงการ (เช่น ลักษณะทางกายภาพ จำนวนฟังก์ชั่น ลักษณะทางเทคนิค)  และ สิ่งที่เป็นลักษณะของ เอกสารที่สำคัญในโครงการ (เช่น Version หรือ วันที่ปรับปรุงล่าสุด ) ที่จะมีการเปลี่ยนแปลงลักษณะดังกล่าวเหล่านี้ เมื่อโครงการเกิด change ขึ้น และเมื่อโครงการต้องการบริหารการเปลี่ยนแปลง ตามกระบวนการ Change Management ก็ต้องอาศัยกระบวนการ Configuration Management ที่จะคอยบันทึกการเปลี่ยนแปลงของ Project Configuration ให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ และควบคุมการบันทึกเปลี่ยนแปลง Project Configuration ไม่ให้เกิดการสับสนขึ้นในโครงการ
    ตามหลักการการบริหารโครงการที่ดีของ Project Management Institute (PMI) แนะนำว่าก่อนเริ่มดำเนินงาน ผู้จัดการโครงการควรวางแผนขั้นตอนกระบวนการ ขั้นตอน เอกสารและแบบฟอร์มที่จำเป็นต้องใช้ให้แล้วเสร็จก่อน ซึ่งก็คือ กระบวนการ Develop Project Management Plan ในหนังสือ A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) สำหรับ Configuration Management Plan ก็เช่นกัน หลังจากนั้นจึงนำแผนการบริหารโครงการมาใช้ในการดำเนินการโครงการ
การบริหารจัดการ Configuration ในโครงการมี 3 ส่วน ดังนี้

  1. Configuration Identification เป็นการคัดเลือกและระบุงานหรือเอกสารของโครงการที่สำคัญ เพื่อนำมาบริหารจัดการภายใต้กระบวนการของ Configuration Management โดยเรียกงานหรือเอกสารที่ถูกเลือกว่า Configuration Item หรือ CI การเลือกงานหรือเอกสารที่จะนำมาบริหารจัดการนั้น อาจเป็นงานหรือเอกสารที่มีความสำคัญหรือเกี่ยวข้องกับสมาชิกในโครงการมาก เช่น แผนการบริหารโครงการ (Project Management Plan) งานที่ต้องส่งมอบ (Deliverables) เอกสารความต้องการโครงการ (Requirements Specification) แบบงานโครงการ (Design)
    งานหรือเอกสารเหล่านี้จะถูกตั้งชื่อตามรูปแบบที่กำหนด Naming Convention มีการทำ Baseline และบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง มีการทำ Version Control เก็บประวัติการเปลี่ยนแปลง และมีการมอบหมายผู้ดูแลรับผิดชอบอย่างชัดเจน

    version, configurationตัวอย่างเช่น ผู้จัดการโครงการได้ทำการคัดเลือกเอกสาร Requirements Specification เป็นหนึ่งใน CI ที่จะทำการควบคุม จึงมีการตั้ง Naming Convention ของ Requirements Specification ในรูปแบบ ชื่อโครงการ_ RequirementsSpecification_vx.x โดยกำหนดให้
    Version 0.x เป็นเอกสารที่อยู่ในระหว่างการจัดทำของสมาชิกในโครงการ ซึ่งอาจมีการปรับปรุงแก้ไขเป็นหลาย Version เช่น Version v0.1, v0.2,… เมื่อผู้เขียนจัดทำเอกสารเสร็จเรียบร้อยแล้ว จะปรับเป็น Version 1.0
    Version 1.0 เป็นเอกสารที่เข้าสู่ขั้นตอนการตรวจสอบ Peer Review โดยสมาชิกในโครงการ ซึ่งเมื่อสมาชิกในโครงการมีความคิดเห็นให้แก้ไข ก็อาจมีการปรับ Version เป็น Version v1.1, v1.2, v1.3,… เมื่อการแก้ไขเสร็จสิ้นจนเอกสารสมบูรณ์พร้อมส่ง ก็จะมีการปรับเป็น Version 2.0
    Version 2.0 เป็นเอกสารที่ผ่านการตรวจสอบ Peer Review แล้ว และเข้าสู่ขั้นตอนการตรวจสอบโดยลูกค้า ซึ่งแน่นอนย่อมมีการขอแก้ไข จึงทำให้เกิด v2.1, v2.2, v2.3,…เมื่อเอกสารถูกแก้ไขเรียบร้อยแล้ว จึงปรับเปลี่ยน Version เป็น Version v3.0
    Version 3.0 เป็นเอกสารที่ได้รับการอนุมัติ (Signoff) จากลูกค้าแล้ว จะทำการ Baseline และสามารถนำไปใช้ในการทำงานส่วนอื่นๆ ของโครงการต่อไป หลังจากนี้ หากมี Change Request เข้ามา จะมีการปรับเป็น v3.1, v3.2,… ต่อไป ซึ่งจะเข้าสู่ขั้นตอนของการบริหารจัดการ Configuration ในส่วนอื่นต่อไป

    ดังนั้น เมื่อสมาชิกในโครงการได้รับเอกสาร v2.5 สมาชิกโครงการจะทราบว่า เอกสารนี้ยังไม่ผ่านการอนุมัติของลูกค้า ไม่ควรเอาไปใช้ในการทำงาน แต่ถ้าได้รับเอกสาร v3.0 เขาก็จะเข้าใจทันทีว่า สามารถนำไปใช้งานได้แล้ว นอกจากนี้ยังต้องมีการกำหนดให้ในเอกสารนี้ มีการเก็บข้อมูลการเปลี่ยนแปลงในแต่ละ Version ไว้ในหน้า Version History ด้วย
     
  2. Configuration Status Accounting (CSA) เป็นการจัดเก็บและบันทึกข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับ CI และนำออกจากระบบเพื่อใช้ในการทำงาน รวมถึงการจัดทำรายงานเพื่อใช้ในการตรวจสอบ
    ตัวอย่างรายงานที่จัดทำขึ้น ได้แก่ รายชื่องานหรือเอกสาร CI หรือสถานะของการเปลี่ยนแปลง CI ที่ได้มีการปรับเปลี่ยนแก้ไขตาม Change Request (CR) ที่อนุมัติแล้วดำเนินการเสร็จสิ้นแล้วหรือไม่ และได้รับการปรับปรุง Baseline ให้เป็นปัจจุบัน
    ขอยกตัวอย่าง Configuration Status Accouting ต่อเนื่องจากการเลือก CI ในตัวอย่างที่แล้ว เช่น โครงการมีการจัดเก็บเอกสาร Requirement Specification ผ่าน Document System ดังนั้น การจัดเก็บและเรียกใช้เอกสาร จะต้องมีการ Check-in และ Check-out เอกสาร ระบบจะทำการบันทึกวันที่ (Date Stamp) ที่มีการ Check-in และ Check-out เอกสาร รวมถึงผู้ขอใช้เอกสารเพื่อแก้ไขหรืออ่าน นอกจากนี้ ยังสามารถเรียกดูรายงานประวัติการ Check-in และ Check-out ได้ด้วย 
     
  3. Configuration Verification and Audit (CVA) เป็นการตรวจสอบว่ากระบวนการจัดการ CI ของโครงการ เพื่อให้มั่นใจว่างานหรือเอกสารของโครงการได้รับการจัดเก็บ บันทึก อนุมัติ ตรวจสอบ และปรับปรุงแก้ไขได้อย่างถูกต้องสอดคล้องกับความต้องการของลูกค้าซึ่งรวมถึง  Change Request ที่ได้รับการอนุมัติด้วย โดยการตรวจสอบ CI นี้จะทำตั้งแต่งานหรือเอกสารชิ้นแรก จนกระทั้งชิ้นสุดท้ายที่จะทำการส่งมอบให้ลูกค้า รวมถึงทุกครั้งที่มีการทำ Baseline และปรับเปลี่ยน Baseline โดยทีมงาน Project Audit จะทำหน้าที่ในการตรวจสอบว่า งานหรือเอกสารที่เป็น CI ได้รับการบริหารจัดการตามกระบวนการของ Configuration Management อย่างครบถ้วนสมบูรณ์หรือไม่ และมีการจัดทำรายงานเพื่อแจ้งผลการตรวจสอบหรือคำแนะนำในกรณีที่พบข้อบกพร่องในกระบวนการ

     ส่วนในแง่ของความเกี่ยวข้องระหว่าง Configuration Management และ Change Control System นั้น จริงๆแล้ว Configuration Management System ก็มีความสำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่า Change Control System กล่าวคือ ถึงแม้โครงการไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ โครงการก็ควรมีการบริหารจัดการ Configuration เพื่อควบคุมงานหรือเอกสารที่สำคัญของโครงการให้เป็นระเบียบและถูกต้องเพื่อสนับสนุนการทำงานของสมาชิกโครงการ อย่างไรก็ตาม เป็นไปไม่ได้เลยที่โครงการจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ดังนั้น เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในโครงการ Change Control System จะควบคุมการเปลี่ยนแปลงให้มีกระบวนการที่ชัดเจน รับทราบที่มาและความจำเป็นของการเปลี่ยนแปลงและสามารถตรวจสอบได้ มีขั้นตอนการประเมินผลกระทบและอนุมัติ Change ก่อนนำไปปรับเปลี่ยนงานหรือเอกสารของโครงการตามขั้นตอนของ Configuration Management ต่อไป
     ดังนั้น จะเห็นได้ว่า หากโครงการขาดการจัดการ Configuration อย่างมีประสิทธิภาพ ประเด็นปัญหาสำคัญที่จะเกิดขึ้น อันได้แก่ เกิดการสับสนใน Version ของงานหรือเอกสารที่ต้องส่งมอบ สมาชิกในโครงการอาจนำงานหรือเอกสารผิดชิ้นไปใช้ ย่อมกระทบต่อความพึงพอใจของลูกค้าในขั้นตอนการส่งมอบงานอย่างแน่นอน และส่งผลให้โครงการไม่ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้
 
                                                                                         อรินทรา ปัญญายุทธการ PMP
 

 
 
     
  เทคนิคการจัดการความเสี่ยงในโครงการ  
      
  ตามคำจำกัดความของ Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) ความเสี่ยงคือเหตุการณ์ที่มีความไม่แน่นอนในการเกิด แต่มีผลกระทบต่อโครงการหากเกิดขึ้นจริง สามารถอธิบายเป็นภาษาที่เข้าใจได้ง่ายๆคือ ความเสี่ยงเป็นข้อกังวลของ Project Manager หรือทีมงาน และเมื่อเกิดความกังวลก็ต้องหาแผนมารองรับ ก็แล้วแต่ว่าจะกังวลมากหรือกังวลน้อย ถ้ากังวลหรือเป็นห่วงเรื่องใดๆเรื่องหนึ่งมากๆ เพราะมันมีผลกระทบรุนแรงและโอกาสเกิดสูง แผนการรองรับก็จะมากตามไปด้วย

อ่านต่อ
 
     
 
 
  มารู้จัก Project Management Office (PMO) กันเถอะ  
     
  PMO ตามคำนิยาม ของ Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) นั้น หมายถึง "Management structure that standardizes the project-related governance process and facilities the sharing of resource, methodologies, tools and techniques."
Project Management Office หรือ PMO นั้น คือหน่วยงานกลางขององค์กร ที่มีหน้าที่กำกับดูแลการบริหารโครงการในองค์กร เนื่องด้วยปัจจุบันองค์กรต่างๆ ต้องปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและการแข่งขันในธุรกิจ 

อ่านต่อ
 
     
 
 
  การใช้ PM Maturity Model ในการพัฒนาการ PM ในองค์กร  
     
  ปัจจัยความสำเร็จของการบริหารโครงการ นอกจากทักษะความสามารถของ Project Manager และทีมงานแล้ว ยังต้องอาศัยความพร้อมขององค์กรในการส่งเสริมให้การบริหารโครงการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรส่วนใหญ่เล็งเห็นความสำคัญของการพัฒนาบุคลากรให้มีความรู้ความสามารถด้านการบริหารโครงการ (Personal Competency) โดยจะเห็นได้จากการจัดการอบรมบุคลากรอย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ตามการพัฒนาบุคลากรเป็นเพียงปัจจัยหนึ่งที่ทำให้โครงการประสบความสำเร็จ

อ่านต่อ
 
     

หลักสูตรที่เกี่ยวข้อง

- Project Management Master (9 Days)
- Project Management Professionals (6 Days)
- Project Management Practitioner (3 Days)
- Intensive PMP Exam Preparation – Guarantee (7 Days)
 

 


หน้าแรก | หลักสูตรและตารางอบรม | วิทยากร | บริการของเรา | ติดต่อลงทะเบียน
 
    Web hosting | website builder |เว็บไซต์สำเร็จรูป by ninenic ©Copyright 2002-2017 All rights reserved.
Knowledger Co., Ltd
728 Bangbon 4 Soi 7, Bangbon, Bangbon, Bangkok 10150 Thailand
Tax ID: 0105555106113
Tel : 081-583-8805, 081-643-2564
Email : info@knowledgertraining.com