Project Stakeholder Management ใน PMBOK 5th Edition

PMBOK หรือ Project Management Body Of Knowledge ก็ได้เดินทางมาถึง Edition ที่ 5th ที่จะเริ่มใช้เป็นทางการสำหรับคนที่จะสอบ PMP หลังจากเดือนมิถุนายน 2556 นี้เป็นต้นไป PMBOK 5th มีจุดเปลี่ยนแปลงที่พัฒนาจาก PMBOK 4th หลายประเด็น แต่ที่น่าสนใจก็คือ PMBOK 5th แยกองค์ความรู้เรื่อง Project Stakeholder Management หรือการบริหารผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ ออกมาเป็นอีกหนึ่งองค์ความรู้ ส่งผลให้ PMBOK 5th มีองค์ความรู้ทั้งหมด 10 องค์ความรู้ที่จำเป็นสำหรับผู้ที่ต้องการจะเป็นผู้บริหารโครงการมืออาชีพ หรือต้องการ PMP Certified (Project Management Professional) โดยแต่เดิม Project Stakeholder Management นั้นไปรวมอยู่กับองค์ความรู้ด้าน Project Communication Management ก่อนที่จะถูกแยกออกมาเป็นองค์ความรู้ที่ 10 ใน PMBOK 5th ซึ่งถือเป็นการปรับปรุงที่ดีเนื่องจาก การบริหารผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือ Project Stakeholder Management นั้น ถือเป็นปัจจัยสำคัญลำดับต้นๆ ที่จะสามารถกำหนดความสำเร็จและความล้มเหลวของโครงการได้ Project Manager จำเป็นต้องเข้าใจความคาดหวังและระดับของอำนาจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการ แต่ข้อมูลดังกล่าวไม่ใช่ข้อมูลที่จะเข้าถึงและเข้าใจได้ง่าย เนื่องจากผู้ที่เกี่ยวข้องในโครงการมักไม่แสดงความคาดหวังของตนเองออกมาอย่างตรงไปตรงมา รวมถึงผู้มีอำนาจในการควบคุมทรัพยากรและมีผลต่อการตัดสินใจต่างๆในโครงการ ก็อาจไม่ได้แสดงตัวตนที่ชัดเจนหรืออาจเปลี่ยนแปลงระดับของอำนาจได้เมื่อเหตุการณ์เปลี่ยนไป การสร้างความสัมพันธ์อันดีกับทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการ และการพยายามเข้าใจจุดยืนและข้อจำกัดของแต่ละบุคคล รวมถึงการมีปฏิสัมพันธ์เชิงบวกกับทุกคนอยู่เสมอ จะช่วยให้ Project Manager เข้าใจความคาดหวังและระดับอำนาจการดำเนินการของผู้ที่เกี่ยวข้องได้อย่างดี

 

มีอะไรใหม่บ้างสำหรับ Project Stakeholder Management ใน PMBOK 5th ซึ่งโดยรวมๆก็ยังคงมีความคล้ายคลึงกับ PMBOK 4th แต่เป็นการนำเครื่องมือชื่อ Stakeholder Analysis มาลงเจาะลึกในวิธีการมากขึ้น รวมถึงการนำเสนอ Plan ตัวใหม่ที่ชื่อว่า Project Stakeholder Management Plan ที่พยายามจะสร้าง Guidelines ให้ Project Manager ในการจัดระเบียบความคิดเรื่องการบริหารผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และบันทึกออกมาเป็นเอกสาร Project Stakeholder Management Plan ซึ่งจะมีข้อมูลเรื่อง กลยุทธและวิธีการจัดการ Stakeholder เป็นรายบุคคล ความสัมพันธ์ระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละกลุ่มหรือแต่ละคน วิธีการสื่อสาร และข้อมูลที่จะส่งให้แต่ละ Stakeholder ซึ่งจะว่าไปก็เป็นข้อมูลที่ซ้ำกับ Stakeholder Analysis และ Communication Management Plan เดิมใน PMBOK 4th แต่ส่วนที่น่าจะเป็นประโยชน์และเป็นของใหม่จริงๆที่ปรากฏใน PMBOK 5th นั่นคือ การพยายามให้ Project Manager แบ่งกลุ่ม Stakeholder ออกเป็นกลุ่มๆ ดังนี้

 

1.    Unaware คือกลุ่มที่ไม่สนใจโครงการ เนื่องจากคิดว่าไม่เกี่ยวข้องหรือไม่มีผลกระทบต่อตนเองหรืองานของตนเอง

2.    Resistant คือกลุ่มที่สนใจโครงการ แต่ต่อต้านเนื่องจากได้รับผลกระทบด้านลบ

3.    Neutral คือกลุ่มที่สนใจโครงการ และไม่ต่อต้านหรือสนับสนุนโครงการ

4.    Supportive คือกลุ่มที่สนใจโครงการ และสนับสนุนโครงการ

5.    Leading  คือกลุ่มที่สนใจโครงการ และสนับสนุนโครงการอย่างมากในระดับเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้โครงการสำเร็จ

นอกจากเรื่องการ Classify Stakeholder ออกเป็นกลุ่มๆข้างต้นแล้ว PMBOK 5th ยังกล่าวถึงแนววิธีปฏิบัติในการจัดการ Stakeholder ไว้อย่างกว้างๆ เพื่อเป็น Guidelines สำหรับ Project Manager ในการปฏิบัติดังนี้

1.    สื่อสาร โน้มน้าวและจูงใจ Stakeholder ให้เกิด Commitment ร่วมกันในการผลักดันให้โครงการประสบความสำเร็จ

2.    พยายามสร้างเป้าหมายร่วมกันทั้งในมุมมองส่วนบุคคลและมุมมองของโครงการ

3.    ชี้ให้ทุกคนเห็นถึงประโยชน์และ Outcome ของโครงการที่มีต่อองค์กรและส่วนบุคคล

4.    บริหารความคาดหวังของ Stakeholder ให้สอดคล้องหรือไปในทิศทางเดียวกันกับเป้าหมายของโครงการ

5.    ระบุและคาดการณ์ถึงความคาดหวังของ Stakeholder ที่จะเป็นปัญหาต่อเป้าหมายของโครงการ และกำหนดวิธีการจัดการตั้งแต่เนิ่นๆ ก่อนที่จะเกิดเป็นปัญหา

6.     บริหารจัดการข้อขัดแย้งที่เกิดขึ้นในโครงการ อันเนื่องมาจากมุมมองและความคาดหวังที่ไม่ตรงกันของแต่ละ Stakeholder

 

ในมุมมองของตัว Project Manager เองต้องมีการทำงานร่วมกับ Stakeholder อย่างมุ่งมั่นและต่อเนื่อง รวมุถึงการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีในมุมมองของผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น เป็นคนน่าเชื่อถือและน่าไว้วางใจ เป็นผู้เชี่ยวชาญที่รอบรู้ในรายละเอียดของโครงการ เป็นผู้ฟังที่ดีและเปิดใจกว้างรับฟังความเห็นที่แตกต่าง รวมถึงมีความมุ่งมั่นในการทำงานโดยถือประโยชน์ส่วนรวมเป็นหลัก

โดยสรุป PMBOK 5th นอกจากจะให้ความสำคัญกับการบริหารผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ โดยการแยกออกมาเป็นองค์ความรู้ใหม่ แต่ยังเสริมด้วยแนวปฏิบัติที่เป็นประโยชน์ในการบริหารผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและลักษณะที่ดีของ Project Manager ที่จำเป็นสำหรับการบริหารผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งถือเป็น Guidelines ที่มีประโยชน์มากสำหรับ ผู้ที่ต้องการจะเป็น Project Manager มืออาชีพครับ

                                                                 

                                                      ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP