เทคนิคการจัดการความเสี่ยงในโครงการ

การบริหารความเสี่ยง,ความเสี่ยงโครงการ,อบรม project management,risk management,project riskตามคำจำกัดความของ Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) ความเสี่ยงคือเหตุการณ์ที่มีความไม่แน่นอนในการเกิด แต่มีผลกระทบต่อโครงการหากเกิดขึ้นจริง สามารถอธิบายเป็นภาษาที่เข้าใจได้ง่ายๆคือ ความเสี่ยงเป็นข้อกังวลของ Project Manager หรือทีมงาน และเมื่อเกิดความกังวลก็ต้องหาแผนมารองรับ ก็แล้วแต่ว่าจะกังวลมากหรือกังวลน้อย ถ้ากังวลหรือเป็นห่วงเรื่องใดๆเรื่องหนึ่งมากๆ เพราะมันมีผลกระทบรุนแรงและโอกาสเกิดสูง แผนการรองรับก็จะมากตามไปด้วย ในทางกลับกันถ้าเรื่องที่กังวลนั้นไม่ค่อยสำคัญหรือไม่ค่อยน่ากังวล ก็อาจจะตัดสินใจไม่มีแผนรองรับก็เป็นได้ โดยธรรมชาติของโครงการ มักจะประสบกับความเสี่ยงเป็นปกติอยู่เสมอ เนื่องจากการบริหารโครงการ หมายถึงการบริหารคนจำนวนมากที่มีความหลายหลายมุมมองและวิธีคิดรวมถึงหลากหลายความคาดหวัง และยังมีปัจจัยเรื่องข้อจำกัดต่างๆของโครงการเข้ามากำหนดกิจกรรมของโครงการ เช่นข้อจำกัดเรื่องเวลา เงินทุนและทรัพยากรต่างๆ จนอาจกล่าวได้ว่าโครงการกับความเสี่ยงนั้นเป็นเรื่องที่เกิดมาคู่กันโดยแท้ ดังนั้น Project Manager จึงจำเป็นเข้าใจการบริหารความเสี่ยง เพราะไม่มีโครงการใดในโลกที่วางแผนแล้วเป็นไปตามแผนที่วางไว้ทุกประการ และหากเป็นเช่นนั้นจริง หน้าที่การบริหารโครงการของ Project Manager คงจบลงเพียงแค่การวางแผนโครงการเนื่องเพราะโครงการสามารถดำเนินไปได้ด้วยตัวมันเองตามแผนที่วางไว้โดยไร้ซึ่งปัจจัยเสี่ยงใดๆมาทำให้แผนงานผิดพลาด
ความเสี่ยงที่เกิดขึ้นในโครงการมักจะแปรผันตามบริบทของลักษณะโครงการและลักษณะขององค์กร โครงการด้านการก่อสร้างก็จะมีปัจจัยเสี่ยงที่แตกต่างจากโครงการด้านวิศวรรมในโรงงานหรือโครงการด้านไอที ตัวอย่างของความเสี่ยงที่มักจะเกิดขึ้นบ่อยๆในโครงการ เช่น ขอบเขตงานของโครงการไม่ชัดเจน ทีมงานมีความรู้และทักษะไม่เพียงพอในการปฏิบัติงาน โครงการล่าช้าเนี่องจากขาดทรัพยากร โครงการส่งมอบสินค้าที่ไม่ได้คุณภาพตามมาตรฐาน เป็นต้น การจัดการความเสี่ยงได้ดีหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับทักษะและประสบการณ์ของ Project Manager และทีมงาน รวมถึงการสนับสนุนจากผู้บริหารและองค์กร ซึ่งพอจะสรุปเป็นข้อแนะนำในการจัดการความเสี่ยงในโครงการได้ดังนี้
1.   Proactively Manage
คือการบริหารโครงการแบบเชิงรุก ประเมินเหตุการณ์ที่เป็นความเสี่ยงและมีโอกาสจะเป็นปัญหาในอนาคต แล้วดำเนินการป้องกัน (Preventive Action) ก่อนที่จะเกิด หากไม่สามารถป้องกันได้ก็ต้องหาแผนรองรับและเตรียมพร้อมอยู่เสมอสำหรับความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้น เน้นการแก้ปัญหาที่ Root Cause มิใช่การแก้ปัญหาที่ปลายเหตุ ลดการเกิดขึ้นของปั้ญหาซ้ำเดิม  
2.   Focus on Stakeholder Expectation
จงเรียนรู้ความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับโครงการ และบริหารจัดการความคาดหวังเหล่านั้นตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อให้เกิดการร่วมมือในการทำงาน ปัญหาในโครงการหลายๆครั้งมีสาเหตุมาจาก Project Manager ไม่เข้าใจหรือไม่ตอบสนองความคาดหวังของ Stakeholder จนทำให้โครงการไม่ได้รับการสนับสนุนและก่อให้เกิดปัญหาตามมามากมาย
3.   Motivate Project Team
ทีมงานถือเป็นส่วนสำคัญในการบริหารโครงการ ทีมงานที่ขาดแรงจูงอบรม project management,risk mangement training, PM training, อบรมบริหารโครงการใจในการทำงานมักจะทำงานโดยขาดการมีส่วนร่วมและสนใจเฉพาะงานของตนเอง ไม่มองภาพรวมของงานในโครงการ รวมถึงมีโอกาสจะสร้างปัญหาหรือย่อมแพ้ต่อปัญหาได้ง่าย การสร้างทีม Motivation เป็นกิจกรรมที่ช่วยลดความเสี่ยงของโครงการ และช่วยเพิ่มโอกาสความสำเร็จในการทำงาน ซึ่งมีวิธีการง่ายๆ เช่น การสร้างเป้าหมายร่วมกัน การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดเตรียมเครื่องมือและทักษะที่จำเป็นสำหรับทีมงาน การสร้างบรรยากาศที่เป็นมิตร และการสร้างความสุขในการทำงาน เป็นต้น
4.   Put the right man on the right job
การคัดเลือกคนเข้าโครงการและการมอบหมายงาน เป็นกิจกรรมที่ช่วยลดความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจากความไม่เหมาะสมของคนทำงาน อันจะส่งผลโดยตรงต่อคุณภาพงาน และความล่าช้าของงาน การคัดเลือกคนควรพิจารณา Competency และ Motivation ให้เหมาะกับหน้าที่งาน ความสามารถของคนบวกกับแรงจูงใจในการทำงาน สามารถผลักดันให้โครงการสำเร็จได้แม้จะประสบกับปัญหาหรือข้อจำกัดต่างๆ   
5.   Well Plan & Managing Change
การวางแผนที่ดีและการบริหารโครงการให้ดีภายใต้สภาวะความไม่แน่นอนและมีการเปลี่ยนแปลงสูง จะช่วยให้โครงการสามารถจัดการกับความเสี่ยงได้ดี Project Manager และ ทีมงานไม่ควรพึ่งพาทักษะในด้านการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้ามากจนเกินไป เนื่องจากการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าเป็นเรื่องที่ดีแต่หากมีมากจนเกินไป จะเป็นการสะท้อนทักษะการวางแผนที่อ่อนด้อย หากโครงการมีการวางแผนที่ดีก็จะประสบกับปัญหาเฉพาะหน้าค่อนข้างน้อยและพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงต่างๆอยู่เสมอเนื่องจากมีการวางแผนรองรับในการเปลี่ยนแปลงต่างๆมาเป็นอย่างดี
6.   Close up with resource and decision maker
การมีความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้มีอำนาจและมีทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับโครงการนั้น เป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้โครงการได้รับการสนับสนุน ผู้มีอำนาจและผู้มีทรัพยากรนั้นอาจจะหมายถึง ผู้บริหารองค์กร  Functional Manager หรือ Vendor หรือใครก็ตามที่มีสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงานในโครงการ เป็นต้น Project Manager ต้องมีความสามารถในการเข้าถึงบุคคลเหล่านี้และสร้างความสัมพันธ์ที่ดีรวมถึงสร้างเป้าหมายร่วมกันบวกกับสร้างความมั่นใจและความน่าเชื่อถือให้เกิดขึ้นในมุมมองของบุคคลเหล่านี้เพื่อการประสานงานที่ดีและการสนับสนุนในโครงการ
7.   Sensor and alert to risk event
การบริหารความเสี่ยงในโครงการ นอกจากจะต้องปฏิบัติตาม 6 ข้อติวสอบ PMP,อบรม Project Management,PM Training,อบรมบริหารโครงการ,ข้างต้นแล้ว Project Manager ต้องจัดวางระบบแจ้งเตือนเมื่อความเสี่ยงต่างๆมีท่าทีหรือแนวโน้มว่ากำลังจะเกิด วิธีการที่นิยมใช้กันคือ การจัดตั้ง Key Risk Indicators (KRI) หรือชี้ตัววัดเสี่ยงในโครงการโดยต้องมีการตรวจสอบ ติดตามและเฝ้าระวังอยู่เสมอ   KRI คือเครื่องมือที่คอย Alert เมื่อโครงการมีระดับความเสี่ยงเกินกว่าที่กำหนด เพื่อใช้เป็นข้อมูลสนับสนุนให้ Project Manager ตัดสินใจ Escalate แผนรองรับความเสี่ยงเพื่อตอบโต้กับความเสี่ยงที่เกิดขึ้น
 
แนวทางทั้ง 7 ประการข้างต้นนั้น จะช่วยทำให้โครงการมีสุขภาพดีและจัดการความเสี่ยงได้มีประสิทธิภาพรวมถึงเพิ่มโอกาสความสำเร็จของโครงการ อีกทั้งยังเป็นการแสดงความเป็นมืออาชีพของ Project Managerและสร้างความเชื่อมั่นให้เกิดขึ้นในมุมมองของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ ประสบการณ์และความสามารถของ Project Manager จึงมีผลโดยตรงกับความเสี่ยงที่เกิดขึ้นในโครงการ
 
                                         ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)